Es ist Montagmorgen – und Sie erwartet eine Flut an E-Mails. Jede Menge Kunden und Interessenten haben sich am Wochenende bei Ihnen gemeldet. Während Sie die Fälle nacheinander abarbeiten, merken Sie, dass ein unbekannter Absender sich auf eine ältere E-Mail bezieht, die Sie in Ihrem Postfach nicht mehr finden. Sie fragen sich: Was jetzt? – Wir sagen Ihnen wie es weitergeht!
Jeder kennt das unangenehme Gefühl, wenn wichtige Akten und Dokumente nicht auffindbar sind. An der Grenze zur Schnappatmung bricht einem der kalte Schweiß aus.
onOffice verhindert dies beispielsweise, indem alle Aktivitäten mit einer Immobilie und / oder Adresse verknüpft sind. Selbst wenn die E-Mail mit dem wichtigen Anhang aus dem Postfach gelöscht wird, ist sie über die Aktivitäten bzw. das Maklerbuch noch immer abrufbar.
Probleme gibt es dann, wenn man Korrespondenz von Absendern erhält, die noch nicht in der Datenbank erfasst sind. Diese sind dann nur noch über das Postfach auffindbar.
Je nach E-Mail-Programm ist die Suche mal mehr, mal weniger zeitaufwendig. Meist müssen alle Ordner einzeln durchsucht werden. Wenn dann auch noch mehrere Postfächer infrage kommen, erhöht sich der Aufwand für die Suche schlagartig.
Überschlägt man bei einem Büro mit mehreren Mitarbeitern einmal den Zeit- und Nervenaufwand, der mit der Suche nach E-Mails verbunden ist, wird die Sache auf Dauer ziemlich kostspielig.
Einen großen Frustfaktor bergen E-Mail-Anhänge – gerade dann, wenn sie die gesuchte Information beinhalten. Kaum ein E-Mail-Client ist in der Lage, E-Mail-Anhänge auszulesen und zu durchsuchen.
E-Mail-Archivierung klingt erst mal langweilig, doch es steckt mehr dahinter, als die einfache Speicherung von E-Mails. Erstmal bedeutet sie keinen weiteren Zeitaufwand, denn Sie arbeiten genauso wie sonst. Die Archivierung läuft automatisch im Hintergrund.
Die E-Mail-Archivierung in onOffice analysiert und indexiert jede E-Mail Wort-für-Wort. Das bedeutet, jede E-Mail lässt sich jederzeit durch eine Schlagwort-Suche wiederfinden. Dabei werden alle Ordner parallel durchsucht, sodass die gesuchte E-Mail schneller gefunden wird.
Zusätzlich unterstützt das Archivierungssystem über 1.300 verschiedene Dateiformate für E-Mail-Anhänge. Das heißt: Der Anhang jeder E-Mail wird ebenfalls indexiert. So können Sie nicht nur nach dem Titel eines Dateianhangs suchen, sondern nach Stichworten aus dem Inhalt. Selbst ZIP-Dateien können ausgelesen werden. Auf diese Weise finden schnell Sie die ursprüngliche E-Mail und den dazugehörigen Anhang.
Was macht unsere E-Mail-Archivierung sonst noch besonders? Selbst wenn E-Mails nicht verloren gehen, weil sie in den Aktivitäten gespeichert sind, gibt es ein Problem, denn die Speicherung als reine Aktivität in onOffice ist nicht revisionssicher. Was bedeutet das? Revisionssicher ist die Archivierung von (elektronischen) Dokumenten dann, wenn die Speicherung unmittelbar, nicht veränder- oder manipulierbar erfolgt. E-Mails lassen sich jedoch vergleichsweise leicht manipulieren.
Damit Sie für die revisionssichere Archivierung nicht jede einzelne E-Mail ausdrucken und abheften müssen, nutzt unsere E-Mail-Archivierung den Service von Benno MailArchiv, der alle E-Mails samt ihren Anhängen automatisch revisionssicher archiviert.
Sie erhalten das Tool in unserem praktischen Absicherungspaket.
Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.
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