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Zeitmanagement – wie Sie Ihre Zeit effektiv nutzen und Ihre Produktivität steigern

Zeitmanagement

Kommt Ihnen folgendes Problem bekannt vor? Sie setzen sich morgens an den Schreibtisch, nehmen sich vor, dieses und jenes zu erledigen – und plötzlich ist der Tag um und Sie haben kaum etwas von Ihrer Aufgaben-Liste geschafft? Manchmal vergeht die Zeit gefühlt schneller, dabei haben wir objektiv betrachtet alle gleich viel zur Verfügung. Doch wie schafft man es, seinen Arbeitstag effektiv zu nutzen? Wir geben Ihnen einige hilfreiche Denkanstöße sowie Tipps an die Hand, mit denen Sie Ihre Arbeitszeit effizienter gestalten und dadurch Ihre Produktivität nachhaltig erhöhen.




Darum ist gutes Zeitmanagement wichtig

Obwohl jeder Tag 24 Stunden hat, ist Zeit auch durch subjektives Empfinden beeinflusst. Wie viel Zeit Sie haben, hängt von Ihrer Tätigkeit ab und der Menge an Aufgaben, der Sie gegenüber stehen. Wer seinen Tag nicht optimal einteilt und plant, kann schnell in Stress geraten. Wenn eine Besichtigung die nächste jagt oder eine Kundenberatung der nächsten folgt, fühlen wir uns oft überfordert. Das lässt sich leider nicht immer vermeiden. Der damit verbundene Stress ist weder gesund für Geist und Körper noch hilfreich für ein produktives Arbeiten. Aber auch für diese anspruchsvollen Tage haben wir gute Tipps für Sie.

Ein gutes Zeitmanagement ist besonders wichtig. Es gibt eine Vielzahl von Methoden, mit denen Sie Ihren Arbeitsalltag besser strukturieren – und Ihre Zeit effektiv einteilen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • weniger Stress im Arbeitsalltag und im Privatleben
  • wichtige Aufgaben werden priorisiert und somit nicht mehr vergessen oder zu spät erledigt
  • der Arbeitstag wird mit einem guten Gefühl abgeschlossen
  • dank produktiver Arbeitsphasen vermeiden Sie unnötige Überstunden

Zeit effektiv einteilen – so geht’s

Es gibt keine allgemeingültige Methode, mit der Sie Ihre Zeit managen können. Welche für Sie am besten funktioniert, hängt von Ihrer Tätigkeit sowie Ihrer Persönlichkeit ab. Probieren Sie daher einige Tipps aus und schauen Sie, welche zu Ihrem Arbeitsalltag passen.

Mann trinkt Kaffee

Tipp 1: Planen Sie Ihren Tag

Eine simple Tagesplanung ist der erste wichtige Schritt für eine effektivere Zeitgestaltung. Dabei sollten Sie Ihre Aufgaben zunächst priorisieren. Was ist wichtig und sollte schnellstmöglich erledigt werden? Was kann noch warten? Wenn Sie Ihren Tag zu Beginn strukturieren, können Sie Ihre Aufgaben später von oben nach unten abarbeiten. onOffice enterprise bietet Ihnen beste Voraussetzungen, Ihren Arbeitsalltag optimal zu planen. Die Aufgabenverwaltung erlaubt es Ihnen, einzelne Aufgaben anzulegen, Prioritäten und interne Deadlines zu setzen und diese chronologisch abzuarbeiten. Außerdem können Sie Aufgaben auf ein bestimmtes Datum zurückstellen, sodass Ihre Aufgabenliste stets übersichtlich bleibt. Die entsprechende Aufgabe erscheint dann automatisch wieder in Ihrer Liste, wenn Sie sie benötigen.

Tipp 2: Schaffen Sie sich Routinen

Routinen sind ein guter Weg, um die eigene Zeit effektiv zu nutzen. Insbesondere am Morgen helfen sie dabei, entspannt in den Arbeitsalltag zu starten. Der Vorteil besteht darin, dass Sie über Routinen nicht mehr nachdenken müssen – sie gehören fest zum Tagesablauf. Wenn Sie z. B. morgens die ersten E-Mails beantworten, Meetings oder Termine organisieren, haben Sie bereits einen wichtigen Teil Ihrer Arbeit erledigt.

Tipp 3: Geben Sie Aufgaben ab

Wer seine Zeit effektiv gestalten möchte, muss auch Aufgaben delegieren. Sie können nicht alles alleine erledigen. Konzentrieren Sie sich daher auf Ihre Stärken und halten Sie sich nicht mit Aufgaben auf, in die Sie zu viel Recherche und Zeit investieren müssen. Dafür können Sie bequem unsere Software nutzen. Mit onOffice enterprise lassen sich Aufgaben einem Bearbeiter zuordnen und virtuell verteilen. Über die Kommentarfunktion können Sie jederzeit wichtige Informationen zu Aufgaben und Projekten kommunizieren.

