Arbeitszeiterfassung für Immobilienmakler

Zeiterfassung Immobilienmakler

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) verpflichtet Arbeitgeber dazu, in Zukunft die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu dokumentieren. Auch Immobilienmakler sind davon betroffen. Lesen Sie mehr über die Hintergründe und mögliche Lösungen!


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Was fordert der EuGH zur Arbeitszeiterfassung?

Im Urteil EuGH vom 14. Mai 2019 (C-55/18) fordert das Gericht von den Mitgliedstaaten eine Verpflichtung der Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Angestellten systematisch zu erfassen. Ab 2020 wird die Erfassung der Arbeitszeit obligatorisch.

Schon jetzt gilt laut dem Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) die Einhaltung von Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden (§5 ArbZG). Hinzu kommen die strengen Vorgaben der Arbeitsschutzrichtlinie (RL 89/391/EWG), die neben der Verbesserung der Sicherheit auch den Gesundheitsschutz von Arbeitnehmern bezweckt.

Der Arbeitgeber müsse alle erforderlichen Maßnahmen treffen, damit Arbeitnehmer die wöchentliche Arbeitszeit sowie die tägliche und wöchentliche Mindestruhezeit der Arbeitszeitrichtlinie entsprechen. Nur so könne der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer tatsächlich durch Behörden und Gerichte kontrolliert werden.

Eine Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben, also die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und der Mindestruhezeiten, befolgt werden. Dazu muss ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung eingeführt werden, um die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit zu messen. Die Erfassung der Arbeitszeit betrifft jede Arbeitsform, egal ob vor Ort im Unternehmen, im Homeoffice oder offline.  

Andere Nachweise für die geleistete Arbeitszeit (z. B. Zeugenaussagen, E-Mails, Untersuchungen von Mobiltelefonen oder Computern) oder die Ermittlungen von Arbeitsschutzbehörden reichen dafür nicht aus.

Die konkreten Modalitäten, wer die Arbeitszeit erfasst und in welcher Form, bleiben jedoch den Mitgliedsstaaten überlassen. Wichtig ist, dass die Arbeitszeiterfassung systematisch erfolgt. Bei der Auswahl und dem Einsatz eines Systems gibt es also erhebliche Gestaltungsspielräume, um „den Besonderheiten des jeweiligen Tätigkeitsbereiches oder Eigenheiten, sogar der Größe, bestimmter Unternehmen Rechnung zu tragen.“, aus der Pressemitteilung des EuGH Nr. 61/19.

Der EuGH schreibt also nicht vor, welche Systeme zur Arbeitszeiterfassung verwendet werden sollen. Jetzt obliegt es den Mitgliedsstaaten, die nationale Rechtslage an das Urteil anzupassen.




Arbeitszeiterfassung – Aktuelle Situation

Bislang ist in Deutschland die systematische Erfassung der Arbeitszeit, also auch von Überstunden und Mehrarbeit, nicht notwendig. Lediglich in einzelnen Branchen, wie Baugewerbe, Logistik oder Gebäudereinigung sowie bei geringfügig Beschäftigten (Minijobber) gibt es bisher eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und um den Bedürfnissen der Mitarbeiter entgegen zu kommen, haben sich in den letzten Jahren zahlreiche flexible Arbeitszeitmodelle entwickelt. Das betrifft sowohl die Gestaltung der Arbeitszeit (Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit) als auch des Arbeitsortes (Co-Working-Spaces, Homeoffice).

Diese flexiblen Arbeitszeitmodelle führen nicht selten zu einer ungenauen Erfassung der Arbeitszeit mit teils schwerwiegenden Folgen:

  • die Entlohnung von Überstunden wird erschwert.
  • ständige Erreichbarkeit wird zum Gesundheitsrisiko.

Mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) sollen diesen Problemen entgegengewirkt werden.




Betrifft die Arbeitszeiterfassung Immobilienmakler?

Das Urteil des EuGH betrifft grundsätzlich alle Unternehmen und jeden Arbeitnehmer. Daher müssen Immobilienunternehmen prüfen, ob sie ein System haben, das die neuen Anforderungen bereits erfüllt, oder ob sie ihre Zeiterfassung anpassen müssen.




