Das Bundesarbeitsgericht bestätigte am 13. September 2022 mit einem Urteil die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019. Demnach sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu dokumentieren. Auch Immobilienmakler sind davon betroffen. Lesen Sie mehr über die Hintergründe und mögliche Lösungen.
Inhaltsverzeichnis:
Nach dem Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 (C-55/18) fordert das Gericht von den Mitgliedstaaten eine Verpflichtung der Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Angestellten systematisch zu erfassen. Seit 2020 ist die Erfassung der Arbeitszeit obligatorisch.
Deutschland hat diese Vorgabe bisher noch nicht in das nationale Arbeitsrecht übernommen. Allerdings gilt bereits jetzt laut dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Einhaltung von Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden (§ 5 ArbZG). Hinzu kommen die strengen Vorgaben der Arbeitsschutzrichtlinie (RL 89/391/EWG), die neben der Verbesserung der Sicherheit auch den Gesundheitsschutz von Arbeitnehmern bezwecken.
Der Arbeitgeber müsse alle erforderlichen Maßnahmen treffen, damit Arbeitnehmer die wöchentliche Arbeitszeit sowie die tägliche und wöchentliche Mindestruhezeit der Arbeitszeitrichtlinie entsprechen. Nur so könne der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer tatsächlich durch Behörden und Gerichte kontrolliert werden.
Eine Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben, also die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und der Mindestruhezeiten, befolgt werden. Dazu muss ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung eingeführt werden, um die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit zu messen. Die Erfassung der Arbeitszeit betrifft jede Arbeitsform, egal ob vor Ort im Unternehmen, im Homeoffice oder offline.
Andere Nachweise für die geleistete Arbeitszeit (z. B. Zeugenaussagen, E-Mails, Untersuchungen von Mobiltelefonen oder Computern) oder die Ermittlungen von Arbeitsschutzbehörden reichen dafür nicht aus.
Die konkreten Modalitäten, wer die Arbeitszeit erfasst und in welcher Form, bleiben den Mitgliedsstaaten überlassen. Wichtig ist, dass die Arbeitszeiterfassung systematisch erfolgt. Bei der Auswahl und dem Einsatz eines Systems gibt es also erhebliche Gestaltungsspielräume, um „den Besonderheiten des jeweiligen Tätigkeitsbereiches oder Eigenheiten, sogar der Größe, bestimmter Unternehmen Rechnung zu tragen.“, aus der Pressemitteilung des EuGH Nr. 61/19.
Der EuGH schreibt also nicht vor, welche Systeme zur Arbeitszeiterfassung verwendet werden sollen. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 bestätigte, dass Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind und antizipierte damit die Anpassung der nationalen Rechtslage an das EuGH-Urteil. Konkrete Vorgaben gibt es jedoch vonseiten des Gesetzgebers noch nicht.
Solange die Vorgaben des EuGH nicht im deutschen Arbeitsrecht umgesetzt sind, gibt es in Deutschland keine klaren Vorgaben für die systematische Erfassung der Arbeitszeit, also auch von Überstunden und Mehrarbeit. Lediglich in einzelnen Branchen wie Baugewerbe, Logistik oder Gebäudereinigung sowie bei geringfügig Beschäftigten (Minijobber) gibt es bisher eine geregelte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und um den Bedürfnissen der Mitarbeiter entgegenzukommen, haben sich in den letzten Jahren zahlreiche flexible Arbeitszeitmodelle entwickelt. Das betrifft sowohl die Gestaltung der Arbeitszeit (Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit) als auch des Arbeitsortes (Co-Working-Spaces, Homeoffice).
Diese flexiblen Arbeitszeitmodelle führen nicht selten zu einer ungenauen Erfassung der Arbeitszeit mit teils schwerwiegenden Folgen:
Die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) sollte diesen Problemen entgegenwirken.
