Suchprofile: Wir beantworten Ihre häufigsten Fragen

Suchprofile bei onOffice enterprise

Für Makler ist es in der aktuellen Marktlage eine Herausforderung, den passenden Käufer für eine Immobilie zu finden. Mit detaillierten Suchprofilen wird die Suche effizienter und erfolgreicher. Indem Interessenten spezifische Kriterien wie Lage, Größe, Ausstattung und Preisspanne festlegen, erhalten sie nur relevante Angebote. Dadurch können Sie als Makler gezielt nach dem perfekten Käufer suchen und unnötige Besichtigungen vermeiden. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei der Vermittlung von Immobilien. 

In diesem Beitrag geben wir Antworten auf die häufigsten Fragen, die uns zum Thema Suchprofile in onOffice enterprise gestellt werden. 

Inhalt:

Wozu benötige ich Suchprofile in meiner Datenbank?

Die Vermarktung an Bestandskunden ist das Herzstück von onOffice enterprise. 

Die Suchkriterien sind die Basis für die Suchprofile, die wiederum Grundlage für diese zentrale Funktion sind: das Matching zwischen Interessenten und Immobilien

Mit gut gepflegten Suchprofilen finden Sie schnell den passenden Käufer, ohne die Immobilie öffentlich über Immobilienportale zu vermarkten. Die Ergebnisliste zeigt den Grad der Übereinstimmung zwischen Suchwunsch und Immobiliendaten. Wählen Sie eine Immobilie aus der Liste aus, werden die vom Suchwunsch abweichenden Daten in Rot hervorgehoben.

Wie unterscheiden sich manuelle und automatische Suchkriterien?

In onOffice enterprise haben Sie zwei Optionen, Suchprofile zu erstellen. So bleiben Sie maximal flexibel, ohne auf die Vorzüge von Automatismen zu verzichten.

Suchprofil manuell anlegen

Sie befinden sich in folgendem Szenario: Ein Immobilienbesitzer hat sich bei Ihnen gemeldet, da er sein Eigentum verkaufen möchte und gleichzeitig auf der Suche nach einer neuen Immobilie ist. Sie haben seine Wünsche und Bedürfnisse aufgenommen und erfahren, dass er nach einer barrierefreien Wohnung mit Garten sucht. Nun steht der nächste Schritt an: Sie müssen Ihr Portfolio durchgehen, um geeignete Immobilien zu finden. Manuell ist dies ein sehr zeitaufwendiger Prozess. Allerdings gibt es eine Möglichkeit, diesen Schritt zu automatisieren.

Im Adressdatensatz klicken Sie unten auf Anlegen >> Suchkriterium. In einem neuen Browser-Tab öffnet sich der Reiter „Immobilien” mit einer Lightbox, in der Sie die gewünschten Kriterien aufnehmen. 

Suchprofil anlegen

Die Felder, die hier standardmäßig erscheinen, definieren Sie unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Suchkriterien.

Nach dem Speichern ist das Suchprofil im Adressdatensatz hinterlegt und Sie können Ihren Immobilienbestand sofort nach passenden Angeboten durchsuchen. 

Suchprofil automatisch erstellen

Automatische Suchkriterien eignen sich, um Folgeaufträge zu sichern, weil Sie damit Interessenten bedienen können, die bei der ursprünglichen Immobilie nicht ganz passend waren. Diese Interessenten suchen nun nach ähnlichen Objekten. onOffice enterprise erstellt automatisch ein Suchprofil auf Basis der ursprünglichen Anfrage. Dabei berücksichtigt das System eine Standard-Spanne von 15 % für numerische Werte und einen Umkreis von 15 km um den gewünschten Standort. Diese Spanne können Sie in den Grundeinstellungen individuell anpassen.

Automatische Suchkriterien lassen sich dort erstellen, wo ein Adressdatensatz und eine Immobilie verknüpft werden:

Beim Verknüpfen der E-Mail

Wenn Sie eine Portalanfrage bearbeiten, erstellen Sie einen Adressdatensatz für den Interessenten. Im Pop-up für diesen Vorgang erscheint unten die Checkbox „Automatisches Suchkriterium anlegen” – aktivieren Sie die Option, um auf Basis der Anfrage ein Suchprofil zu erstellen.

Suchprofile verknüpfen

Immobilie manuell verknüpfen

Wenn ein potenzieller Käufer z. B. telefonisch um Informationen bittet, können Sie die betreffende Immobilie manuell im Adressdatensatz im Reiter „Immosuche” oder im Immobilien-Datensatz unter „Interessenten” hinzufügen. Dabei wird ebenfalls abgefragt, ob aufgrund dieses Interesses automatisch ein Suchprofil angelegt werden soll.

