Zeitmanagement: So sparen Sie als Makler 1,5 Stunden pro Tag

Zeit sparen

Als Makler stehen Sie ständig unter Strom. Mit effektivem Zeitmanagement erhöhen Sie Ihren täglichen Wirkungsgrad. Wir zeigen Ihnen Methoden, mit denen Sie bis zu 1,5 Stunden am Tag einsparen – und dadurch mehr Zeit zum Makeln haben.

Inhaltsverzeichnis:

30 Minuten sparen durch Automatisierung

Viele Aufgaben im Makleralltag kehren immer wieder. Wir zeigen Ihnen vier Möglichkeiten, wie Sie dank Automatisierung täglich bis zu 30 Minuten gewinnen. Das Beste: Sie müssen nichts tun, denn die Arbeit erledigt sich selbst! Lassen Sie einfach das System die ungeliebten Zeitfresser bearbeiten.

E-Mails abarbeiten lassen

Am Montag kommen Sie in Ihr Büro, schalten den Computer an und wissen bereits, welche Aufgabe zuerst anfällt: Das leidige Sortieren und Bearbeiten von E-Mails. Besonders die Immobilienanfragen, die sich über das Wochenende gesammelt haben, müssen beantwortet werden.

Eine enorme Arbeitserleichterung ist ein E-Mail-Client mit einer automatischen Sortier- oder Filterfunktion, um Ihnendiesen zeitraubenden Arbeitsschritt abzunehmen.

Einige Standardprogramme bieten Ihnen die Möglichkeit, feste Regeln zur Filterung und Sortierung von E-Mails zu hinterlegen. Sie können beispielsweise einen Ordner erstellen, in den alle Portalanfragen verschoben werden. Diesem weisen Sie eine Regel zu, wodurch alle E-Mails mit einer bestimmten Komponente im Betreff (z. B. „ Immobilienanfrage “) in diesen Ordner verschoben werden.

E-Mail-Programme, die Regeln unterstützen, sind z. B. Outlook, Apple Mail, Thunderbird oder Gmail.

Mit der voll funktionsfähigen E-Mail-Verwaltung von onOffice enterprise können Sie ebenfalls Regeln erstellen und dadurch E-Mails aus dem Posteingang automatisch sortieren lassen. Dies machen Sie folgendermaßen:
– In der Aktionsleiste unten in der E-Mail-Verwaltung klicken Sie auf “Weitere Aktionen” >> „E-Mail filtern”. So gelangen Sie auf die Übersicht der bereits bestehenden Filter.
– Unten links klicken Sie auf den Button „Neu”, um eine neue Regel zur Handhabung von E-Mails festzulegen.
– Definieren Sie, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit der Filter greift, und entscheiden Sie im zweiten Schritt, was mit diesen E-Mails geschehen soll (verschieben, löschen oder markieren).

Portalanfragen automatisch beantworten lassen

Mit unserem Anfragenmanager werden eingehende Immobilienanfragen automatisch beantwortet. Der gesamte Prozess zur Beantwortung von Portalanfragen läuft vollständig automatisiert.

  • Der Anfragenmanager gleicht die Adresse des Interessenten mit der Datenbank ab und prüft sie auf Vollständigkeit.
  • Sofern die Adresse noch nicht in onOffice existiert, legt der Anfragenmanager einen neuen Datensatz an.
  • Je nach Einstellung versendet das Tool eigenständig eine Anfrage zur Adressvervollständigung, falls die Angaben des Interessenten unvollständig waren.
  • Im nächsten Schritt versendet der Anfragenmanager selbstständig ein E-Mail-Anschreiben samt Exposé zur angefragten Immobilie.

Welche E-Mail-Vorlage und welches Exposé versendet werden, haben Sie zuvor natürlich definiert. Keine Sorge, es müssen nicht alle Interessenten exakt die gleiche Kombination aus E-Mail und Exposé erhalten. Sie können bis zu drei Kombinationen definieren, z. B. für Kaufobjekte, Miete und Gewerbe. 

Der Vorteil: Der Anfragenmanager arbeitet rund um die Uhr. Ihre Interessenten erhalten also sofort eine Antwort und nicht erst am nächsten Morgen. Der Anfragenmanager verschafft Ihnen einen Zeitvorteil gegenüber der Konkurrenz und sorgt für Zeitersparnis, weil die manuelle Bearbeitung der Portalanfragen entfällt. 