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts betrifft grundsätzlich alle Unternehmen und jeden Arbeitnehmer. Daher müssen Immobilienunternehmen prüfen, ob sie ein System haben, das die europäischen Anforderungen bereits erfüllt oder ob sie ihre Zeiterfassung anpassen müssen.
Der EuGH stärkt mit dem Urteil von 2019 die Rechte des Arbeitnehmers, denn dieser wird als besonders schutzbedürftig betrachtet. Laut EuGH müsse berücksichtigt werden, „dass der Arbeitnehmer als die schwächere Partei des Arbeitsvertrages anzusehen ist, sodass verhindert werden muss, dass der Arbeitgeber ihm eine Beschränkung seiner Rechte auferlegt“ (Pressemitteilung EuGH Nr. 61/19)
Ohne ein zuverlässiges System zur Arbeitszeiterfassung können die Rechte auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf die Einhaltung der Mindestruhezeiten nicht gewährleistet werden, denn weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer könnten überprüfen, ob diese Rechte beachtet werden. Das mache es für Arbeitnehmer ausgesprochen schwierig, ihre Rechte durchzusetzen. Außerdem sei ohne die objektive und verlässliche Messung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer gefährdet, die von der Arbeitszeitrichtlinie gefordert wird.
Der Zusammenhang zwischen Arbeitszeit und Gesundheit wird durch zahlreiche internationale Studien abgedeckt. Insgesamt identifiziert die Forschung drei Tendenzen:
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll den Gesundheitsschutz sicherstellen und erleichtert im Zweifelsfall den Nachweis, ob die Rechte des Arbeitnehmers missachtet wurden. Darüber hinaus bietet sie Behörden und Gerichten eine zuverlässige Kontrollmöglichkeit.
Mit einem System zur Arbeitszeiterfassung gibt es keinen Streit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer darüber, wie viel gearbeitet wurde.
Eine systematische Arbeitszeiterfassung ist bereits jetzt sinnvoll, um auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen vorbereitet zu sein. Aber welche Kriterien muss ein solches System erfüllen?
Das EuGH-Urteil von 2019 stellt folgende Anforderungen an das System, um die täglich geleistete Arbeitszeit zu messen:
Welche Art von System für die Erfassung eingesetzt wird, ist abhängig von der konkreten Arbeitssituation:
Hinzu kommen Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, um das System erfolgreich im Unternehmen einzuführen.
Für größere Unternehmen von Bedeutung:
Weil das Verhalten sowie die Leistung der Arbeitnehmer überwacht werden, bedeutet die Einrichtung von Zeiterfassungssystemen einen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte. Daher hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungs- und Mitwirkungsrecht. Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat jederzeit Auskunft über die Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten und der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer erteilen können. Mit einem systematischen Zeiterfassungssystem wird dies erheblich erleichtert.
Das Mitbestimmungsrecht hat jedoch Grenzen. Ein Betriebsrat hatte vor dem Bundesarbeitsgericht ein System zur elektronischen Zeiterfassung gefordert. Die Klage scheiterte mit der Begründung, dass eine betriebliche Mitbestimmung ausgeschlossen sei, weil es bereits eine gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gebe (auch, wenn diese noch nicht im deutschen Arbeitsrecht umgesetzt ist).
Trotzdem empfiehlt sich eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrates in die Planung zur Zeiterfassung, um Abläufe und Zuständigkeiten im Fall einer Auskunftserteilung vorab zu klären.
Zeiterfassungssysteme sind insgesamt datenschutzrechtlich unbedenklich, sofern bestimmte Grundsätze eingehalten werden:
Es stellen sich jedoch folgende Fragen:
Sollte das System die Arbeitszeit über einen externen Dienstleister erfassen und werden dabei personenbezogene Daten verarbeitet, müssen die Vorgaben zur Auftragsdatenverarbeitung beachtet werden (Art. 28 ff. DSGVO).