Warum ist Arbeitszeiterfassung nötig?

Der EuGH stärkt mit diesem Urteil die Rechte des Arbeitnehmers, denn dieser wird als besonders schutzbedürftig betrachtet. Laut EuGH müsse berücksichtigt werden, „dass der Arbeitnehmer als die schwächere Partei des Arbeitsvertrages anzusehen ist, sodass verhindert werden muss, dass der Arbeitgeber ihm eine Beschränkung seiner Rechte auferlegt“, Pressemitteilung EuGH Nr. 61/19

Ohne ein zuverlässiges System zur Arbeitszeiterfassung können die Rechte auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf die Einhaltung der Mindestruhezeiten nicht gewährleisten werden, denn weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer könnten überprüfen, ob diese Rechte beachtet werden. Das mache es für Arbeitnehmer ausgesprochen schwierig, ihre Rechte durchzusetzen. Außerdem sei ohne die objektive und verlässliche Messung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer gefährdet, die von der Arbeitszeitrichtlinie gefordert wird.

Der Zusammenhang zwischen Arbeitszeit und Gesundheit wird durch zahlreiche internationale Studien abgedeckt. Insgesamt identifiziert die Forschung drei Tendenzen:

  1. Mit zunehmender Dauer der Arbeitszeiten ab etwa 40 bis 45 Stunden pro Woche steigen die gesundheitlichen Risiken und die Fehlerquote der Arbeitnehmer.
  2. Eine tägliche Ruhezeit zur Erholung ist wichtig für die Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers.
  3. Selbstbestimmte, flexible Arbeitszeiten empfinden Arbeitnehmer generell als positiv. Studien zeigen, dass z. B. Heimarbeiter produktiver arbeiten und bessere Ergebnisse liefern, während fremdbestimmte Arbeitszeiten tendenziell als stressfördernd gelten.



Das Ziel: Gesundheitsschutz und Rechtssicherheit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll den Gesundheitsschutz sicherstellen und erleichtert im Zweifelsfall den Nachweis, ob die Rechte des Arbeitnehmers missachtet wurden. Darüber hinaus bietet sie Behörden und Gerichten eine zuverlässige Kontrollmöglichkeit.

Mit einem System zur Arbeitszeiterfassung gibt es keinen Streit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer darüber, wie viel gearbeitet wurde.




Welche Anforderungen stellen sich an ein Arbeitszeiterfassungssystem?

Eine systematische Arbeitszeiterfassung ist bereits jetzt sinnvoll, um auf die gesetzlichen Anforderungen vorbereitet zu sein. Aber welche Kriterien muss so ein System erfüllen?

Das EuGH-Urteil stellt folgende Anforderungen an das System, um die täglich geleistete Arbeitszeit zu messen:

  • Objektiv: Die Arbeitszeit muss gemäß den betrieblichen Vereinbarungen erfasst werden, unabhängig von der Person, die die Erfassung vornimmt.
  • Verlässlich: Das System muss zuverlässig funktionieren und die Zeiten müssen manipulationssicher erfasst werden.
  • Zugänglich: Arbeitszeiten müssen sich unabhängig vom Arbeitsort erfassen lassen. Um zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein ausgeglichenes Kräfteverhältnis sicherzustellen, muss das System für beide gleichermaßen zugänglich sein.
  • Vertraulich: Die persönlichen Arbeitszeiten müssen vertraulich behandelt werden. Arbeitgeber sollten daher nur berechtigten Personen Zugriff zur Auswertung gewähren.

Welche Art von System für die Erfassung eingesetzt wird, ist abhängig von der konkreten Arbeitssituation:

  • Fester Arbeitsplatz: Hier eignen sich beispielsweise Terminals im Eingangsbereich mit Login per Chipkarte, Transponder oder Fingerprint oder der Login über den PC am Arbeitsplatz.
  • Homeoffice: Das Smartphone oder der eigene PC kann für die Erfassung verwendet werden.
  • Außendienst / Mobile Work: Mobile Geräte sind ideal dazu geeignet, um Arbeitszeiten unterwegs zu erfassen, beispielsweise vor Ort beim Kunden.

Hinzu kommen Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, um das System erfolgreich im Unternehmen einzuführen.