Automatisierte Antworten

Prozesse automatisieren

Neben dem Mailverkehr gibt es zahlreiche weitere Aufgaben im Maklerberuf, die dem gleichen Muster folgen. Diese Muster lassen sich festlegen und zu einem klaren Prozess definieren. Das ist vor allem für Unternehmen interessant, die aktiv an ihrer Qualitätssicherung arbeiten und beispielsweise auf das ISO 9001 Zertifikat zusteuern.

Aber was hat das alles mit Zeitmanagement zu tun? Prozesse lassen sich in onOffice nicht nur abbilden, sondern können größtenteils auch vollständig automatisiert werden.

Ein simples, aber beliebtes Beispiel ist der automatische Versand von Geburtstagsgrüßen. Der Prozessmanager von onOffice erkennt das Geburtsdatum des Kunden und versendet daraufhin eine Glückwunsch-E-Mail – vollautomatisch. Sie müssen keine Sekunde investieren, trotzdem arbeiten Sie an der Kundenbindung.

Sparen Sie sich das Tippen – Nutzen Sie Formeln in onOffice!

Sie nutzennoch einen Taschenrechner? Wussten Sie schon, dass alle Ihre Rechnungen auch in onOffice gespeichert werden können?

onOffice ermöglicht die Berechnung von Zahlen-, Datums- und Textfeldern mit Formeln. Die Formellogik von onOffice macht es möglich. Sobald Sie die Formel hinterlegt haben, wird das Feld automatisch befüllt. Einmal angelegt, müssen Sie z. B. nie wieder die Mehrwertsteuer selbst berechnen.

Lassen Sie von Formeln Texte einkürzen, Daten berechnen und nutzen Sie neben den einfachen Grundrechenregeln komplexe IF-, AND- oder OR-Funktionen und sogar Logarithmen. Mit Formeln können Sie beispielsweise Ihre Provisionsrechnung automatisieren oder Ihr Rechnungswesen abbilden. Die hinterlegten Formeln können so komplex sein, wie Sie es sich wünschen – Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Über unser Rechnungstool „Faktura” stehen Ihnen weitere Möglichkeiten rund um Rechnungen zur Verfügung. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr. 

25 Minuten sparen: Arbeiten mit Aufgaben

Eine strukturierte Arbeitsweise sorgt für eine effektive Zeitnutzung.  Mit onOffice enterprise benötigen Sie keine Zeit mehr, um nach zu erledigenden Aufgaben zu suchen..

Aufgabenlisten – Nichts mehr vergessen

Die Aufgabenliste ist das kleine 1×1 beim strukturierten Arbeiten. Sie zeigt Ihnen, welche To Dos am Tag anstehen. Die Handhabung ist simpel: Kommen neue Aufgaben dazu, werden diese notiert; werden Aufgaben beendet, streichen Sie diese durch. Es gibt allerdings einige Punkte zu beachten, damit das System reibungslos funktioniert.

Nutzen Sie beispielsweise prägnante Aufgabentitel und bestenfalls kurze Aufgabenbeschreibungen, damit Sie Sinn und Zweck einer Aufgabe, z. B. „Geburtstagsgrüße verschicken“ , nicht vergessen.

Bei einer großen Anzahl an Aufgaben wird dieses „analoge” System allerdings schnell unübersichtlich. Um erst gar keinen Zettel-Wahnsinn aufkommen zu lassen, haben wir Ihnen eine Aufgabenliste als Vorlage erstellt. Kopieren Sie diese in Ihr eigenes Google Sheet oder in Excel.

Im Maklerberuf kommen ständig neue Aufgaben hinzu, die es zeitnah zu erledigen gilt. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig nach einer Alternative zur simplen Liste umzuschauen. Es gibt einige nützliche Freeware-Modelle, die Aufgabenlisten darstellen, und darüber hinaus umfangreiche Funktionen bieten, wie z. B. Asana oder todoist (App).

Als onOffice-Kunde verfügen Sie mit dem Aufgaben-Modul über ein professionelles Aufgabenlisten-Tool, das optimal auf Ihre Makler-Bedürfnisse zugeschnitten ist. Mit der Aufgabenverwaltung von onOffice eröffnen sich neben der reinen Erstellung von Aufgaben weitere Möglichkeiten. 

Aufgaben delegieren und kontrollieren

Die meisten Makler arbeiten in einem Team. Gemeinsam arbeiten Sie am Erfolg für Ihr Unternehmen. 

In der Regel gibt es verschiedene Aufgabenbereiche, die Sie untereinander aufteilen. So bearbeiten manche Makler nur Kaufimmobilien und andere nur Gewerbeobjekte. Auch auf kleinerer Ebene können Sie Arbeiten delegieren und verteilen.