Tipp: Checkbox immer aktivieren

Statt die Checkbox jedes Mal händisch zu setzen, können Sie in den Grundeinstellungen festlegen, dass die Checkbox grundsätzlich aktiv ist. Aber Achtung: Auch andere Kontakte, die per E-Mail mit der Immobilie verknüpft werden, wie z. B. Eigentümer oder Notare, erhalten automatisch ein Suchkriterium auf Basis der Immobilie. Denken Sie also immer daran, die Option bei der Zuordnung dieser Kontakte manuell zu deaktivieren. 

Funktionsweise mit dem Anfragenmanager

Wenn in den Grundeinstellungen automatische Suchkriterien aktiv sind, werden über den Anfragenmanager ebenfalls automatische Suchprofile erstellt, sofern unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Automatisierung >> Anfragenmanager >> Adresserstellung die Option „Automatisch Suchkriterien anlegen” aktiv ist.

Hinweis: Der Anfragenmanager legt nur einmalig bei der ersten Erstellung der Adresse ein automatisches Suchprofil an. Meldet sich ein Interessent später erneut zu einer anderen Immobilie, wird kein aktualisiertes Suchprofil erstellt.

Wie lasse ich das Suchprofil vom Interessenten selbst erstellen? 

Lassen Sie Interessenten, bei denen es bei einer Immobilie nicht zum Abschluss gekommen ist, nicht außen vor. Aktivieren Sie diese potenziellen Kunden und sichern Sie sich Folgeaufträge, indem Sie bei diesen Interessenten nachhaken, ob sie noch auf der Suche sind und ob sich Ihre Anforderungen inzwischen geändert haben.

Idealerweise füllt der Interessent sein Suchprofil eigenständig aus. Dazu enthält die Adressvervollständigung eine eigene Option für Suchkriterien. Sie öffnen die Maske im Adressdatensatz unten auf der Aktionsleiste über Weitere Aktionen >> Adressvervollständigung. Im Auswahlfeld „Modus” entscheiden Sie, was abgefragt werden soll, beispielsweise die Adressdaten samt den Suchkriterien oder nur die Suchkriterien.

Für die Suchkriterien haben Sie die zusätzliche Option, wie diese behandelt werden: Darf der Interessent nur neue Suchprofile anlegen oder darf er auch bestehende Profile bearbeiten? Je nach Auswahl erhält der Interessent per Adressvervollständigung eine E-Mail mit einem Link zum entsprechenden Online-Formular.

Adressvervollständigung

Suchprofile, die der Interessent eigenständig auf diese Weise erstellt hat, zeigen den Status manuell. In der Bemerkung des Suchprofils wird der Zeitpunkt sowie der Ersteller verzeichnet. Der Interessent kann per Checkbox auch angeben, wenn er nicht länger auf der Suche ist. In diesem Fall werden die Suchprofile deaktiviert. So halten Sie Ihre Datenbank sauber und vergeuden keine Zeit mit irrelevanten Kontakten.

Wie erstelle ich eigene Vorlagen für die Abfrage von Suchprofilen?

Die Standard-Vorlage von onOffice enterprise für die automatische Adressvervollständigung entspricht möglicherweise nicht Ihrem CI oder Ihren Anforderungen. Sie können auch leicht eine eigene Vorlage erstellen und diese beispielsweise in Prozesse integrieren, um sie automatisiert versenden zu lassen. Sie müssen lediglich das Makro für die Adressvervollständigung in der Vorlage einbauen. Was genau anschließend beim Empfänger abgefragt wird, steuern Sie über sogenannte Parameter. Mit diesen Ergänzungen zum Makro können Sie die Funktionsweise sehr präzise steuern.

Die Syntax lautet: _Adr_Vervollstaendigung(x,y,z,,,,,,, template)

Das Makro unterstützt viele optionale Parameter. Eine genaue Beschreibung finden Sie in unserer Online-Hilfe. Bei diesen optionalen Parametern können Sie den Text auslassen, müssen aber trotzdem das Komma setzen. Der Parameter x bezeichnet den Modus für die Adressvervollständigung. 

  • Adresse: Adressangaben bearbeiten
  • Adresse/Suchkriterien: Adresse und Suchkriterien bearbeiten
  • Suchkriterien: nur Suchkriterien bearbeiten
  • Adresse mit GWG: Angaben zur Adresse und GWG bearbeiten
  • Adresse/Suchkriterien mit GWG: Angaben zur Adresse, Suchkriterien und GWG bearbeiten

Der Parameter y definiert den Bearbeitungsmodus der Suchkriterien. 