Für größere Unternehmen von Bedeutung:

Weil das Verhalten sowie die Leistung der Arbeitnehmer überwacht werden, bedeutet die Einrichtung von Zeiterfassungssystemen einen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte. Daher hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungs- und Mitwirkungsrecht. Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat jederzeit Auskunft über die Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten und der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer erteilen können. Mit einem systematischen Zeiterfassungssystem wird dies erheblich erleichtert. Es empfiehlt sich also eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrates in die Planung zur Zeiterfassung.

Datenschutz

Zeiterfassungssysteme sind insgesamt datenschutzrechtlich unbedenklich, sofern bestimmte Grundsätze eingehalten werden:

  • Die Arbeitszeiterfassung darf nicht zu einer Dauerüberwachung ausarten.
  • Die ständige Überwachung des Aufenthaltsorts ist unzulässig.

Es stellen sich jedoch folgende Fragen:

  • Werden die Anforderungen der DSGVO berücksichtigt?
  • Wo findet die Datenverarbeitung statt?
  • Können Lese- und Schreibrechte auf bestimmte Personen begrenzt werden?
  • Hat der Arbeitnehmer Zugang zu seinen eigenen Daten?

Sollte das System die Arbeitszeit über einen externen Dienstleister erfassen, und werden dabei personenbezogene Daten verarbeitet, müssen die Vorgaben zur Auftragsdatenverarbeitung beachtet werden (Art. 28 ff. DSGVO).

Im Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung sind folgende Punkte festzulegen:

  • Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung
  • Art der personenbezogenen Daten
  • die Kategorien betroffener Personen
  • die Rechte und Pflichten des Verantwortlichen

Bei der Wahl eines Systems sollten alle benötigten Funktionen und Zwecke präzise definiert werden. Beispielsweise ist eine Rechteverwaltung unbedingt notwendig, um die Zugriffsrechte auf berechtigte Personen zu beschränken.

Arbeitgeber sollten eventuelle Lücken in Zeiterfassungssystemen möglichst zeitnah schließen, um Rechtssicherheit zu haben.




Müssen Arbeitszeitmodelle angepasst werden?

Bestehende Zeiterfassungssysteme sollten darauf geprüft werden, ob sie die oben genannten Anforderungen und den Datenschutz erfüllen.

Entscheiden sich Unternehmen für eine digitale Lösung, wird sich der bürokratische Mehraufwand in Grenzen halten. Digitale Systeme mit einer zuverlässigen Zugriffsverwaltung haben den klaren Vorteil, dass die erhobenen Arbeitszeiten effizient ausgewertet und weiterverarbeitet werden können, ohne den Aufwand zu erhöhen.

Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit werden keine Arbeitszeiten vorgegeben, sondern Ziele, die der Arbeitnehmer erreichen muss. Es herrscht zwar Autonomie bei der Zeiteinteilung, aber es besteht die Gefahr von übertriebenen Zielvorgaben: Arbeitnehmer geraten unter Druck, „freiwillig“ Mehrarbeit zu leisten. Damit setzen Sie ggf. ihre Gesundheit aufs Spiel.

Ohne exakte Zeiterfassung und verlässliche Dokumentation der Arbeitszeit wird der Nachweis von Verstößen erschwert. Vertrauensarbeitszeit und ständige Erreichbarkeit werden in der bisherigen Form daher bald der Vergangenheit angehören.




Die Lösung: Webbasierte Zeiterfassungssysteme

Es regt sich Widerstand gegen eine generelle Erfassung der Arbeitszeit. Zum einen wird befürchtet, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung würde zu erhöhtem Verwaltungsaufwand führen.

Zum anderen sei die Neuregelung der Arbeitszeiterfassung ein Rückschritt, weil sie mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, wie Homeoffice und mobilem Arbeiten, unvereinbar sei. Es herrscht die Befürchtung, dass die Pflicht zur Zeiterfassung die Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung einschränken würde.

Außerdem sei die systematische Arbeitszeiterfassung für bestimmte Bereiche ungeeignet, weil sich die Arbeitszeiten z. B. von Vertriebs- oder Außendienstmitarbeitern kaum dokumentieren lassen würden.