Mit onOffice ist das kinderleicht. Wählen Sie dazu lediglich die Aufgabe aus und ändern Sie den Bearbeiter. Schon hat Ihr Kollege alle Informationen, um diese Aufgabe zu erledigen.

Pro-Tipp: Eine sinnvolle KPI ist die Bearbeitungszeit für Aufgaben, um Optimierungspotenzial zu erkennen. Wie Sie die Zeit messen, bleibt Ihnen überlassen, ob eine Stoppuhr, eine App, oder onOffice enterprise mit dem integrierten Time Tracking.

Aufgaben delegieren

Notizen schreiben – Dokumentation ist die halbe Miete

Einige Aufgaben sind etwas komplexer, als nur eine simple Gruß-Mail an einen Kunden zu verschicken. Vielleicht müssen Sie drei verschiedene Besichtigungen gleichzeitig vorbereiten? Oder Sie müssen zunächst für eine Aufgabe Vorarbeit leisten, damit Ihr Kollege sie erledigen kann?

  • Dokumentieren Sie Ihren Fortschritt bzw. haken Sie ab, was Sie bereits erledigt haben.
  • Halten Sie aktuelle Informationen fest. Hat z. B. der Eigentümer angerufen und neuen Input gegeben? Hat der Notar den Termin verschoben?
  • Notieren Sie alles Wissenswerte. So müssen Sie keine längere Übergabe planen und vergessen am nächsten Tag nicht, was Sie am Vortag geregelt haben.

In onOffice lassen sich diese Notizen selbstverständlich auch eintragen. Das Gute daran: Sie wissen dank der Zuordnung zu einem Benutzer immer, wer die Notiz geschrieben hat. Auch die Zuordnung zu Kunden ist möglich.

Deadlines setzen – Voraussetzung für Priorisierung

Wir alle sind schon einmal in der Situation gewesen: Entweder mussten wir jemandem hinterherlaufen, weil eine Aufgabe schon gestern hätte erledigt sein sollen, oder wir waren selber der Trödler, auf den die Kollegen warten mussten.

Setzen Sie deshalb feste Fristen für Aufgaben.

  1. Legen Sie fest, welcher Mitarbeiter für die Aufgabe zuständig ist.
  2. Geben Sie dem Mitarbeiter eine kurze Info über die Aufgabe.
  3. Setzen Sie ein realistisches Fälligkeitsdatum.

Eine festgelegte Frist hilft Ihnen und Ihrem Team, die Aufgabe im Vergleich zu anderen zu priorisieren. Kommen spontan weitere Aufgaben hinzu, wie es im Tagesgeschäft üblich ist, ist die Deadline eine wichtige Orientierungshilfe, die anfallenden Arbeiten zu sortieren.

Das Setzen von Deadlines ist in onOffice ein Kinderspiel. Aufgaben mit einer Deadline werden farblich für den Bearbeiter hervorgehoben. Neben einer Deadline können Sie zusätzlich eine Priorität vergeben. onOffice bietet die Auswahl von fünf verschiedenen Prioritäten zwischen höchster und niedrigster Priorität.

Ein Tipp innerhalb der onOffice Software: Konstitution – Zuerst die Arbeit, dann das Vergnügen

Morgens sind Sie leistungsfähiger als nach sechs Stunden Büroarbeit. Neben der Priorität und der Deadline sollten Sie also Ihre eigene Konstitution beachten.

  • Erledigen Sie  zuerst die „schlimmsten” Aufgaben, auf die Sie absolut keine Lust haben.
  • Die Erleichterung, nachdem Sie die ungeliebten Aufgaben geschafft haben, wird Sie für die folgenden wichtigen Aufgaben pushen.

Monotasking – Auf’s Wesentliche konzentrieren

Arbeiten Sie nicht an verschiedenen Aufgaben parallel bzw. gleichzeitig. Selbst wenn Sie von sich behaupten, multitaskingfähig zu sein, was wir Ihnen auch glauben: Effektiver sind Sie beim Monotasking. Verschiedene Studien kommen zu diesem Ergebnis. Konzentrieren Sie sich daher auf die Aufgabe, die gerade ansteht.

Statt an mehreren To Dos gleichzeitig zu arbeiten, gehen Sie lieber strategisch vor:

  • Bearbeiten Sie morgens die Aufgabe, die die meiste Konzentration erfordert.
  • Widmen Sie sich dann dem To Do, das am dringlichsten ist.
  • Sobald Ihre Konzentration nachlässt, beschäftigen Sie sich mit kleineren Aufgaben.