  • neu: Empfänger kann ein neues Suchkriterium anlegen
  • alt: Empfänger kann seine bestehenden Suchkriterien ändern

Der Parameter template gibt vor, welches Template ausgewählt sein soll, wenn der Empfänger ein neues Suchprofil anlegt. Geben Sie dort den Namen eines Suchkriterien-Templates an. Dieser Parameter muss immer an Position zehn stehen, damit das System ihn erkennt und korrekt verarbeitet. Beispiel: Sie möchten mit einer eigenen Vorlage Interessenten ansprechen, mit denen Sie länger keinen Kontakt hatten. Sie möchten erfahren, ob die Anschrift sowie die Kontaktdaten sich geändert haben und erfragen gleichzeitig, ob der Suchwunsch noch aktuell ist. In dieser Vorlage können Sie folgendes Makro einbauen:

_Adr_Vervollstaendigung(Adresse/Suchkriterien,alt,html,,,,,,,Templatename)

Tipp: Makro maskieren

Sollten Sie das Makro direkt im Text der E-Mail einfügen, erscheint ein unschöner, kryptischer Link. Stattdessen sollten sie das Makro hinter einem Text oder einem Button verbergen. Sie maskieren ein Makro, indem Sie den Text, Button oder Bild auswählen und im CKEditor auf das Link hinzufügen-Icon klicken. Geben Sie dort im Feld „URL” das Makro ein. Bei Protokoll wählen Sie „<andere>” und klicken auf Sichern. Anschließend ist das Makro hinter dem betreffenden Element versteckt.

Makro maskieren

In diesem Video erklären wir den Vorgang für ein anderes Makro, die Funktionsweise ist jedoch identisch.  Ob automatisch oder manuell: Mit der Nachfrage, ob Anschrift und Suchprofil noch aktuell sind, rufen Sie sich ins Gedächtnis. Die Wichtigkeit des Nachfassens erklären wir in diesem Beitrag.

Wie lasse ich die Ergebnisse für nur ein Suchprofil anzeigen?

Im Adressdatensatz können durchaus mehrere Suchprofile hinterlegt sein, wenn ein Interessent nach unterschiedlichen Immobilien sucht. Standardmäßig werden bei der Immo-Suche alle Suchprofile berücksichtigt. Möchten Sie im Reiter „Automatische Zuordnung” die Auswahl auf nur ein Suchprofil einschränken, klicken Sie unten rechts in der Ecke der Kachel auf das „Anpinnen”-Icon.

Suchprofil anpinnen

Sofort passt sich die Ansicht an, sodass nur noch die für diesen Suchwunsch relevanten Immobilien angezeigt werden.

Wie lege ich Suchkriterien-Templates an?

Suchkriterien-Templates sind eine bestimmte Auswahl an Angaben, die Sie als Vorlage speichern können. Beispielsweise haben Interessenten auf der Suche nach einem Eigenheim andere Anforderungen als Gewerbe-Interessenten. Sie können beide Bedarfe schnell abdecken, indem Sie jeweils ein Suchkriterien-Template erstellen. Wählen Sie dazu unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Suchkriterien und markieren Sie die Felder, die für das Profil benötigt werden. Klicken Sie anschließend unten links auf den Button „Template speichern”.

Suchkriterien-Template anlegen

Möchten Sie das Template später bearbeiten, wählen Sie es im Drop-down-Menü „SK-template” aus und nehmen Sie die Änderungen vor. 

Wie kann ich Suchprofile individualisieren?

Sollte ein Interessent eine sehr spezielle Anforderung haben, die in Ihrer Standard-Maske oder im Template nicht als Feld verfügbar ist, können Sie die fehlende Angabe sehr leicht ergänzen. Im Suchprofil finden Sie unten das Feld „Neues Feld wählen”. Dieses Drop-down-Menü enthält jedes verfügbare Feld aus der Immobilie in alphabetischer Reihenfolge. Sucht beispielsweise ein Interessent eine Immobilie mit vier Bädern, können Sie ad hoc das Feld „Anzahl Badezimmer” hinzufügen und ausfüllen. So kommen Sie flexibel jedem Suchwunsch entgegen.

Suchprofil erweitern

Was sind KO-Kriterien?

KO-Kriterien in einem Suchprofil sind Angaben, die vollständig erfüllt sein müssen, damit ein Angebot infrage kommt. Sucht der Interessent eine Immobilie, die zwingend einen Garten hat, ist es ratsam, dies als KO-Kriterium zu definieren. Alle Immobilien, die den restlichen Anforderungen des Suchenden entsprechen, aber keinen Garten haben, werden in der Auswahl nicht aufgeführt. So verhindern Sie, dass Sie dem Interessenten versehentlich eine Immobilie anbieten, die für ihn irrelevant ist.

