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Erfahrungsbericht zum onOffice Consulting – Unsere Mitarbeiter geben Einblick

Erfahrungsbericht: Einblicke in das onOffice Consulting

Damit Sie das volle Potenzial unserer Immobiliensoftware onOffice enterprise ausschöpfen, bieten wir vielfältige Services zu Ihrer Unterstützung. Das onOffice Consulting bei unserem Customer-Success-Team ist eine neue Leistung, die wir auf unserem Blog bereits vorgestellt haben. Nachdem das Team im Customer Success nun seit einigen Monaten erfolgreich Kunden bei der Optimierung der Software unterstützt, geben wir Ihnen tiefere Einblicke in den Ablauf und zeigen die größten Benefits für Ihr Maklerunternehmen. In unserem nächsten Beitrag berichtet einer unserer Kunden von seiner Erfahrung. 

Das onOffice Consulting wurde Ende 2021 in unser Service-Portfolio aufgenommen und bietet Kunden eine persönliche Beratung sowie eine professionelle Softwareanalyse und Optimierung ihrer Arbeitsweise mit onOffice enterprise. Nach einem Analyse-Workshop entsteht ein individueller Maßnahmenplan, den Kunden komplett oder teilweise von uns umsetzen lassen können. 

Inhaltsverzeichnis:

  1. Wie läuft das Consulting ab und welche Inhalte werden besprochen?
  2. Was macht dir besonders Spaß an der Arbeit mit den Kunden?
  3. Was sind Herausforderungen, die du bei Kunden immer wieder siehst?
  4. Wem würdest du ein Consulting empfehlen?

Experten in der Beratung: Interview mit unserem Customer Success

Interviewpartner Adrian Mutzhas, Project Manager im Customer Success

Adrian Mutzhas ist Project Manager im Customer Success und betreut zahlreiche Projekte im Bereich Consulting. Da er vorher selbst als Prokurist bei einem größeren Immobilienmakler tätig war, verfügt er über viel Praxiserfahrung und Fachwissen. Im Interview erzählt er, was Sie bei einem Consulting erwartet und beantwortet häufige Fragen.  

Wie läuft das Consulting ab und welche Inhalte werden besprochen?

„Wenn der Kunde signalisiert, dass er Bedarf für eine Beratung hat oder sich dies aus einem Gespräch heraus ergibt, bietet unser Sales-Team einen Analyse-Workshop mit uns an. Dabei geht es vorrangig darum, sich die Probleme des Kunden mit der Software anzuhören, aber auch zu erfahren, wie das Unternehmen aufgebaut ist und wie Prozesse ablaufen. Dabei kann man von verschiedenen Blöcken sprechen, in die sich die Maklerprozessketten einordnen lassen: Prozesse im Einkauf, im Verkauf und interne Prozesse wie die Objektaufbereitung und Objektabschlüsse, aber auch die interne Kommunikation, beispielsweise Einkaufsmitteilungen. Bei all diesen Abläufen kann der Prozessmanager enorm helfen. 

Nach diesem Erstgespräch prüfe ich dann selbst noch einmal die onOffice enterprise Version des Kunden und schaue mir wichtige Parameter an, zum Beispiel: Wie sehen die gespeicherten Daten aus, wie groß ist die Datenbank des Kunden, wie ist das Verhältnis der verschiedenen Kontaktarten zueinander. Beispielsweise Interessenten zu Eigentümern oder Interessenten zu manuell erfassten Suchprofilen. Das Adressverhältnis ist oft ein gutes Indiz, wo es Probleme geben könnte und man mit der Beratung ansetzen kann. Außerdem suche ich weitere Ansatzpunkte für die Optimierung und überlege, wo man gegebenenfalls später mit Prozessen unterstützen könnte. Das ist alles Teil der Vorbereitung, sich die Daten sorgfältig anzuschauen und auch damit abzugleichen, was der Makler mir im Gespräch erzählt hat. Die Kosten für den Analyse-Workshop können sich die Kunden übrigens später vollständig anrechnen lassen, wenn sie auf dessen Grundlage ein Consulting bei uns buchen. 

Im zweiten Schritt entwerfe ich dann mit dem Kunden gemeinsam ein Projekt, wie wir bestehende Probleme lösen können. Diese Lösungsansätze müssen natürlich auch im Unternehmen umsetzbar sein, da jeder Prozess zur Unternehmensstruktur passen muss. Dabei kommt es stark auf die Datenpflege durch die Mitarbeiter an und die Bereitschaft der Belegschaft, mit onOffice zu arbeiten. Ist dies nicht der Fall, sollte man eher über Prozesse nachdenken, die weniger komplex sind und mit den getätigten Eingaben der Mitarbeiter sauber funktionieren, denn die neu etablierten Prozesse sollen natürlich nicht ins Leere laufen. Später kann man auf dieser Grundlage weiter aufbauen. Ich überlege mir insgesamt, welche Schritte und Themen in welcher Reihenfolge sinnvoll umgesetzt werden und welche Prioritäten die einzelnen Themen haben. Gegebenenfalls muss man verschiedene Schritte aufeinander aufbauen. Ein Maklerunternehmen hatte beispielsweise die Aufgabenverwaltung vor der Beratung noch nicht genutzt. Dies ist aber eine wichtige Voraussetzung für eine gute interne Organisation und die erfolgreiche Nutzung des Prozessmanagers.

