Die eigene Datenbank auswerten und effizient nutzen 

Statistik-Möglichkeiten

Viele Eigentümer wissen nicht, dass sich die Marktlage geändert hat und erwarten, dass sie noch immer den gleichen Preis für ihre Immobilie erzielen wie z. B. der Nachbar im letzten Jahr. Statistische Auswertungen liefern Ihnen Zahlen für eine fundierte Argumentation und können belegen, warum eine Änderung der Strategie wie beispielsweise eine Anpassung des Kaufpreises notwendig ist. Darüber hinaus helfen Auswertungen, interne Abläufe zu optimieren oder den Vermarktungserfolg einer Immobilie zu prüfen. onOffice enterprise bietet eine Reihe von Tools zur Auswertung Ihrer Datenbank, die wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen.

Kurzübersicht – das erwartet Sie im Text

Statistik-Vorlagen: Das Statistik-Widgets auf dem Dashboard enthält viele nützliche Vorlagen für Analysen.
Statistik-Baukasten: Erstellen Sie eigene Auswertungen für umfangreiche Analysen.
Immobilienstatistiken: Werten Sie alle Aktivitäten zum jeweiligen Immobiliendatensatz für eigene Analysen aus.
Eigentümer-Reporting: Werten Sie beispielsweise Absagegründe aus und teilen Sie Analysen mit Ihren Kunden. 
System-Statistiken: Mit der Benutzerstatistik und der Mitarbeiterstatistik haben Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter im Blick und werten diese gezielt aus.
Erfolgscockpit: Das Tool wertet die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter aus und erstellt eine Übersicht mit den erreichten Zielvorgaben auf dem Dashboard. 

Statistik-Vorlagen in onOffice enterprise

Die Statistik-Widgets für das Dashboard gehören zu unserem Statistik-Baukasten und enthalten eine Reihe von Vorlagen für praktische Analysen und typische Fragestellungen. Mit Widgets für den möglichen Provisionsbetrag oder das Verhältnis von Exposéversand zu Downloads behalten Sie Ihre aktuellen Geschäftsprozesse im Blick und können bei Unregelmäßigkeiten schnell reagieren.

Die Handhabung gleicht anderen Dashboard-Widgets: Mit einem Klick auf das Plus links oben fügen Sie vorgefertigte Statistik-Widgets hinzu und platzieren diese beliebig auf dem Dashboard. Mit dem Schraubenschlüssel können Sie die Widgets konfigurieren und an Ihre Anforderungen anpassen.

Widgets

Die Statistik-Dashboards verfügen über eine eigene Filter-Leiste, mit der Sie den zeitlichen Bezug sowie Filter und Benutzer steuern und so die Ansicht flexibel an Ihre Anforderungen anpassen. Sie können beliebig viele Statistik-Reiter auf dem Dashboard anlegen. Sie müssen lediglich beim Neu-Anlegen des Reiters unter „Modus” die Option „Statistik-Reiter” auswählen.

Neuer Reiter

Diese vorgefertigten Auswertungen bieten schnell hilfreiche Übersichten und liefern wertvolle Einsichten, mit denen Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens optimieren können,  beispielsweise welches Portal besonders viele Anfragen bringt. 

Statistik-Baukasten für individuelle Auswertungen

Der Statistik-Baukasten erlaubt umfangreiche, detaillierte Analysen, die Ihnen wichtige Insights in Ihre Geschäftsprozesse bringen. Reichen Ihnen die vorhandenen Statistik-Widgets nicht aus, können Sie mit dem Baukasten eigene Auswertungen erstellen.

Die Dashboard-Statistiken inkl. dem Statistik-Baukasten berücksichtigen Adressen, Immobilien oder Aktivitäten. Diese können Sie per Filter eingrenzen, wenn nur bestimmte Datensätze ausgewertet werden sollen. Innerhalb der Konfiguration können Sie den zeitlichen Bezug bestimmen, dies können Sie jedoch auch flexibel über die Filterleiste oben im Dashboard. Wie Sie Auswertungen im Detail aufsetzen, lesen Sie hier. Für konkrete Eindrücke präsentiert Jan Mettenbrink von maison Immobilien in diesem Video, wie sich Statistiken konkret im Alltag einbinden lassen.

Haben Sie eine nützliche Auswertung erstellt, von der andere Kollegen in Ihrem Unternehmen profitieren sollen, können Sie die Statistik als Vorlagen speichern. Sie erscheint dann beim Hinzufügen neuer Widgets unter „Gespeicherte Vorlagen”. So können Ihre Mitarbeiter die gleichen Auswertungen auf Ihrem Dashboard hinzufügen. 

Tipp: Die Verwaltung von Statistik-Vorlagen und die Sichtbarkeit von Statistiken können Sie mit Benutzerrechten einschränken.

Immobilienstatistiken: Behalten Sie den Überblick über Vermarktungsaktivitäten

Der Reiter „Statistiken” in Immobilien (und Adressen) wertet alle Aktivitäten zum jeweiligen Datensatz aus. Wie bei den Dashboard-Statistiken fügen Sie hier mit dem Plus links oben Statistik-Widgets hinzu. Das gibt Ihnen eine praktische Übersicht für interne Zwecke, z. B. die Höhe der Vermarktungskosten, wie viele Interessenten es gibt, wie viele davon den Widerruf bestätigt haben und vieles mehr.

Achtung: Die Konfiguration der Immobilienstatistik geschieht global und nicht pro Immobilie.

