Alle E-Mails, die eine Geschäftsanbahnung und -durchführung betreffen, müssen revisionssicher archiviert werden. Das betrifft Auftragsbestätigungen und das Stornieren von Aufträgen, Absprachen zur Höhe des Kaufpreises oder der Miete, zur Provisionshöhe oder -anpassung, zu Gemeinschaftsgeschäften, zum Einräumen von Rabatten oder Skonto. Umso unangenehmer ist es, wenn wichtige Dokumente oder Korrespondenzen nicht auf Anhieb auffindbar sind. onOffice beugt hier vor, indem alle Aktivitäten mit einer Immobilie und / oder Adresse verknüpft werden. Selbst wenn die E-Mail mit dem wichtigen Anhang aus dem Postfach gelöscht wird, ist sie über die Aktivitäten bzw. das Maklerbuch zumindest noch immer abrufbar. Probleme ergeben sich, wenn man Korrespondenz von Absendern erhält, die noch nicht in der Datenbank erfasst sind. Diese E-Mails sind nur über das Postfach auffindbar. Was aber, wenn man die E-Mail versehentlich gelöscht hat? In diesem Fall sichern Sie sich mit der automatischen E-Mail-Archivierung ab.
Hinter dem Begriff steckt mehr als die einfache Speicherung von E-Mails. Erstmal bedeutet sie keinen weiteren Zeitaufwand, denn die Archivierung läuft automatisch im Hintergrund. Alle E-Mails Ihrer Domain, also Posteingänge und -ausgänge samt der Anhänge, werden unmittelbar und dauerhaft gemäß den GoBD-Anforderungen gespeichert. Es ist Pflicht, dass eine E-Mail, die etwa am Freitagnachmittag um 15 Uhr eintrifft, direkt archiviert wird und nicht erst zu Beginn der neuen Arbeitswoche. Auch für die Datensicherheit ist gesorgt: Den Zugriff auf das E-Mail-Archiv können Sie passwortgeschützt konfigurieren und nur bestimmten Personen einräumen, wie etwa den Mitarbeitern der Buchhaltung.
Was macht unsere E-Mail-Archivierung noch besonders? Selbst wenn E-Mails nicht verloren gehen, weil sie in den Aktivitäten gespeichert sind, gibt es ein Problem, denn die Speicherung als reine Aktivität in onOffice enterprise ist nicht revisionssicher. Was bedeutet das? Revisionssicher ist die Archivierung von (elektronischen) Dokumenten dann, wenn die Speicherung unmittelbar, nicht veränder- oder manipulierbar erfolgt. E-Mails lassen sich jedoch vergleichsweise leicht manipulieren.
Damit Sie für die revisionssichere Archivierung nicht jede einzelne E-Mail ausdrucken und abheften müssen, nutzt unsere E-Mail-Archivierung den Service Benno MailArchiv von LWsystems, der alle E-Mails samt ihren Anhängen gemäß den GoBD-Anforderunge automatisch revisionssicher speichert. Die Handhabung ist selbsterklärend und Sie erfüllen ohne Mehraufwand die rechtlichen Vorgaben. Dank der umfassenden Archivierung werden alle Vorgänge dokumentiert, was im Falle einer juristischen Auseinandersetzung entscheidend ist. Wie ausschlaggebend die Dokumentation in onOffice enterprise im Rechtsstreit war, lesen Sie in diesem Artikel des Immobilien-Markt Magazins.
Je nach E-Mail-Programm ist die Suche mal mehr, mal weniger zeitaufwendig. Wenn mehrere Postfächer in Frage kommen, erhöht sich der Aufwand für die Suche. Einen großen Frustfaktor bergen E-Mail-Anhänge – gerade dann, wenn sie die gesuchte Information beinhalten. Kaum ein E-Mail-Client ist in der Lage, E-Mail-Anhänge auszulesen und zu durchsuchen. Überschlägt man bei einem Büro mit mehreren Mitarbeitern den zeitlichen Aufwand, der mit der Suche nach E-Mails oder Anhängen verbunden ist, kann dies auf Dauer ein beachtlicher Kostenfaktor sein.
Die E-Mail-Archivierung in onOffice erleichtert die Suche enorm: Jede E-Mail wird analysiert und Wort-für-Wort indexiert. Das bedeutet, E-Mails lassen sich jederzeit durch eine Schlagwortsuche wiederfinden. Zusätzlich unterstützt das Archivierungssystem über 1.300 verschiedene Dateiformate für E-Mail-Anhänge von Bildformaten wie jpeg-Dateien bis hin zu xml-Tabellen. Der Anhang jeder E-Mail wird ebenfalls indexiert. So können Sie alle E-Mails und alle jemals empfangenen Dateianhänge nicht nur nach dem Titel eines Dateianhangs suchen, sondern nach Stichworten aus dem Inhalt. Selbst ZIP-Dateien können ausgelesen werden. Auf diese Weise finden Sie schnell die ursprüngliche E-Mail und den dazugehörigen Anhang.
Gemeinsam mit juristisch geprüften Vertragsvorlagen erhalten Sie die revisionssichere E-Mail-Archivierung in unserem praktischen Absicherungspaket. Steigern Sie die tägliche Produktivität, indem Sie E-Mails schnell und einfach finden!
Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.
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