Sie können in der Administration bei den Suchkriterien KO-Kriterien fest vorgeben. Dies eignet sich für allgemeine Angaben wie die Vermarkungsart. Jemand der nach einer Kaufimmobilie sucht, wird sich nicht für Mietobjekte interessieren, daher ist die Vermarktungsart „Kauf” ein sinnvolles KO-Kriterium. Weitere KO-Kriterien sollten mit Bedacht ausgewählt werden. Nicht jeder hat die gleichen Anforderungen, daher sollten KO-Kriterien idealerweise im Einzelfall mit dem jeweiligen Interessenten abgestimmt werden.

Bei der Erstellung spezieller Templates kann es sinnvoll sein, in der Administration feste KO-Kriterien zu definieren. Erstellen Sie beispielsweise ein Suchkriterien-Template für Gewerbe-Interessenten, sind die Felder „Gewerbefläche” oder „Bürofläche” sinnvolle KO-Kriterien.

Was ist der Unterschied zwischen regionaler Zusatz und geografischen Angaben?

Geografische Angaben bezeichnen die konkrete Adresse der Immobilie. Diese wird für die Umkreissuche im Suchprofil herangezogen und wird von Immobilienportalen ausgelesen. Anhand dieser Informationen berechnen sich auch die Koordinaten von Längen- und Breitengrad, die für manche Portale auswerten.

Häufig reicht der Umkreis allein den Anforderungen der Interessenten jedoch nicht aus. Schließlich können innerhalb eines Umkreises Stadtteile liegen, die für den Suchenden explizit nicht relevant sind. Mit Regionen bzw. dem regionalen Zusatz lässt sich die Suche begrenzen. So schlagen Sie dem Interessenten lediglich Immobilienangebote vor, die in seiner bevorzugten Wunschregion liegen.

Der regionale Zusatz dient also dem internen Matching der Suchkunden basierend auf Regionen, die Sie selbst vorgeben. Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Regionen legen Sie die erforderlichen Regionen für Ihr Vermarktungsgebiet an. Dabei können Sie ein Areal auf verschiedene Ebenen herunterbrechen, wie Region, Kreis, Stadt, Stadtteil oder Viertel. onOffice enterprise bietet eine umfangreiche Datenbank an bestehenden Regionen, Sie können jedoch auch eigene Regionen importieren. Mehr dazu erfahren Sie in unserer Online-Hilfe. Sollten Sie sich entscheiden, mit Regionen zu arbeiten, müssen Sie beim Anlegen einer Immobilie stets darauf achten, den regionalen Zusatz anzugeben.

Der Interessent kann in seinem Suchprofil wiederum sämtliche verfügbaren Regionen frei auswählen und auf diese Weise genau angeben, welche Gegenden für die Suche relevant sind. So lässt sich die Umkreissuche auf relevante Stadtteile eingrenzen. Voraussetzung ist, dass der regionale Zusatz als Feld in der Immobilie aktiviert und dieses als Suchkriterium definiert ist.

So finden Sie passende Interessenten unter Ihren Bestandskunden

Suchkriterien in onOffice enterprise sind ein komplexes Thema, doch einmal konfiguriert, bieten Sie Ihnen enorme Vorteile:

  • Mit detaillierten Suchprofilen vermarkten Sie Ihre Immobilien direkt und zielgruppengerecht an Bestandskunden. 
  • Sie können ohne kostspielige Immobilienportale schnell den passenden Käufer finden. 
  • Dank der flexiblen Festlegung spezifischer Kriterien können Sie für jedes Suchinteresse das passende Immobilienangebot aus Ihrer Datenbank filtern und anbieten.

Auch Ihre Kunden profitieren davon, weil Sie an spannende Immobilienangebote kommen, bevor diese auf den Immobilienportalen veröffentlicht werden. Motivieren Sie daher potenzielle Kunden dazu, sich als Suchkunde bei Ihnen zu registrieren, z. B. auf Ihrer Website oder über Social Media. Bei einem gelungenen Auftritt auf diesen Kanälen unterstützen wir Sie gerne! 

Mit gut gepflegten Suchprofilen schöpfen Sie das Potenzial Ihrer Kontaktdatenbank ideal aus und machen aus Karteileichen Folgeaufträge. Sie können diesen Ablauf auch automatisieren. Mit unseren Prozess-Paketen für die Datenpflege stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakte immer top gepflegt und qualifiziert sind.

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

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