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10 Tipps in onOffice enterprise, mit denen Sie direkt effektiver makeln

10 Tipps

Unsere Immobiliensoftware onOffice enterprise ist das Produkt jahrelanger Entwicklung, Erfahrung und Know-how und verfügt somit über umfangreiche Features und Funktionen. Damit Sie das volle Potenzial für Ihr Unternehmen nutzen, bieten wir regelmäßig Software-Schulungen, Consultings und Webinare für Sie an. Außerdem ist unser technischer Support bei allen Fragen an Ihrer Seite. Täglich kümmern sich unsere Mitarbeiter dort um Ihre Anliegen und unterstützen Sie bei der Anwendung unserer Maklersoftware. Wer kennt sich also besser mit onOffice enterprise und allen Alltagstricks aus als unser Support-Team?

Von Basic-Tipps zu Grundfunktionen der Software bis zum Advanced-Level mit weiterführenden Funktionen – unsere Kollegen aus dem Support verraten Ihnen in diesem Beitrag zehn onOffice enterprise Tricks, die Sie noch nicht kennen! 

Inhaltsverzeichnis:

  1. Wichtige Browser-Wartung
  2. Speichern leicht gemacht
  3. Schneller finden, was Sie suchen
  4. Datensätze verlinken
  5. Überblick behalten dank Listen
  6. Adressen effektiver anlegen
  7. Vollständige Kontaktdaten für Ihren Erfolg
  8. Wie performt mein Newsletter?
  9. Änderungen in Datensätzen nachverfolgen
  10. Makros selbst gestalten

1) Wichtige Browser-Wartung

Internetbrowser speichern aufgerufene Seiten und Anmeldeinformationen in einem temporären Verzeichnis ab, um diese beim nächsten Aufruf schneller zu laden. Um sicherzustellen, dass die aufgerufene Seite in der aktuellsten Version abgerufen wird, sollten Sie den Cache und die gespeicherten Cookies Ihres Browser regelmäßig löschen. Wie dies in verschiedenen Browsern funktioniert, lesen Sie detailliert in unserer Online-Hilfe.

2) Speichern leicht gemacht

Immer wenn Sie in onOffice enterprise Änderungen vornehmen, müssen Sie diese über das Diskettensymbol oben links speichern. Noch schneller funktioniert dies über einen Shortcut: Mit der Tastenkombination STRG+S (CTRL+S bei Mac OS) können Sie ebenfalls unkompliziert eine Speicherung vornehmen und keine Änderung geht verloren. 

3) Schneller finden, was Sie suchen

Sie suchen nach einer bestimmten Aufgabe, E-Mail, Immobilie oder Adresse? Die Quicksearch im oberen Bereich der Seitenleiste erleichtert Ihnen die Suche und bietet die schnellste Methode, um nach einzelnen Datensätzen zu suchen und zu filtern. Dabei können Sie sowohl nach einzelnen Daten als auch nach mehreren Kriterien suchen. Die Suchfelder, die in der Quicksearch angezeigt werden, sind über die Administration (Eingabefelder) frei konfigurierbar. Je mehr Felder Sie ausfüllen, desto detaillierter wird Ihr Suchergebnis. 

Außerdem können Sie verschiedene Einstellungen treffen, um die Quicksearch nach Ihren Anforderungen anzupassen. Besonders hilfreich sind unter anderem die Einstellungen:

  • Setzen Sie die Auswahl auf „Nicht aktive einbeziehen”, werden auch archivierte Datensätze in Ihre Suche einbezogen. Dadurch haben Sie direkten Einfluss auf die Menge und Aktualität der gefundenen Datensätze.
  • Werden mehrere Ergebnisse zu Ihrer Suchanfrage gefunden, erscheint ein neues Fenster mit Ihrer Ergebnisliste. Wenn Sie so wenige Fenster wie möglich öffnen möchten, können Sie über das Häkchen „Ergebnisfenster nach Klicken offen lassen” auswählen, ob dieses Fenster geöffnet bleibt oder nicht. Das Ergebnisfenster wird ohne Setzen des Häkchens automatisch nach Auswahl des gewünschten Datensatzes per Doppelklick geschlossen.
  • Mithilfe der automatischen Platzhalter passen Sie Ihre Quicksearch weiter an Ihren oftmals hektischen Makleralltag an: Mit der Auswahl dieser Option führt schon eine Bruchstückeingabe zu Ergebnisvorschlägen. Beispielsweise ergibt die Suche nach „uttgar” im Feld Ort Ergebnisse, die das gesuchte Bruchstück enthalten (Stuttgart). Ist der Haken nicht gesetzt, ist eine exakte Eingabe erforderlich.
  • Sie möchten den Quicksearch-Bereich nach Ihrer Suche ausblenden, um Ihr Dashboard besser im Blick zu haben? Mit einem gesetzten Häkchen bei „Seitenleiste nach Suche automatisch schließen” wird die Seitenleiste nach der Suche automatisch eingeklappt.
  • Mit der Option „Suchbegriffe beibehalten“ werden Ihre eingegeben Schlagwörter in den Textfeldern beibehalten, falls Ihre Suche keine Treffer ergibt. So können Sie direkt weitersuchen und das passende Ergebnis finden. 

Alle Einstellungen zeigen wir Ihnen auch noch einmal detailliert in diesem Video.