Sie erwischen sich häufiger dabei, wie Sie Ihre Konkurrenz in den Social-Media-Kanälen beobachten? Oder Sie verfolgen nebenbei Nachrichten, Finanzkurse oder Ähnliches?

Beobachten Sie sich selbst und machen Sie sich bewusst, dasses sich bei diesen Ablenkungen um Zeitdiebe handelt. Wir empfehlen darum Zeiten, in denen Sie sich ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Wenn es um wichtige Projektaufgaben geht, die Ihre Konzentration erfordern, legen Sie Ihr Smartphone für eine halbe Stunde in die Schublade.

Noch zwei Tipps zum Erledigen von Aufgaben

  • Kumulieren Sie gleichartige Aufgaben, sodass alles in einem Rutsch erledigt werden kann, beispielsweise:
  1. Besichtigungen einer Immobilie
  2. Telefontermine mit Kunden bzw. Auftraggebern
  3. Versand von Exposés an Interessenten
  • Bearbeiten Sie größere Aufgaben als Projekt: Bündeln Sie alle Tätigkeiten in einem Projekt, z. B. die Vermarktung einer Immobilie, zu der viele kleinteilige Einzelaufgaben gehören. Delegieren Sie, falls nötig, Aufgaben an einzelne Mitarbeiter und sehen Sie zu, wie alles schnell und effektiv erledigt wird. onOffice bietet dazu eigens eine Projektverwaltung.

Pro-Tipp: Wiederkehrende Aufgaben können Sie als Prozess anlegen und für die Zukunft speichern. So ersparen Sie sich das Neuanlegen und Formulieren wiederkehrender Aufgaben. Prozesse können Sie mit unserem Prozessmanager erstellen.

15 Minuten sparen: Termine koordinieren und nachbereiten

Sie haben viele Termine hintereinander, denn mit einer Mail oder einem kurzen Telefonat ist die Sache ist erledigt E-Mails beantworten bzw. Termine für Telefonate mit dem Gegenüber koordinieren kosten oft mehr Zeit als gedacht. Bei Telefonaten müssen beide Parteien simultan Zeit erübrigen und bei der Terminabsprache per E-Mail geht es oft mehrfach hin und her, bis ein gemeinsamer Termin abgestimmt ist. All das kostet Zeit.

Unterschätzen Sie also nicht den Zeitfresser Terminkoordination. Mit einer optimierten Terminkoordination können Sie täglich bis zu 15 Minuten einsparen.

Termine koordinieren

Zeitsparend Termine koordinieren – mit Timum

Timum bietet Ihnen eine automatisierte Termin-Koordination. Das Tool ist speziell auf Makler bzw. die Immobilienbranche ausgerichtet, z. B. deckeln Sie damit automatisch Mehr-Personen-Besichtigungen. Ihnen bleibt dadurch mehr Zeit für andere Aufgaben.

Nutzen Sie das Tool, um freie Besichtigungstermine online anzugeben und zu belegen.  

Lassen Sie den Interessenten aus einer Reihe von Terminen auswählen. Diese Auswahl müssen Sie je nach getroffener Einstellung nur noch bestätigen.

Dank der Eigenständigkeit der Software können Sie Timum vielseitig einsetzen, unabhängig von Ihrer Maklersoftware.

Sie möchten mehr über Apps für Makler erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen unseren immo.Talk Podcast, der in vier Folgen alles Wissenswerte rund um das Thema Makler-Apps beleuchtet.
Noch mehr Infos zu Apps finden Sie auch in der aktuellen onOffice Inside. In unserem Kundenmagazin finden Sie nicht nur weitere spannende Infos zu diesem Thema, sondern erfahren alles, was ein moderner Makler wissen muss: hilfreiche Tipps zu onOffice enterprise, topaktuelle Trends der Branche und relevante Immobilienthemen. Außerdem lesen Sie, wie unsere Kunden dank onOffice ihren Makleralltag erfolgreich gestalten.

Terminplanung – Puffer nicht vergessen

Wenn Sie Ihre Termine planen, dann sorgen Sie für einen kleinen Puffer. Sie selbst können am besten einschätzen, wie wahrscheinlich es ist, dass Kunden sich z. B. verspäten . Vielleicht gibt es für die Verspätung aber auch andere Quellen, z. B. ein Amt oder Ähnliches.

  • Kalkulieren Sie stets mit  einem gesunden Puffer, um Zeitstress zu vermeiden.
  • Sollte sich zudem der Puffer als überflüssig erweisen, dann nutzen Sie die Zeit für Kleinigkeiten, so vergeuden Sie keine Zeit, die als reiner Puffer dienen sollte.
  • Der positive Nebeneffekt ist außerdem, dass wichtigere Aufgaben nicht durch diese kleinen Tätigkeiten unterbrochen oder verzögert werden.

