So gelingt der Softwarewechsel in Ihrem Unternehmen

Softwarewechsel

Sie haben sich entschieden, eine neue Software für Ihr Unternehmen zu nutzen. Diese soll Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und bietet vielfältige Möglichkeiten. Doch die Entscheidung für ein neues Programm ist nur der erste Schritt, denn die Herausforderungen beginnen häufig, wenn die Vorstellungen von Mitarbeitern und Geschäftsführung zusammengebracht werden sollen. Die Einführung einer neuen Software ist eine Herausforderung für alle Beteiligten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Aufgabe am besten angehen. 

Inhaltsverzeichnis:

  1. Diese Fragen sollten Sie sich stellen
  2. Kommunikation als wichtige Grundlage 
  3. Setzen Sie sich Ziele
  4. Schaffen Sie passende Rahmenbedingungen
  5. Umsetzung und Onboarding
  6. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
  7. onOffice erleichtert Ihnen den Wechsel

Diese Fragen sollten Sie sich stellen

Bei der Wahl Ihrer neuen Software sollten Sie überlegen, welche Funktionen und Eigenschaften besonders wichtig sind. Schließlich soll das neue Programm insbesondere Ihre Mitarbeiter unterstützen und ihnen die Arbeit erleichtern. Berücksichtigen Sie daher die Bedürfnisse der künftigen Anwender: In welchen Bereichen soll die Software sie unterstützen, welche Prozesse soll sie erleichtern? Konzentrieren Sie sich auf nötige Anwendungspunkte. Haben Sie auch das Entwicklungspotenzial des neuen Programms im Blick: Ist es weiterhin geeignet, wenn das Unternehmen wächst? Lässt es sich an Marktveränderungen anpassen?

Kommunikation als wichtige Grundlage 

Die Nutzung einer neuen Software ist eine große Umstellung für alle Mitarbeiter. Je früher Sie alle Beteiligten involvieren, desto höher ist die Chance auf Akzeptanz. Wenn erstmals über die neue Software gesprochen wird, kann es zu Widerstand und Unmut kommen. Viele Menschen lassen sich von Veränderungen verunsichern, da sie nicht wissen, ob sie damit zurechtkommen. Sehen Sie dies nicht als Ablehnung Ihnen gegenüber an, sondern nehmen Sie es zum Anlass, Ihren Mitarbeitern Ängste zu nehmen und ihnen zu zeigen, dass Sie sich bewusst sind, welche große Veränderung eine neue Software darstellt. Stellen Sie auch heraus, dass das neue Programm für alle auf lange Sicht Vorteile bietet – auch, wenn der Aufwand zu Beginn recht groß erscheint. Durch Gespräche mit Ihren Mitarbeitern erfahren Sie schnell, falls es an manchen Stellen Schwierigkeiten gibt. So können Sie zeitnah gegensteuern, damit Probleme sich nicht verfestigen. 

Kommunikation

Setzen Sie sich Ziele

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung einer neuen Software sind konkrete Ziele. Sie helfen dabei, alle Beteiligten an Bord zu haben: Was soll das neue Programm verbessern? Wer soll damit arbeiten? Welche Prozesse müssen angepasst werden? Ziele helfen Ihnen auch dabei, Ihren Erfolg zu messen. Werden die gesteckten Ziele erreicht? Oder gibt es Probleme, die die Zielerreichung verhindern? Je klarer Sie Ihre Ziele vorab formulieren, desto leichter fällt es Ihnen, sie immer im Blick zu behalten. 

Schaffen Sie passende Rahmenbedingungen

Überlegen Sie, wie Sie Ihr neues Projekt erfolgreich starten können. Die Rahmenbedingungen für die neue Software involvieren natürlich Ihr IT-Team – die technischen Grundlagen sind wichtig, um überhaupt beginnen zu können. Außerdem sollten Sie einen oder mehrere Ansprechpartner im Unternehmen festlegen, an die sich Ihre Mitarbeiter bei Fragen, Problemen oder Anregungen wenden können. Diese Ansprechpartner müssen die Möglichkeit haben, ihre regulären Aufgaben weiterhin erfüllen zu können – es sei denn, sie werden komplett für die Softwareimplementierung abgestellt. Legen Sie auch fest, welche Priorität die Einführung der Software gegenüber anderen Projekten hat. Ist sie so wichtig, dass alles andere in den Hintergrund rückt? Oder können Sie erst einmal mit Ihrem bestehenden Programm weiterarbeiten, während die Vorbereitungen für die neue Software im Hintergrund weiterlaufen?  

Umsetzung und Onboarding

Nach der Vorbereitung geht es an die Umsetzung. Erstellen Sie hierfür einen detaillierten Plan inklusive Deadlines. Welche Schritte sind für alle Mitarbeiter relevant, welche finden erst einmal im Hintergrund statt? Involvieren Sie so früh wie möglich Personen in Ihrem Unternehmen, die einen großen Einfluss auf die Meinung der anderen Mitarbeiter haben. Je mehr sich für die Software aussprechen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie gut angenommen wird. Wichtig ist, dass Sie offen mit Ihrem Vorhaben umgehen. So wissen alle Beteiligten, was auf sie zukommt.

Neben dem Onboarding Ihrer Mitarbeiter müssen auch alle technischen Prozesse umgesetzt werden. Ihre Daten müssen aus der alten in die neue Software importiert werden. Für Immobilienmakler sind vor allem Kundendaten und aktuelle Immobilien wichtig. Hierfür sollte Ihnen ein Experte zur Seite stehen, damit keine Informationen verloren gehen. 

Onboarding von Mitarbeitern

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Eine schrittweise und verständliche Einarbeitung in die neue Software ist essenziell für die effektive Nutzung. Engagieren Sie für Schulungen einen Experten, der das Programm besonders gut kennt und die einzelnen Funktionen verständlich erklärt. In Kleingruppen können Fragen beantwortet werden und es ist sichergestellt, dass jeder die Software tiefgehend kennenlernt. Alternativ können Sie auch nur einige Ihrer Mitarbeiter schulen lassen, die dann wiederum die Einarbeitung ihrer Kollegen übernehmen. Durch den Live-Einsatz der neuen Software können Sie sicher auch die letzten Skeptiker überzeugen. Bei diesem Vorgehen muss die Schulung für die Vorreiter besonders intensiv sein, damit sie ihr Wissen richtig weitergeben können. Bei onOffice bieten wir Ihnen Schulungen auf verschiedenen Kenntnisstufen, damit jeder Teilnehmer an seinem aktuellen Stand abgeholt wird. 

onOffice erleichtert Ihnen den Wechsel

Der Wechsel zu einer neuen Anwendung ist nicht immer einfach. Er ist mit vielen logistischen und personellen Maßnahmen verbunden. Wenn vertragliche Verpflichtungen beim alten Softwareanbieter bestehen, sind auch finanzielle Faktoren oft ein Grund, den Wechsel hinauszuzögern. Nicht mit onOffice: Als Partner der Makler gewähren Ihnen Sonderkonditionen für Ihren Start mit onOffice enterprise.

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

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