Top 10 Webmeeting-Tools

Die aktuelle Lage rund um das Corona-Virus bringt viele Menschen dazu, alternative Kommunikationskanäle für den täglichen Austausch zu nutzen. Am meisten gefragt sind Tools für Videokonferenzen für die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht.

Einige Anbieter haben den Ernst der Lage erkannt und bieten ihre Videokonferenz-Funktionen momentan vergünstigt oder kostenfrei an. 

Wir stellen Ihnen einige der wichtigsten Plattformen für Videokonferenzen vor, um Ihnen eine kleine Entscheidungshilfe bei der Wahl des passenden Tools zu geben.




Was sollte das ideale Videokonferenz-Tool können?

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern – wir führen hier nur einige auf. Vielleicht haben Sie bereits eigenständig nach Webmeeting- und Videokonferenz-Tools recherchiert und weitere interessante Anbieter gefunden. Als kleine Hilfestellung raten wir Ihnen, bei der Wahl auf folgende Anforderungen zu achten:

  • Usability: Das Tool sollte anfängerfreundlich sein, damit beispielsweise ältere Kunden mit der Handhabung zurechtkommen. Dazu gehört auch die geräteunabhängige Nutzung, um sicherzustellen, dass jeder Anwender an dem Gespräch teilnehmen kann.
  • Browserbasiert: Um dem Teilnehmer die Installation einer weiteren Software zu ersparen, sind browserbasierte Anwendungen besser geeignet. Der Vorteil: Mit einem Klick auf den Zugangslink nimmt man direkt am Meeting teil.
  • Screensharing: Mit einer Screensharing-Funktion kann der eigene Bildschirm geteilt werden. Dadurch wird die Bildschirmansicht bei den anderen Teilnehmern dargestellt und macht nachvollziehbar, worüber gesprochen wird. Diese Funktion eignet sich beispielsweise für die persönliche Beratung von Eigentümern, um gemeinsam bestimmte Dokumente zu besprechen.
  • Fixer Meeting-Link: Um Online-Meetings und Videokonferenzen komfortabel mit onOffice zu organisieren, ist ein fixer Meeting-Link von Vorteil, der also auch nach einem Meeting noch gültig ist und immer wieder verwendet werden kann. Mit einem unveränderten Link können Sie unterschiedliche Meeting-Räume definieren, z. B. ein Link für interne Meetings und ein Link für Kundengespräche. Seien Sie sich bewusst, dass ein statischer bzw. fixer Link zum Webmeeting ggf. jederzeit von jedem aufgerufen werden kann, der darüber verfügt.

onOffice unterstützt die Organisation von Videokonferenzen mit dem ReadyToMeet-Feature: Sie hinterlegen einmalig einen Link zu einem Meeting-Raum und können diesen dann automatisch als Einladung versenden.

Dazu müssen Sie den Meeting-Raum als Terminort angeben. Der Empfänger erhält daraufhin mit der Terminbestätigung den Link zur Videokonferenz.
Sie können Einladungen auch separat als E-Mail versenden, um sich ad hoc mit Kunden oder Partnern per Videokonferenz abzustimmen.
Für interne Meetings kann der Meeting-Link per Knopfdruck im internen onOffice Messenger versendet werden, um Teammitglieder in den Meeting-Raum einzuladen.

Voraussetzung ist, dass der Meeting-Link unverändert bleibt. Bei einigen Tools muss für jedes Meeting ein neuer Link generiert werden – diese eignen sich leider nicht für die Organisation über ReadyToMeet.




Unsere Top 10 der besten Webmeeting- & Videokonferenz-Tools

Google Hangouts bzw. Google Meet

Die Videokonferenz-Lösung von Google ist Bestandteil der G-Suite und ist daher leider nicht kostenfrei verfügbar. In der Basic-Version für monatlich 4,68 € pro Benutzer erhalten Sie neben Google Mail, Docs, Tabellen, Drive, Hangouts Chat usw. auch die Funktion Google Hangouts Meet für web-basierte Video- und Telefonkonferenzen mit max. 100 Teilnehmern. 

Für Meetings wird ein fixer Link erzeugt, den Sie über onOffice als Einladung versenden können. Für jede Konferenz wird eine eigene Einwahlnummer generiert, mit der Anwender telefonisch von unterwegs und ohne Internetverbindung am Meeting teilnehmen können. Diese Funktion war bisher auf die Enterprise-Version beschränkt, als Reaktion auf Covid-19 bietet Google die Telefoneinwahl aktuell allen Nutzern der G-Suite kostenlos an.