Diese Sorgen sind unbegründet. Die flexible Arbeitszeitgestaltung in der Form von Homeoffice und Mobile Work gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die Erfassungssysteme haben sich entsprechend angepasst: moderne Softwarelösungen lassen sich unkompliziert und mobil im Homeoffice, im Außendienst oder auf Dienstreisen einsetzen.

Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit bedeutet daher nicht das Ende flexibler Arbeitszeitmodelle. Webbasierte Lösungen sind mobil und flexibel, und darum nicht mehr an den Einsatzort gebunden. Sie lassen sich überall und jederzeit benutzerfreundlich und schnell bedienen. Mit dem Zugriff auf das System über mobile Endgeräte wie Smartphones, Tablets oder Notebooks werden die Arbeitszeiten jederzeit und an jedem Ort zuverlässig dokumentiert.

Die erfasste Arbeitszeit wird automatisch in einer Datenbank gespeichert und kann z. B. direkt zur Entgeltabrechnung abgerufen werden. Eine manuelle Nachbereitung ist nicht nötig. Überstundenkonten, Fehlzeiten sowie Urlaubs- oder Krankheitstage lassen sich ohne Zeitverzögerung darstellen. Daneben können die Daten in die Kalkulation oder andere Anwendungen zum internen Controlling übertragen werden. Das ermöglicht den Unternehmen eine bessere Planung ohne nennenswerten Mehraufwand.

Webbasierte Systeme zur Zeiterfassung garantieren also Flexibilität von Zeit und Ort. Intelligente Technologien automatisieren lästige Verwaltungsaufgaben und immer wiederkehrende Tätigkeiten. Das reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum, z. B. durch Self-Service-Funktionen, indem Arbeitnehmer eigenständig über die Software Urlaubstage beantragen, die direkt an den Verantwortlichen weitergeleitet werden.

Flexiblen Arbeitszeitmodellen steht momentan nur eines im Wege: das Arbeitszeitrecht. Eine Anpassung ist hier längst überfällig, denn im Licht einer flexibler werdenden Arbeitswelt ist es schwer, die elfstündige Mindestruhezeit einzuhalten, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit selbstbestimmt einteilen möchte und z. B. abends noch einmal seine E-Mails checkt.

Wegen der zunehmend flexiblen Arbeitszeitgestaltung sind in den letzten Jahren die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatbereich immer durchlässiger geworden – mit teils negativen Folgen für die Gesundheit. Ein Zeiterfassungssystem grenzt diese beiden Sphären wieder voneinander ab und trägt so zum Gesundheitsschutz bei. Mehr Überblick über die geleistete Arbeitszeit wird Stress und Burnouts zwar nicht abschaffen, aber langfristig vorbeugen.

Die „klassische“ Erfassung und Auswertung der geleisteten Arbeitszeit mit Stundenzetteln oder Excel-Tabellen ist fehleranfällig, intransparent und erfordert häufig manuelle Nachbearbeitung. Das macht sie aufwändig und kostspielig. Allein deswegen ist die Digitalisierung der Zeiterfassung unerlässlich. Der EuGH hat großen, kleinen und mittelständischen Unternehmen viel Freiraum gelassen, um die ideale Wahl für die für sie passenden Lösung zu treffen.




Arbeitszeiterfassung für Immobilienmakler mit onOffice

Die Arbeitszeiterfassung von onOffice erfüllt die gesetzlichen Vorgaben bereits jetzt:

  • Objektiv
    Arbeitszeiten gemäß betrieblicher Vereinbarungen vorgeben, sogar Login nur während dieser Arbeitszeit zulassen, so dass nur während der Bürozeiten die Arbeitszeit gestartet werden kann.
  • Verlässlich
    Der Benutzer startet Arbeitszeit eigenverantwortlich. Unterläuft ihm ein Fehler, kann er – sofern berechtigt – Änderungen vornehmen. Für diese muss er jedoch eine Begründung abgeben, so dass keine Anpassung der Arbeitszeit unbemerkt bleibt.
  • Zugänglich
    onOffice ist webbasiert, daher können Arbeitszeiten unabhängig vom Arbeitsort erfasst werden. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber können die Arbeitszeiten des Arbeitnehmers einsehen und haben daher jederzeit überblick über Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage.
  • Vertraulich
    Über die umfangreiche onOffice-Rechteverwaltung kann präzise gesteuert werden, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Arbeitszeiten erhalten, um die vertrauliche Auswertung dieser Daten sicherzustellen.