In onOffice lässt sich beispielsweise ein Puffer für die Wegzeit im Termin angeben. Diese Zeitspanne wird vor und nach dem Termin grafisch hervorgehoben, sodass jedem klar ist, dass diese Zeit ebenfalls geblockt ist. Haben Sie beispielsweise eine längere Anfahrt zur Immobilie, geben Sie einfach die Wegzeit im Termin an, um sicherzustellen, dass Ihr Kollege nicht direkt im Anschluss einen Termin für Sie einträgt, zu dem Sie es nicht rechtzeitig schaffen können.

Terminnachbereitung

Sie leiten keine Besichtigung, ohne Ihre Unterlagen oder ohne sich zuvor mit der Immobilie auseinandergesetzt zu haben. Mit zum Termin gehört eine sorgfältige Vorbereitung. 

Sobald eine Besichtigung beendet ist, passiert es häufig, dass Sie vom Interessenten nie wieder etwas hören. Warum hat ihm die Immobilie nicht gefallen? War es der Preis? Die Lage? Die Raumaufteilung? Wenn Sie dem Interessenten noch Tage später nachtelefonieren, um nachzufragen, kostet auch dies wieder viel Zeit.

Investieren Sie die bisher gesparte Zeit in die Terminnachbereitung. Dabei holen Sie nach der Besichtigung Feedback beim Interessenten ein.

  • Schicken Sie Ihrem Interessenten nach der Besichtigung einfach eine kurze personalisierte E-Mail und fragen ihn, warum er kein Interesse an der Immobilie hatte.
  • Selbst wenn nicht alle Interessenten antworten, erhalten Sie wertvolle Informationen, die Sie weiterverarbeiten können.

Mit der Terminnachbereitung von onOffice erhalten Teilnehmer automatisch eine solche E-Mail, ohne dass Sie selbst nach jedem Termin daran denken müssen. Dabei gibt der Interessent in einem Formular z. B. die Absagegründe an.
1. Das Feedback wird im Maklerbuch erfasst und lässt sich statistisch auswerten.
2. Mit den Antworten können Sie dem Eigentümer gegenüber belegen, warum eine Immobilie noch nicht verkauft wurde.

Die Terminnachbereitung können Sie auch für das Marketing einsetzen, indem Sie z. B. auf Ihre Social-Media-Kanäle oder auf Ihr Profil bei provenexpert hinweisen. So erhalten Sie nicht nur Informationen, sondern pushen auch noch Ihr Marketing.

10 Minuten sparen: Tagesziele setzen

Bevor Sie darüber nachdenken können, wie Sie Ihren Alltag effizienter gestalten, sollten Sie Ihre Ziele klar vor Augen haben. Ein wichtiges Ziel für Ihr Maklerbüro lautet: Gewinn maximieren. Aber was ist das Tages- oder Wochenziel? Definieren Sie realistische Ziele, z. B.: 

  • Diese Woche sollen alle vorbereiteten Immobilien in den Portalen inseriert werden.
  • Heute will ich meine unbeantworteten E-Mails der letzten Woche bearbeiten.

Wenn Sie 5 Minuten in die Planung des Tages investieren, gewinnen Sie 10 Minuten innerhalb des Tages. Sie wissen stets was zu tun ist und verfallen nicht in untätiges Grübeln, was heute noch erledigt werden muss.

Zeit sparen mit onOffice

10 Minuten Sparen mit Routinen

Es gibt Menschen, die immerzu auf der Suche nach neuen Erfahrungen sind.

Wenn Sie nicht dazugehören, ist das nicht schlimm, denn Routinen können Ihre Effektivität steigern. Strukturieren Sie Ihren Alltag und gewöhnen Sie sich an einen festen Ablauf.

  • Sortieren Sie z. B. Ihre Ablage, bevor Sie sich in den Feierabend verabschieden.
  • Wenn Sie sich den ersten Kaffee machen, arbeiten Sie Ihre E-Mails durch und tätigen Sie morgens wichtige Anrufe.
  • Bereiten Sie sich auf eine Besichtigung vor und nehmen Sie sich danach fünf Minuten Zeit, um die Besichtigung nachzubereiten.

Sie kennen Ihre Arbeitsweise am besten. Nutzen Sie dieses Wissen und sorgen Sie dafür, regelmäßige Arbeitsabläufe zu bestimmten Zeiten zu erledigen oder Aufgaben hintereinander auszuführen.

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

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