+ Fixer Meeting-Link

+ Vollständig browserbasiert / keine Software-Installation erforderlich

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Einwahl per Telefon aktuell in allen Versionen enthalten

+ Meeting-Aufzeichnung

+ Chat

+ Schnittstelle zu allen Google-Produkten

– Kostenpflichtig




Jitsi.org

Jitsi ist ein kostenloses Open-Source-Tool, das ohne Software-Installation auskommt. Auf der Webseite geben Sie einfach einen beliebigen Namen ein (z. B. den Ihres Maklerbüros) und erzeugen dadurch eine Jitsi-Meet-Instanz. Die URL ist fix, bleibt also unverändert. Mit diesem Link können Sie Teilnehmer einladen und ihn beispielsweise in onOffice hinterlegen, um von dort aus Meetings und Videokonferenzen zu organisieren.

Trotzdem ist bei der Handhabung Vorsicht geboten: Webmeeting-Räume lassen sich bei Jitsi nicht dauerhaft mit einem Passwort schützen. Verlassen Sie den virtuellen Meeting-Raum, ist dieser nicht mehr mit einem Passwort geschützt. Jeder andere, der die URL kennt, kann den Meeting-Raum nutzen.
Im Worst-Case nutzt ein Dritter den nicht geschützten Meeting-Raum und sichert die Sitzung seinerseits mit einem Passwort. Sie selbst haben dann keinen Zutritt mehr in Ihren eigenen Meeting-Raum. Achten Sie also darauf, an wen Sie den Link herausgeben.

+ Kostenfrei

+ Fixer Meeting-Link

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Vollständig browserbasiert / keine Software-Installation erforderlich

+ Keine Anmeldung erforderlich

+ Chat

+ Schnittstellen zu anderen Tools wie Slack, RocketChat oder Matrix

– Kein zuverlässiger Passwortschutz




Go To Meeting

GoToMeeting gehörte ursprünglich zu Cisco, wurde allerdings 2017 von LogMeIn übernommen und 2019 um neue Funktionen erweitert. Das Tool ist spezialisiert auf Videokonferenzen und Online-Meetings. Im Zuge der Corona-Krise hat GoToMeeting die Anzahl der Teilnehmer bei den unterschiedlichen Abo-Tarifen erhöht. Die Professional-Version für monatlich 10,75€ umfasst jetzt bis zu 150 Teilnehmer pro Videokonferenz. Damit halten sich die Kosten in Grenzen. Nachteil an dem Tool ist die separate Softwareinstallation. 

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Fixer Meeting-Link bei persönlichen Meeting-Räumen

+ Einwahl per Telefon
+ Chat

+ HD-Video

+ Übergabe von Tastatur- und Maussteuerung

+ Meeting-Aufzeichnung

+ virtuelles Whiteboard und Zeichenwerkzeuge

+ Schnittstellen zu Office 365 und Google Kalender

– Software Download erforderlich 

– Kostenpflichtig




Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und Bestandteil der Microsoft Office 365 Suite. Das Tool ermöglicht die virtuelle Zusammenarbeit in Online- und Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern. Neben Videokonferenzen bietet Teams umfangreiche Funktionen Dokumentenaustausch sowie die die Integration von Office 365. 

Voraussetzung ist wie bei Skype ein Microsoft-Konto. Die kostenlose Version “Teams Free” eignet sich für kleine Unternehmen. Hier war die Anzahl der Teilnehmer bisher auf 300 beschränkt, im Zuge der Corona-Krise kommt Microsoft dem Bedarf jedoch entgegen und hat die Beschränkung der Teilnehmerzahl aufgehoben. Der Speicherplatz für gemeinsam genutzte Dokumente ist bei der kostenlosen Version trotzdem auf 2 GB pro Benutzer und 10 GB pro Team begrenzt. Großes Manko: Meetings lassen sich nicht planen.

Daher sind für den reibungslosen Arbeitsablauf eher die Versionen “Business Essentials” oder “Business Premium” von Office 365 geeignet. Diese bieten eine unbegrenzte Anzahl von Videokonferenzen in bis zu 300 Teilnehmern, die sich direkt in Outlook planen lassen.