Tipp 4: Teilen Sie eine große Aufgabe in mehrere kleine

Eine langwierige, komplexe Aufgabe hemmt Sie in Ihrem Arbeitsalltag. Häufig haben wir keine Lust, diese anzufangen, sind bereits vor der Erledigung frustriert und schieben sie deswegen auf die lange Bank. Solche Situationen sorgen am Ende für ein schlechtes Zeitmanagement. Daher ist es sinnvoll, komplexe Aufgaben in mehrere kleine Aufgaben aufzuteilen – und diese Schritt für Schritt zu erledigen. Definieren Sie z. B. Meilensteine, die es zu erledigen gilt. Das hat den Vorteil, dass Sie eine langwierige Aufgabe nicht länger aufschieben und am Ende das Gefühl bekommen, mehr geschafft zu haben. Wir unterstützen Sie, ganze Projekte mit onOffice enterprise zu verwalten. So können Sie einzelne Aufgaben definieren, diese ordnen und abarbeiten. Wiederkehrende Abläufe lassen sich zudem mit dem Prozessmanager automatisieren. 

Mann liest Uhrzeit

Nützlich: Die Pomodoro-Methode

Die Pomodoro-Methode ist eine Technik zur Steigerung der Produktivität und gilt als eine der einfachsten und effektivsten Methoden für optimales Zeitmanagement. Erfunden hat Sie der italienische Unternehmer Francesco Cirillo in den Achtziger-Jahren. Das Prinzip: Aufgaben in festgelegten Intervallen erledigen und dazwischen regelmäßige Pausen machen. Um seine Arbeitszeit im Auge zu behalten, nutze Cirillo seine Küchenuhr – die die Form einer Tomate hatte. Daher der Name Pomodoro.

Bei dieser Technik verschriftlichen Sie zunächst Ihre Aufgaben und priorisieren diese. Unser vierter Tipp – eine komplexe Aufgabe in mehrere kleine zu teilen – ist bei der Pomodoro-Methode besonders hilfreich. Die Technik sieht vor, 25 Minuten fokussiert zu arbeiten, um dann fünf Minuten Pause zu machen. Kleinere Aufgaben lassen sich in 25 Minuten besser erledigen als eine große Aufgabe. Die einzelnen Phasen aus 25 Minuten arbeiten und 5 Minuten Pause heißen Pomidori. Nach vier Pomidori folgt eine längere Pause von 30 Minuten. Danach beginnen die Intervalle von vorn.

Wichtig für diese Methode ist, dass Sie fokussiert bleiben und Ablenkungen vermeiden. Außerdem sollten Sie anfangs planen, welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss. Probieren Sie es aus!

Tipp 5: Planen Sie Ihre Termine realistisch

Die realistische Planung des Tages ist einer der wichtigsten Faktoren für optimales Zeitmanagement. Das gilt nicht nur für Aufgaben, sondern insbesondere für Meetings und Termine. Planen Sie zwischen zwei Terminen einen realistischen Puffer ein, um nicht in Verzug und damit in Stress zu geraten.

Der Kalender von onOffice enterprise ist dabei besonders nützlich. Hier können Sie Ihre Termine bequem eintragen und haben Ihre gesamte Woche stets im Blick. Neben Terminen können Sie außerdem die voraussichtliche Wegzeit bestimmen. Das hilft Ihnen dabei, genügend Abstand zwischen zwei Terminen einzuplanen. Meetings mit Kollegen gestalten sich zudem einfach über den Termin-Slot-Finder. Mit dem Kalender können Sie außerdem Ressourcen blockieren, Terminbestätigungen automatisiert an Kunden verschicken und werden immer rechtzeitig an Ihre eigenen Termine erinnert. 




Stressfrei durch den Arbeitsalltag mit onOffice enterprise

Zeit lässt sich nicht vermehren, aber sie lässt sich effektiv einteilen. Zu einem guten Zeitmanagement gehört auch, sich zunächst Zeit für die Planung zu nehmen. Strukturieren Sie Ihren Tag und überlegen Sie, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Teilen Sie komplexe Aufgaben in mehrere kleine Meilensteine, die sich schneller umsetzen lassen. Bleiben Sie dabei realistisch und nehmen Sie sich nicht zu viel vor – das sorgt für ein positives Gefühl am Ende Ihres Arbeitstages.

Letztlich ist auch wichtig, dass Sie sich Pausen gönnen. Die Pomodoro-Methode eignet sich besonders gut dafür, den Kopf freizubekommen und sich danach konzentriert der nächsten Aufgabe zuzuwenden. Diese intensiven Arbeitsphasen ohne Unterbrechungen lassen sich natürlich am besten in festen Bürozeiten ohne Termine umsetzen. Halten Sie beispielsweise Ihren Vormittag frei für die Pomodoro-Methode und planen Sie Termine entsprechend am Nachmittag. 

Wir bieten Ihnen mit unserem Kalender und der Aufgabenverwaltung das optimale Werkzeug für ein effektives Zeitmanagement. onOffice enterprise unterstützt Sie jederzeit mit nützlichen Tools wie beispielsweise auch der Projektverwaltung bei der effektiven Gestaltung Ihres Arbeitsalltags. Sprechen Sie bei Interesse oder Fragen zu unseren Produkten gerne unser Sales-Team an.


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