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Erfahrungsbericht: Das sagen unsere Kunden zum onOffice Consulting

Consulting Kundenstimmen

Unsere Immobiliensoftware onOffice enterprise überzeugt mit vielen nützlichen Funktionen und Features. Damit Sie diese optimal einsetzen, bieten wir seit Ende 2021 das onOffice Consulting bei unserem Customer-Success-Team an. In unserem letzten Beitrag hat Adrian Mutzhas, Project Manager im Customer Success, über seine Aufgaben und Eindrücke beim Consulting berichtet. Heute gibt Ihnen eine Kundin Einblick in den Ablauf, die Vorteile und ihre Erfahrungen, die sie mit unserer Serviceleistung gemacht hat.

Das onOffice Consulting umfasst eine persönliche Beratung sowie eine professionelle Softwareanalyse und Optimierung Ihrer Arbeitsweise mit onOffice enterprise. Nach einem Analyse-Workshop entsteht ein individueller Maßnahmenplan, den Kunden komplett oder teilweise von uns umsetzen lassen können.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Wann fand Ihr Consulting statt und wie sah der Ablauf aus?
  2. Wie haben Sie sich auf das Consulting vorbereitet?
  3. Beschreiben Sie in kurzen Worten Ihren persönlichen Eindruck.
  4. Warum haben Sie sich für das Consulting entschieden?
  5. Welche Anliegen hatten Sie vor dem Consulting?
  6. Was sind die größten Benefits, die Sie aus dem Consulting mitgenommen haben?
  7. Wem würden Sie ein Consulting empfehlen?
  8. Welche weiteren Leistungen sind für Sie zukünftig relevant?

Erfahrung teilen: Eine zufriedene Kundin im Interview

Inka Gögel ist Referentin im Bereich Steuerung und Unternehmensentwicklung bei der P Immobilien Beratung GmbH und im Unternehmen die Administratorin der Software. Im Interview berichtet sie, wie das Consulting ablief und was sie daraus mitnimmt. Das Projekt wurde von Janina Servos, Senior Project Manager im Customer Success, im März 2022 erfolgreich abgeschlossen.

Wann fand Ihr Consulting statt und wie sah der Ablauf aus?

„Das erste Gespräch hatten wir mit Frau Servos im Oktober/November 2021. Dort habe ich grob mit ihr besprochen, wo ich mir im Rahmen des Consultings Unterstützung wünsche. Ein bis zwei Wochen später hatten wir dann ein konkretes Analysegespräch, in dem wir meine Erwartungen besprochen haben. Frau Servos hat mir eine Übersicht über das Leistungsspektrum und die Tools von onOffice enterprise gegeben und wir haben festgelegt, was für unser Unternehmen sinnvoll ist. Außerdem haben wir einige Prio-Themen besprochen. Mir war sofort klar, dass wir unsere bestehenden Prozesse prüfen und optimieren sollten, besonders Prozesse im Bereich DSGVO fehlten bis dahin. Wir haben hier vorher alles händisch nachgehalten. 

Im weiteren Verlauf haben wir uns dann alle zwei bis drei Wochen zu halbtägigen Workshops getroffen, in denen wir alle Themen nach und nach durchgegangen sind. Dabei haben wir gemeinsam direkt in onOffice enterprise gearbeitet und neue Prozesse getestet. Einige administrative Anpassungen können außerdem nur onOffice Mitarbeiter vornehmen, beispielsweise im Bereich der Filtererstellung. Hier stößt der Anwender irgendwann an seine Grenzen. Frau Servos hat mich mit ihrer Expertise überzeugt: Sie konnte zum Beispiel von verschiedenen Lösungen anderer Unternehmen berichten und beurteilen, welcher Weg für unser Unternehmen passt. 

Wir haben im Projektverlauf schnell festgestellt, dass es bei einem größeren Team effektiver ist, als Administrator über die fertigen Anpassungen zu informieren und die Makler nicht zu sehr in jede Entscheidung einzubinden. Am Ende erfolgte eine Abnahme, damit sichergestellt wird, dass man mit dem Projektabschluss auch zufrieden ist.”

Wie haben Sie sich auf das Consulting vorbereitet?

„Als technischen Aspekt muss man dem Projektbetreuer im Vorfeld einen Supportzugang erteilen, damit er in der Software arbeiten kann. Natürlich habe ich mir überlegt, was konkret meine Anliegen und Fragen sind und mir diese notiert. Mir fällt es beispielsweise schwer, E-Mail-Vorlagen in kurzer Zeit optisch ansprechend zu gestalten. Darüber hinaus habe ich mich dann pro Termin auf das jeweilige Thema vorbereitet. Beim Thema DSGVO habe ich mir überlegt, wie ein sinnvoller Prozess für uns aussehen könnte. Dann habe ich mir angeschaut, wie viele inaktive Adressen wir haben, die man löschen könnte, und wie ein entsprechender Prozess aussehen kann. Ich habe mich natürlich auch noch mal mit den Gesetzestexten beschäftigt. Was ist bei der Löschung erlaubt, worauf muss man achten? Mein Gedanke war dabei, wie mich onOffice bei meinen Anliegen unterstützt. Prozessvorlagen hatten wir auch etliche, die ich durchgesehen und gemeinsam mit Frau Servos überarbeitet habe. Es lohnt sich, dabei mutig zu sein, Dinge unter Anleitung zu löschen beziehungsweise zu deaktivieren, sodass sich alles verschlankt und nur die wichtigen Informationen übrig bleiben.” 