Für die private Nutzung und für Schulen ist Microsoft Teams wegen der Ausgangsbeschränkungen kostenfrei. Unternehmen können die Premium-Version aktuell sechs Monate lang kostenlos testen. 

+ Kostenfrei mit bis zu 250 Teilnehmern (für 6 Monate) 

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Einwahl per Telefon

+ HD-Videoqualität 

+ virtuelle Zeichenwerkzeuge

+ Schnittstelle zu Office 365

– Software Download erforderlich 

– Registrierung erforderlich

– Kein fixer Meeting-Link




Zoom

Das US-Unternehmen Zoom wurde 2011 gegründet und gehört zu den führenden Anbietern für Videokonferenzen. Die kostenlose Variante gestattet eine unbegrenzte Anzahl von Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern.

Das bisherige Manko: Die Dauer von Sitzungen mit drei oder mehr Personen war auf 40 Minuten begrenzt. Das Unternehmen hat jedoch auf die Pandemie reagiert: Aktuell ist die Dauer von Meetings von mehr als 3 Personen auch in der kostenfreien Version unbegrenzt.

Beliebt ist Zoom v. a. wegen der – im Vergleich zu anderen Tools – hohen Audio- und Videoqualität. Das einzige Problem: Die URL für den digitalen Meeting-Raum variiert. Für jedes neue Meeting müssen Sie einen neuen Link generieren und mit Ihrem Team oder Kunden teilen. Das macht die Organisation von Meetings etwas umständlich und ist beispielsweise nicht für die ReadyToMeet-Funktion in onOffice geeignet.

+ Kostenfrei bis 100 Teilnehmer 

+ HD-Sprach- und Videoqualität

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Meeting-Aufzeichnung

+ Einwahl per Telefon

+ Chat 

+ virtuelles Whiteboard und Zeichenwerkzeuge

+ Browserbasiertes Webmeeting möglich

+ Schnittstellen zu anderen Tools wie Slack, Teams usw.

+ Passwortschutz für Meeting-Raum möglich

– Software Download erforderlich 

– Kein fixer Meeting-Link




Cisco WebEx Meetings

Bereits 1995 gegründet und 2007 von Cisco übernommen, hat WebEx die längste Erfahrung im Bereich digitaler Videokonferenzen. Für das kostenpflichtige Tool ist eine Lizenz für einen “Gastgeber” erforderlich. Mit dieser Gastgeber-Lizenz lassen sich Meetings planen und abhalten. Für mehrere Konferenzen parallel sind weitere Gastgeber-Lizenzen notwendig. Alle weiteren Teilnehmer benötigen keine Registrierung, sondern können die Konferenz über den Meeting-Link betreten. Daneben benötigen die Teilnehmer die entsprechende Software und einen kompatiblen Browser.

Aufgrund der Pandemie bietet WebEx bis auf weiteres zeitlich unbegrenzte Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern kostenfrei an. Ansonsten zahlen Sie monatlich ab 12,85 € pro Gastgeber-Lizenz.

+ Kostenfrei bis 100 Teilnehmer

+ Fixer Meeting-Link

+ HD-Videoqualität 

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Meeting-Aufzeichnung

+ Chat

+ Einwahl per Telefon

– Software Download erforderlich 

– Mehrere Konferenzen gleichzeitig nicht möglich (mit nur 1 Lizenz)




Skype

Der Instant Messenger Skype ist seit 2003 am Markt und gehört seit 2011 zu Microsoft. Hier wird kein Link erzeugt und für die Anwendung ist kein Browser notwendig. Stattdessen wird die Instant-Messenger-Software heruntergeladen und installiert. Neben dem normalen Chat können Gruppen-Chats, Video-Chats und Videokonferenzen abgehalten werden. 

Die kostenfreie Version unterstützt Videoanrufe mit bis zu 50 Personen. Möglich ist auch die Einwahl per Telefon, sodass Teilnehmer ohne Internet zumindest akustisch teilnehmen können. 

Vorteil an dieser Anwendung ist, dass sie bei vielen Nutzern privat in Gebrauch ist und sie daher mit der Anwendung vertraut sind. Für andere Teilnehmer könnte die Installation eine Hemmschwelle bedeuten, zumal für die Nutzung ein Microsoft-Profil erstellt werden muss.

Ein weiteres bekanntes Problem: Die Audio- und Videoqualität lässt zu wünschen übrig.