Je nach Größe des Projekts verteilt sich die Beratung auf wenige Termine. Größere Projekte können sich aber auch über mehrere Monate erstrecken und beinhalten komplexe Umsetzungen durch onOffice und wöchentliche Gespräche zur Integration der Softwareanpassungen. Dort können wir besprechen, was bereits umgesetzt wurde und wie die Kunden mit den Neuerungen zurechtkommen. Hier höre ich mir gerne auch das Feedback zu unserem Projekt an. Ich mache dann häufig noch einen Follow-up-Termin, einige Wochen nach Fertigstellung. Viele Probleme tauchen nämlich erst auf, wenn die Kunden bereits aktiv mit den Prozessen arbeiten. Gegebenenfalls muss man dann noch einmal mit einem neuen Consulting ansetzen, wenn sich größere Anliegen ergeben oder nur Kleinigkeiten anpassen, um die neuen Abläufe ‘rund’ zu machen. Mir ist ein regelmäßiger Kundenkontakt besonders wichtig und natürlich die Zufriedenheit des Kunden.”

Arbeit am Schreibtisch mit Tablet und Schriftzug "onOffice Software"

Was macht dir besonders Spaß an der Arbeit mit den Kunden?

„Von den Aufgabenbereichen im Customer Success arbeite ich am liebsten im Consulting. Mir macht es große Freude zu sehen, dass die Kunden am Ende erfolgreich mit der Software arbeiten und damit das gesamte Unternehmen erfolgreicher ist. Ich war vor meiner Tätigkeit bei onOffice selbst jahrelang Prokurist und Immobilienmakler in einem größeren Maklerunternehmen, ich weiß also genau, welche Benefits onOffice enterprise für Makler bietet – wenn man es richtig nutzt. Ich hatte bisher noch keinen Kunden im Consulting, bei dem ich sagen würde, dass die Software optimal eingesetzt wurde, obwohl viele Makler das vorher dachten. Dann entsteht immer ein Aha-Moment. Zum Beispiel wissen viele nicht, dass der Prozessmanager die Akquise deutlich vereinfachen und viele Schritte automatisieren kann. Hier muss man die Kunden an die Hand nehmen, damit sie sehen: So kommen fast automatisch neue Leads rein. Mir macht es einfach Spaß, wenn die Kunden zufrieden sind und onOffice enterprise wertschätzen.”

Was sind Herausforderungen, die du bei Kunden immer wieder siehst?

„Einer der häufigsten Fehler, den ich sehe, ist, dass Makler keine Farming-Objekte anlegen. Sie legen also den Immobiliendatensatz erst an, wenn eine Immobilie bereits akquiriert ist, weil sie denken, dass sie vorher mit den Daten nicht viel anfangen können. Es geht aber darum, möglichst viele Daten zu erfassen. Viele Prozessideen funktionieren erst mit einer entsprechenden Datenqualität. Die Datenpflege ist generell ein zweites großes Thema, bei dem häufig Optimierungsbedarf besteht. Denn nur aus einer gepflegten Datenbank heraus lassen sich Marketingaktivitäten starten und Leads generieren. Generell ist das Grundverständnis der Software häufig nicht gegeben. Viele Makler sehen sie eher als einen Karteikasten, in dem sie Immobilien, Kontaktdaten und E-Mails ablegen. Dabei ist genau das Zusammenspiel der einzelnen Features das, wo der größte Mehrwert entsteht.”

Wem würdest du ein Consulting empfehlen?

„Das Consulting mit unserem Team eignet sich im Grunde für jeden. Egal, ob kleines oder großes Maklerunternehmen – jeder hat seinen eigenen USP und Abläufe, an denen wir arbeiten können. Wir bieten natürlich jedem eine individuelle Beratung. Aber man sollte einen Willen zur Veränderung mitbringen. Wer Lust auf Digitalisierung, Automatisierung und die Optimierung seiner Prozessabläufe hat, ist definitiv bei uns richtig. Eine optimal eingestellte Software setzt Ressourcen frei und die Mitarbeiter können sich auf Aufgaben konzentrieren, die onOffice enterprise nicht abbilden kann, wie den persönlichen Kundenkontakt. Grundsätzlich ist das Consulting für alle interessant, die Ihr Business skalieren möchten. Kürzlich hatten wir beispielsweise einen Kunden, der gerade in der Gründung war. Auch hier ist das Consulting direkt von Beginn an sinnvoll, denn so ist die Datenpflege vom ersten Tag an gewährleistet und auf dieser Basis lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt ohne Aufwand andere Maßnahmen zur Umsatzsteigerung integrieren. Meiner Meinung nach ist einer der größten Selling Points, dass jeder Makler nur seine eigene Perspektive kennt. Wir haben aber Einblick in die Prozesse in unzähligen Unternehmen und können diese Ideen und Lösungen übertragen. Es entsteht ein Wissenstransfer, den der Makler alleine so sonst nicht erlebt. Wer eher die absoluten Basics im Umgang mit onOffice enterprise erlernen möchte, profitiert gegebenenfalls mehr von einer unserer Schulungen.”


Jetzt Consulting buchen und von Vorteilen profitieren

Adrian Mutzhas ist einer von vielen engagierten und erfahrenen Projektmanagern in unserem Customer-Success-Team, die Sie gerne persönlich zu Ihren Möglichkeiten in onOffice enterprise beraten. Sie möchten direkt ein Consulting buchen und selbst Ihre Potenziale im Umgang mit unserer Immobiliensoftware entdecken? Unser Sales-Team macht Ihnen hierzu gerne ein individuelles Angebot


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