Immobilienstatistik

Wie beim Statistik-Baukasten lassen sich auch hier mit den Widgets „Aktivitäten-Statistik” sowie „Zugeordnete Übersicht” eigene Auswertungen erstellen. Zur besseren Übersicht können Sie den Statistik-Reiter innerhalb der Immobilie in mehrere Unterreiter unterteilen. Denkbar wäre z. B. eine Aufteilung nach internen Messwerten und Auswertungen, die Sie dem Auftraggeber zur Verfügung stellen. Die Immobilienstatistik gibt Ihnen konkrete Schlüsselindikatoren zum Vermarktungserfolg der Immobilie. Hilfreiche Impulse finden Sie auch in unserem Video aus der Reihe „onOffice effizient nutzen”.

Eigentümer-Reporting: Halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden

Das Eigentümer-Reporting basiert auf der Immobilienstatistik. Auswertungen beispielsweise zu Absagegründen eignen sich als Beleg für den Auftraggeber. Für jedes Widget definieren Sie per Checkbox, ob die jeweilige Statistik dem Eigentümer bereitgestellt werden darf oder ob sie nur für interne Zwecke gedacht ist.

Alle Widgets, die für das Eigentümer-Reporting freigegeben sind, lassen sich per Web-Ansicht versenden. Dabei haben Sie die Wahl zwischen den Modi Live oder Fix, also ob sich die Auswertung in Echtzeit aktualisiert oder ob die Werte zum Zeitpunkt des Versands fixiert werden. Wir bieten dazu die Vorlagen „Objekt-Statistik Live” oder „Objekt-Statistik Fix”, Sie können jedoch Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Erforderlich ist lediglich das Makro _objektstatistik (mit dem Parameter live oder fix).

Tipp: Formulieren Sie die Titel der Widgets, die dem Eigentümer gesendet werden, als Frage. Diese Titel werden in der Webansicht als Überschrift der Statistik angezeigt. Fragen wirken verständlicher und eingängiger.

System-Statistiken: Interne Kennzahlen auswerten

Informationen über Ihre onOffice enterprise Version, wie Speicherverbrauch, Kosteninformationen oder Mitarbeiterstatistiken, bieten wichtige Kennzahlen für interne Zwecke. Das System bietet hier eine Auswertung der Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter, die Sie zur Beurteilung oder leistungsabhängigen Vergütung heranziehen können. Informationen zur Arbeitszeiterfassung runden das Reporting ab. Im Folgenden erklären wir den Unterschied zwischen der Benutzer- und der Mitarbeiterstatistik.

Benutzerstatistik 

Unter „Benutzer” können Sie eine detaillierte Auflistung aller Aktivitäten eines Benutzers einsehen, wobei Sie mehrere Auswahlmöglichkeiten für den Zeitraum haben. Unter „Bemerkung” finden Sie die genaue Beschreibung der Aufgaben oder den Textauszug der E-Mail sowie die verknüpften Datensätze für Adressen und Immobilien. Für diese Funktion sind aufgrund der Daten administrative Zugriffsrechte erforderlich.

Mitarbeiterstatistik

Hier können Sie die Auswertung für E-Mails, Telefonate, Aufgaben und Termine für Mitarbeiter oder Gruppen einsehen, jedoch ohne Details, wobei Sie den Zeitraum hier frei definieren können. Der größte Unterschied zur Benutzerstatistik besteht jedoch darin, dass Sie den Zugriff hier per Benutzerrecht steuern können. So können Sie z. B. gestatten, dass der betreffende Mitarbeiter die Statistik abrufen kann, um seine eigenen Aktivitäten zu prüfen.

Mitarbeitermotivation mit dem Erfolgscockpit

Klare Ziele sind entscheidend für die Mitarbeitermotivation. Die Auswertung von Aktivitäten lässt sich intern dafür nutzen: Das Erfolgscockpit von onOffice enterprise wertet die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter aus und erstellt eine Übersicht mit den erreichten Zielvorgaben auf dem Dashboard. Der Mitarbeiter hat seinen Arbeitsfortschritt also täglich im Blick. In den Benutzereinstellungen definieren Sie Monatsziele für Aktivitäten, beispielsweise Zielwerte für Telefonate, Termine oder Besichtigungen pro Monat. Sie können mehrere Cockpits mit unterschiedlichen Zielvorgaben erstellen, beispielsweise für verschiedene Abteilungen, bei denen jeweils andere Aktivitäten relevant sind.

Erfolgscockpit

Das fertig konfigurierte Cockpit können Sie den betreffenden Benutzern zuordnen und individuell anpassen, falls im Einzelfall für den Mitarbeiter abweichende Zielvorgaben gelten.

Für Teamleiter und Führungspersonen gibt es ebenfalls ein Dashboard-Widget, mit dem Sie die erbrachten Leistungen Ihrer Teams im Blick behalten und im Problemfall rechtzeitig gegensteuern können. Mehr zur Einrichtung und Funktionsweise des Erfolgscockpits lesen Sie in unserer Online-Hilfe.

Die Macht der Zahlen nutzen

Ob Argumentationsgrundlage für den Auftraggeber oder Mitarbeitermotivation – die statistische Analyse Ihrer Datenbank gibt Ihnen wertvolle Erkenntnisse, die Sie im Alltag in konkrete Maßnahmen umsetzen können. Die Vielfalt der Möglichkeiten hat Sie neugierig gemacht? Dann testen Sie jetzt onOffice enterprise und entdecken Sie Ihre Vorteile!

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

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