Im Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung sind folgende Punkte festzulegen:
Bei der Wahl eines Systems sollten alle benötigten Funktionen und Zwecke präzise definiert werden. Beispielsweise ist eine Rechteverwaltung unbedingt notwendig, um die Zugriffsrechte auf berechtigte Personen zu beschränken.
Arbeitgeber sollten eventuelle Lücken in Zeiterfassungssystemen möglichst zeitnah schließen, um Rechtssicherheit zu haben.
Bestehende Zeiterfassungssysteme sollten darauf geprüft werden, ob sie die oben genannten Anforderungen und den Datenschutz erfüllen.
Entscheiden sich Unternehmen für eine digitale Lösung, wird sich der bürokratische Mehraufwand in Grenzen halten. Digitale Systeme mit einer zuverlässigen Zugriffsverwaltung haben den klaren Vorteil, dass die erhobenen Arbeitszeiten effizient ausgewertet und weiterverarbeitet werden können, ohne den Aufwand zu erhöhen.
Bei der Vertrauensarbeitszeit werden keine Arbeitszeiten vorgegeben, sondern Ziele, die der Arbeitnehmer erreichen muss. Es herrscht zwar Autonomie bei der Zeiteinteilung, aber es besteht die Gefahr von übertriebenen Zielvorgaben: Arbeitnehmer geraten unter Druck, „freiwillig“ Mehrarbeit zu leisten. Damit setzen Sie ggf. ihre Gesundheit aufs Spiel.
Ohne exakte Zeiterfassung und verlässliche Dokumentation der Arbeitszeit wird der Nachweis von Verstößen erschwert. Vertrauensarbeitszeit und ständige Erreichbarkeit werden in der bisherigen Form daher bald der Vergangenheit angehören.
Es regt sich Widerstand gegen eine generelle Erfassung der Arbeitszeit. Zum einen wird befürchtet, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung würde zu erhöhtem Verwaltungsaufwand führen.
Zum anderen sei die Neuregelung der Arbeitszeiterfassung ein Rückschritt, weil sie mit flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Homeoffice und mobilem Arbeiten, unvereinbar sei. Es herrscht die Befürchtung, dass die Pflicht zur Zeiterfassung die Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung einschränken würde.
Außerdem sei die systematische Arbeitszeiterfassung für bestimmte Bereiche ungeeignet, weil sich die Arbeitszeiten z. B. von Vertriebs- oder Außendienstmitarbeitern kaum dokumentieren lassen würden.
Diese Sorgen sind unbegründet. Die flexible Arbeitszeitgestaltung in der Form von Homeoffice und Mobile Work gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die Erfassungssysteme haben sich entsprechend angepasst: Moderne Softwarelösungen lassen sich unkompliziert und mobil im Homeoffice, im Außendienst oder auf Dienstreisen einsetzen.
Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit bedeutet daher nicht das Ende flexibler Arbeitszeitmodelle. Webbasierte Lösungen sind mobil und flexibel und darum nicht mehr an den Einsatzort gebunden. Sie lassen sich überall und jederzeit benutzerfreundlich und schnell bedienen. Mit dem Zugriff auf das System über mobile Endgeräte wie Smartphones, Tablets oder Notebooks werden die Arbeitszeiten jederzeit und an jedem Ort zuverlässig dokumentiert.
Die erfasste Arbeitszeit wird automatisch in einer Datenbank gespeichert und kann z. B. direkt zur Entgeltabrechnung abgerufen werden. Eine manuelle Nachbereitung ist nicht nötig. Überstundenkonten, Fehlzeiten sowie Urlaubs- oder Krankheitstage lassen sich ohne Zeitverzögerung darstellen. Daneben können die Daten in die Kalkulation oder andere Anwendungen zum internen Controlling übertragen werden. Das ermöglicht den Unternehmen eine bessere Planung ohne nennenswerten Mehraufwand.