+ Kostenfrei bis 50 Personen

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Chat

+ Einwahl per Telefon

– Software Download erforderlich 

– Schlechte Audio-/Videoqualität

– Registrierung erforderlich

– Kein fixer Meeting-Link




BlueJeans

BlueJeans ist ein Tool für browserbasierte Videokonferenzen über WebRTC, ein Software-Download ist also nicht notwendig. 

Ab monatlich 14,63 € pro Host können Einzelpersonen oder kleine Unternehmen Videokonferenzen mit max. 50 Teilnehmern veranstalten. Die größeren Versionen unterstützen Konferenzen bis zu 150 Teilnehmern. Alleinstellungsmerkmal ist die hervorragende Soundqualität, für die allerdings das erforderliche Equipment vorliegen muss.

+ Vollständig browserbasiert / keine Software-Installation erforderlich

+ Fixer Meeting-Link

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Meeting-Aufzeichnung

+ Sehr gute Audioqualität (Dolby Voice)

+ HD-Videoqualität 

+ Schnittstelle zu Microsoft Teams, Cisco oder Slack 

– Kostenpflichtig




Rainbow

Alcatel-Lucent Rainbow ermöglicht es Ihrem Team und Kunden sämtliche Aktivitäten per Chat, Audio- oder Videoanruf abzuwickeln. Die Essentials-Version ist kostenfrei, umfasst aber leider nur 1:1-Videokonferenzen und Gruppenchats mit bis zu 20 Teilnehmern.

Die Rainbow Enterprise Version für monatlich 4 € pro Nutzer oder die Enterprise-Conference Version für jährlich 232 € pro Benutzer sind recht erschwinglich. Im Rahmen der Corona-Krise hat Rainbow bei diesen Versionen die maximale Anzahl der Teilnehmer, die in einer Videokonferenz gleichzeitig miteinander kommunizieren können, von bisher 30 auf 50 Personen erhöht. 

+ Kostenfrei für 1:1-Videokonferenzen

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Fixer Meeting-Link

+ Chat

+ Einwahl per Telefon

– Software Download erforderlich 




Blizz

TeamViewer dürfte vielen onOffice Kunden ein Begriff sein, schließlich arbeitet der onOffice Support mit diesem Fernwartungstool. Die Softwarefirma aus Deutschland bietet mit Blizz nun auch einen speziellen Service, um Besprechungen mit Ihren Teams und Kunden zu organisieren.

Mit Blizz können Sie Sofort-Meetings mit Personen aus Ihrer Kontaktliste starten. Die kostenfreie Version enthält 5 Teilnehmer und bietet bereits 4K-Videoqualität sowie eine Verschlüsselung der Übertragung. Allerdings ist ein Softwaredownload für den Betrieb erforderlich.

+ Kostenfrei bis 5 Teilnehmer

+ Screensharing vom eigenen Bildschirm

+ Chat

+ Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

+ HD-Audio- und Videoqualität

+ Einwahl per Telefon

+ Meeting-Aufzeichnung

+ Fixer Meeting-Link

– Softwaredownload erforderlich




Fazit

Je nach Budget, Größe des Teams und der Arbeitsweise sind jedem Maklerbüro andere Kriterien wichtig, daher ist es schwierig eine allgemeine Empfehlung abzugeben. 

Für schnelles und unkompliziertes Handling sind browserbasierte Anwendungen wie Google, Jitsi oder BlueJeans gut geeignet. Wer allerdings gerne gemeinschaftlich an Dokumenten arbeiten möchte, sollte eher Produkte wie MS Teams oder WebEx einsetzen. Wieder andere setzen für hochwertige Präsentationen auf sehr gute Sound- und Videoqualität, was wiederum für Zoom oder BlueJeans spricht. Wem Sicherheit besonders wichtig ist, der ist mit Blizz am besten bedient.

Dieser Beitrag hat Ihnen hoffentlich einen kleinen Überblick geben können, welche Tools für Ihre Anforderungen am besten geeignet sind.

Intern bei onOffice nutzen wir die Google G Suite für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Aus diesem Grund verwenden wir auch die anderen Google-Anwendungen, wie Google Hangouts Chat oder Google Meet. Wir machen im Homeoffice damit bisher gute Erfahrungen.

Nutzen Sie bereits eine Videokonferenz-Anwendung und sind Sie damit zufrieden? Was sind Ihre Erfahrungen und haben Sie vielleicht nützliche Tipps oder Tools, die wir hier nicht berücksichtigt haben? Dann hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar.


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