Beschreiben Sie in kurzen Worten Ihren persönlichen Eindruck.

„Der Aufwand ist überschaubar, der Nutzen aber sehr, sehr hoch.”

Interviewpartnerin

Warum haben Sie sich für das Consulting entschieden?

„Ich habe die Administration unserer onOffice enterprise Version im Dezember 2020 von meinem Vorgänger übernommen und mich mithilfe der Youtube-Videos und der Online-Hilfe selbst eingearbeitet. Bis zu einem gewissen Grad hat das funktioniert, aber gerade bei Prozessen oder bei Tipps und Tricks für die Administration allgemein helfen diese Angebote nur bedingt weiter. Ich wollte natürlich auch nicht laufend im Support mit meinem Fragen anrufen. Da kam Herr Siegmund genau passend mit dem Angebot für ein Consulting auf mich zu. 

Die Trainings, die onOffice auch anbietet, eignen sich für einen allgemeinen Überblick und um in die Software einzusteigen. Allerdings hätte eine Schulung nicht ausgereicht, um unsere konkreten Themen und Fragen abzudecken. Die Webinare hingegen bieten wenig Austauschmöglichkeiten. Der größte Vorteil für mich war, dass ich über das ganze Projekt hinweg eine feste Ansprechpartnerin hatte, die meine Software im Detail kennt. Das kann ein Schulungsleiter nicht abdecken.” 

Welche Anliegen hatten Sie vor dem Consulting?

„In meinem Fall waren das die Datenqualität und die allgemeine Qualität unserer Prozesse, speziell die DSGVO-Prozesse. Die Themen Prozessvorlagen und Statistiken haben wir ebenfalls besprochen.

Dann wollten wir unsere Adressdaten aufräumen und auch die Masken bei den Adressen und Immobilien übersichtlicher gestalten. Datenpflege wird immer wichtiger. Wir sind dieses Jahr mit einem neuen Kundenbetreuungskonzept gestartet – von der ersten Mietwohnung bis zum Wohnen im Alter. Wir möchten unsere Kunden langfristig akquirieren und stetig mit relevanten Themen versorgen. Das funktioniert nur mit einer entsprechenden Datengrundlage. Vielen Maklern fällt das schwer, weil sie sich fragen, warum es wichtig ist, viele Informationen zu sammeln und regelmäßigen Kontakt zu haben – auch über Jahre. Da hat jeder Makler und auch onOffice noch Überzeugungsarbeit vor sich, damit alle den gesamten Nutzen und das Potenzial der Software erkennen.” 

Was sind die größten Benefits, die Sie aus dem Consulting mitgenommen haben?

„Das sind für mich das tiefere Verständnis der Software und ihre Funktionsweise. Wir konnten außerdem Sicherheitsrisiken minimieren, indem wir unter anderem DSGVO- und MaBV-Fristen durch Prozesse im Blick haben. Das gesamte Unternehmen arbeitet aufgrund der neuen Prozesse effizienter und unsere Makler wurden an vielen Stellen entlastet. Dadurch haben sie mehr Zeit für ihre Kunden und andere Aufgaben. Für mich war außerdem ein großer Mehrwert, dass Frau Servos bei weiteren Fragen Tipps geben konnte, da sie unsere Software kennt. Es ist schade, dass man diesen festen Ansprechpartner nach Projektende wieder abgeben muss.” 

Kundenzitat

Wem würden Sie ein Consulting empfehlen?

„Das Consulting ist für alle, die onOffice enterprise so viel wie möglich nutzen möchten. Die Software ist sehr mächtig und bietet viele Funktionen. Meiner Meinung nach kommt man hier ohne ein Consulting nur bis zu einem gewissen Grad weiter. Außerdem entlastet man natürlich den Support. Ich kann das Consulting wirklich nur empfehlen, vor allem auch für Anwender, die Administratorrechte übernehmen. Man sollte ein Grundverständnis der Software mitbringen, erste Erfahrungen in der Administration gesammelt haben, wissen, wo man hin möchte und Problemfelder benennen können.”

Welche weiteren Leistungen sind für Sie zukünftig relevant?

„Wir haben bereits ein neues Consulting gebucht. Uns steht nämlich ein Markenrelaunch bevor, für den unsere Exposés und deren Erstellung im PDFdesigner angepasst werden müssen. Besonders bei größeren Themen oder Projekten ist es hilfreich zu wissen, dass man es zwar selbst versuchen könnte, es aber lange dauern würde, während das Consulting einem diese Arbeit abnimmt, Unsicherheiten ausräumt und einen optimalen Ablauf garantiert.” 


Profitieren Sie selbst von unseren Leistungen

Sie haben auch Anliegen, die Sie gerne mit einem erfahrenen Mitarbeiter angehen möchten? Oder Sie möchten auch das volle Potenzial von onOffice enterprise entdecken? Unser Customer-Success-Team optimiert gemeinsam mit Ihnen Ihre Arbeitsweise mit unserer Maklersoftware. Unser Sales-Team macht Ihnen hierzu gerne ein individuelles Angebot.

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.


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