Dank der Softwareintegration greifen die Arbeitszeiterfassung und weitere Module nahtlos ineinander:

  • Aufgaben
    Die Integration in die Aufgabenverwaltung von onOffice ermöglicht es, die Arbeitszeit für einzelne Aufgaben zu erfassen. So lässt sich nachvollziehen, wie viel Aufwand in bestimmten Projekten steckt.
  • Gruppen
    Abteilungen oder Filialen können eigenständig ihre Arbeitszeiten verwalten, indem Zugriffsrechte sowie Genehmigungen auf Gruppenebene zugeordnet werden.
  • Kalender
    Urlaubs- und Krankheitstage im Kalender werden automatisch von der Arbeitszeiterfassung verbucht. Die Self-Service-Funktion für Urlaubs- und Krankheitstage erleichtert nicht nur die Verwaltung.
  • Eigenständige Urlaubsanträge
    Termin mit Art Urlaub eintragen und direkt über den Kalender Genehmigung beantragen. Sobald Genehmigung erteilt wurde, werden Urlaubstage in Arbeitszeiterfassung verbucht.
  • Export für Controlling
    Arbeitszeiten, Überstunden sowie Urlaubs- und Krankheitstage lassen sich per CSV exportieren, um sie in Excel weiterzuverarbeiten und z. B. in Lohnprogramme zu überführen.

Den Anforderungen an den Datenschutz wird in der onOffice Arbeitszeiterfassung genüge getan. Die Daten werden innerhalb von onOffice erfasst und bleiben auch dort.

  • Zugriffsrechte
    Mit der Rechteverwaltung in onOffice kann der Zugriff sehr kleinteilig beschränkt werden. Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff auf die dokumentierten Arbeitszeiten.
  • DSGVO-konforme Zeiterfassung
    Die Erfassung der Arbeitszeit als Verarbeitung personenbezogene Daten ist über den AVV mit onOffice bereits abgedeckt.

Mit der Arbeitszeiterfassung von onOffice können sowohl „klassische“ als auch flexible Arbeitszeitmodelle abgebildet werden:

  • Webbasiertes System
    Als Bestandteil von onOffice ist die Arbeitszeiterfassung unabhängig von der konkreten Arbeitssituation einsetzbar: Der Arbeitnehmer erfasst seine Arbeitszeit am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder mobil über die onOffice App.
  • Benutzerfreundlichkeit
    Einfache Handhabung garantiert die Akzeptanz in der Belegschaft.
  • Eigenständige Erfassung
    Der Anwender erfasst seine Arbeitszeiten selbstbestimmt
  • Dokumentation in Echtzeit
    Die Arbeitszeit wird in Echtzeit erfasst. Das minimiert den zeitlichen Aufwand schon bei der Erfassung, weil Arbeitszeiten nicht manuell nachgetragen werden müssen. Außerdem lassen sich stets die aktuellen Zeiten exportieren.
  • Überblick
    Alle Beteiligten haben stets eine tagesaktuelle Übersicht über Stundensaldo, Überstunden, genommene und geplante Urlaubs- sowie Krankheitstage.
  • Flexibilität
    Arbeitszeiten sind allgemein oder individuell pro Benutzer konfigurierbar. Dadurch ist die Erfassung bei flexiblen Arbeitszeitmodellen völlig unkompliziert.
  • Einfache Einzelkorrektur
    Wird die Erfassung der Arbeitszeit vergessen, können leicht zusätzliche Arbeitsblöcke nachgetragen oder vorhandene Zeiten editiert werden. Für jede einzelne Änderung muss ein Grund angegeben werden – dadurch ist der Verantwortliche immer informiert.

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Fazit

Zunächst bleibt abzuwarten, wie der Gesetzgeber das Urteil umsetzen wird. Bis es soweit ist, wird noch einige Zeit vergehen. Also kein Grund zur Panik – es bleibt genug Zeit, sich auf die systematische Arbeitszeiterfassung vorzubereiten.


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