Webbasierte Systeme zur Zeiterfassung garantieren also Flexibilität von Zeit und Ort. Intelligente Technologien automatisieren lästige Verwaltungsaufgaben und immer wiederkehrende Tätigkeiten. Das reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum, z. B. durch Self-Service-Funktionen, indem Arbeitnehmer eigenständig über die Software Urlaubstage beantragen, die direkt an den Verantwortlichen weitergeleitet werden.
Flexiblen Arbeitszeitmodellen steht momentan nur eines im Wege: das Arbeitszeitrecht. Eine Anpassung ist hier längst überfällig, denn im Licht einer flexibler werdenden Arbeitswelt ist es schwer, die elfstündige Mindestruhezeit einzuhalten, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit selbstbestimmt einteilen möchte und z. B. abends noch einmal seine E-Mails checkt.
Wegen der zunehmend flexiblen Arbeitszeitgestaltung sind in den letzten Jahren die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatbereich immer durchlässiger geworden – mit teils negativen Folgen für die Gesundheit. Ein Zeiterfassungssystem grenzt diese beiden Sphären wieder voneinander ab und trägt so zum Gesundheitsschutz bei. Mehr Überblick über die geleistete Arbeitszeit wird Stress und Burnouts zwar nicht abschaffen, aber langfristig vorbeugen.
Die „klassische“ Erfassung und Auswertung der geleisteten Arbeitszeit mit Stundenzetteln oder Excel-Tabellen ist fehleranfällig, intransparent und erfordert häufig manuelle Nachbearbeitung. Das macht sie aufwändig und kostspielig. Allein deswegen ist die Digitalisierung der Zeiterfassung unerlässlich. Der EuGH hat großen, kleinen und mittelständischen Unternehmen viel Freiraum gelassen, um die ideale Wahl für die für sie passenden Lösung zu treffen.
Die Arbeitszeiterfassung von onOffice erfüllt die gesetzlichen Vorgaben bereits jetzt:
Dank der Softwareintegration greifen die Arbeitszeiterfassung und weitere Module nahtlos ineinander:
Den Anforderungen an den Datenschutz wird in der onOffice Arbeitszeiterfassung genüge getan. Die Daten werden innerhalb von onOffice erfasst und bleiben auch dort.
Mit der Arbeitszeiterfassung von onOffice können sowohl „klassische“ als auch flexible Arbeitszeitmodelle abgebildet werden:
Mit unserer Youtube-Playlist zur Arbeitszeiterfassung verschaffen Sie sich einen guten Überblick über die Anwendung des Moduls.
Noch wurde die EU-Verordnung nicht im deutschen Arbeitsrecht umgesetzt. Es bleibt also abzuwarten, wie der Gesetzgeber die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung konkret gestalten wird. Bis es eine klare Regelung gibt, sollten Sie sich jedoch mit den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofes vertraut machen und sich auf die systematische Arbeitszeiterfassung vorbereiten.
Mit der Arbeitszeiterfassung von onOffice enterprise sind Sie gut gewappnet, denn die Anwendung erfüllt die von der EU geforderten Eigenschaften bereits.
Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.
Über 600 Gäste waren bei den onOffice business-beats in Aachen. Für alle, die mit uns in Erinnerungen schwelgen möchten, oder dieses Jahr nicht dabei sein konnten, haben wir einen Rückblick zusammengestellt.
Maklerinnen und Makler müssen ständig auf dem neuesten Stand der Technik sein, um ihre Kunden bestmöglich & auch effizient zu bedienen. In diesem Streben nach Innovation und Exzellenz freuen wir uns, eine aufregende neue Partnerschaft bekannt zu geben: onOffice und PROPUP.
Nicht nur Personen des öffentlichen Lebens nutzen den Service einer diskreten Immobilienvermarktung. Immer mehr Menschen wünschen sich mehr Privatsphäre beim Verkauf ihres Eigenheims. Immobilien „off market” zu verkaufen, ist eine gute Lösung.