Quicksearch

4) Datensätze verlinken 

Auch über Nummern, beispielsweise bei Projekten oder Aufgaben, finden Sie einzelne Datensätze. Darüber hinaus können Sie diese auch innerhalb Ihrer onOffice enterprise Version verlinken, beispielsweise im Messenger oder in Aufgabenkommentaren. Über #Aufgabennummer, K#Kundennummer, I#Immobiliennummer oder P#Projektnummer sind sie direkt verlinkt beziehungsweise aufrufbar. So finden Sie und Ihre Mitarbeiter schneller passende Datensätze und die interne Kommunikation wird nachhaltig optimiert.

5) Überblick behalten dank Listen

Ihre Aufgaben sollen nach Priorität geordnet werden? Sie möchten Ihre Projekte nach dem Startdatum sortieren? All dies ist einfach möglich: Listen können Sie in onOffice enterprise auf- oder absteigend nach beliebigen Feldern durch einen Klick auf die Überschrift einer Spalte sortieren. 

6) Adressen effektiver anlegen

Um Kontaktdaten beispielsweise von einer Website zu übernehmen und zu speichern, müssen Sie diese nicht mühsam in der Software abtippen. Sie können die entsprechenden Angaben direkt kopieren und in Ihrer onOffice enterprise Version einen neuen Adressdatensatz aus den Informationen Ihrer Zwischenablage anlegen. Über ein Pop-up können Sie Ihren kopierten Text hinterlegen und die Software erkennt anschließend, welche Angaben vorhanden sind und befüllt diese Felder entsprechend. 

Für eine bessere Veranschaulichung erklären wir in diesem Video, wie Sie dabei genau vorgehen: 

7) Vollständige Kontaktdaten für Ihren Erfolg

Wir wissen, wie wichtig aktuelle und korrekte Kontaktdaten für Sie als Makler in der täglichen Arbeit sind. Daher bietet unsere Adressvervollständigung die perfekte Unterstützung: Hierüber können Sie neue Angaben erfragen oder Ihre Kunden bitten, hinterlegte Angaben auf Aktualität zu prüfen. Dabei ist die gezielte Abfrage von Adress- und Kontaktdaten, Suchkriterien, Daten für das Geldwäschegesetz und vielen weiteren wie der Bestätigung Ihrer AGBs möglich. Neben Adressen können Sie die Vervollständigung auch für Immobilien nutzen und nach einer ersten Beratung oder Besichtigung weitere Objektangaben anfordern. So bleiben Sie bei Eigentümern und Interessenten in Erinnerung.

Marketing-Box und E-Mail-Makros
Links: individuelle E-Mail-Makros; rechts: Marketing-Box

8) Wie performt mein Newsletter?

Wenn Sie Newsletter für Ihre Kunden verfassen, möchten Sie selbstverständlich wissen, ob diese Ihre Inhalte erhalten und lesen. Unsere Marketing-Box ist ein hilfreiches Tool, mit dem Sie für jede Adresse sehen, ob und wann ein Newsletter geöffnet wurde. Weitere Details zeigt das Tool in einem Widget auf Ihrem Dashboard, damit Sie den Status Ihrer Serienmails jederzeit einsehen können. Dementsprechend können Sie Ihre Serienmails optimieren oder andere Schritt ableiten. Der Prozessmanager ermöglicht außerdem ein automatisches Anstoßen von Prozessen, bei dem zum Beispiel Aufgaben zum Nachfass für den Betreuer des Adressdatensatzes anlegt werden.

9) Änderungen in Datensätzen nachverfolgen

Bei Adress- und Immobiliendatensätzen ergeben sich mit der Zeit immer wieder Änderungen. Wenn Sie detailliert einsehen möchten, was in der Vergangenheit angepasst wurde, können Sie einfach die jeweiligen Datensatzinformationen einsehen. Im Menü gelangen Sie über Extras → LOG in diese Detailinformationen, hier sind alle jemals getätigten Änderungen aufgeführt.

10) Makros selbst gestalten

Dank unserer Makros können Sie Informationen schnell und effektiv in Ihren E-Mail-Vorlagen, Briefen, Exposés und Word verwenden. Neben den Makros für Systemfelder, die allen onOffice Kunden zur Verfügung stehen und die Sie in dieser Makroliste finden, können Sie auch individuelle Felder als Makros verwenden. Dazu stellen Sie dem Feldnamen einen Unterstrich direkt voran. In der Administration können Sie die Feldnamen der ersten Spalte entnehmen. 

  • Beispiel: _ind_2000_Feld_adressen36 wäre ein Feld aus der Kategorie Adressverwaltung → Geldwäschegesetz

Tipp: Im ?-Menü finden Sie über den Eintrag „Individuelle Makroliste“ eine Auflistung Ihrer selbst erstellten Makros.


onOffice ist immer für Sie da

Neben den hier aufgeführten Tipps finden Sie alle Anleitungen und Informationen zu onOffice enterprise in unserer umfangreichen Online-Hilfe. Viele Anwendungen erklären unsere Experten außerdem in Video-Anleitungen auf unserem YouTube-Kanal. Unser Support-Team unterstützt Sie außerdem gerne persönlich bei allen technischen Fragen zu onOffice enterprise. Bei Fragen zu unseren Produkten und Leistungen berät Sie unser erfahrenes Sales-Team individuell. 

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.


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