Wie optimieren Sie interne Prozesse im Immobilienunternehmen?

Optimieren Sie interne Prozesse

Richtig umgesetzt bietet die digitale Immobilienvermarktung große Vorteile: Sie optimiert Arbeitsprozesse und spart Zeit und Kosten. Doch wie schöpfen Sie diese Potenziale voll aus? 

Der erste Schritt ist eine schonungslose Bestandsaufnahme, um sämtliche Aufgaben genau zu analysieren. Dazu stellen wir Ihnen eine einfache, aber effektive Checkliste zur Kategorisierung und Priorisierung zur Verfügung. Jede Aktivität sollte dabei kritisch und ehrlich hinterfragt werden.

Wie Sie Ihre Aktivitäten systematisch bewerten und die Produktivität mithilfe der Checkliste steigern, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Eliminieren Sie unnötige Aufgaben und finden Sie heraus, welche Aufgaben Sie automatisieren sollten!

Schaffen vs. beschäftigt sein

Jetzt mal ehrlich: Haben Sie heute schon etwas geschafft oder waren Sie einfach nur beschäftigt? Der Unterschied liegt in der Effektivität und dem tatsächlichen Fortschritt gemessen an Ihren Zielen.

So kann es sein, dass Sie den ganzen Tag lang arbeiten, Aufgaben abhaken und Dinge erledigen, aber am Ende des Tages keine greifbaren Ergebnisse erzielt haben. Dann waren Sie zwar die ganze Zeit beschäftigt, haben aber wenig erreicht.

Produktives Arbeiten bedeutet dagegen, tatsächlich Ergebnisse zu erzielen.. Sie konzentrieren sich auf die wichtigen Aufgaben und erledigen diese mit Effizienz. Der Fokus liegt dabei nicht auf der reinen Quantität der erledigten Aufgaben, sondern auf der Qualität und dem Fortschritt im Hinblick auf die übergeordneten Ziele. 

Statt den ganzen Tag mit nebensächlichen Aufgaben zu verbringen, können Sie in kurzer Zeit viel mehr erreichen, wenn Ihre Arbeitsabläufe effizient strukturiert sind und Sie sowohl produktiv als auch fokussiert an den richtigen Aufgaben arbeiten.

Jeder Mensch profitiert von einer effektiven Zeitplanung und klaren Prioritäten. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Aufgaben zu erledigen, sondern um die grundlegende Verbesserung der eigenen Produktivität und des persönlichen Wohlbefindens.

Aber wie genau finden Sie heraus, welche Aufgaben Sie lediglich beschäftigen, aber Ihren Zielen nicht näher bringen? 

Arbeitsabläufe optimieren bedeutet Schwachstellen identifizieren

Immer wieder wenden sich Immobilienunternehmen an uns, um ihre Prozesse zu optimieren. Sie wissen, dass sie mit onOffice enterprise ein leistungsstarkes System haben, um Produktivität und Effizienz zu steigern. Aber auf die Frage, welche Abläufe konkret optimiert werden sollen, wissen viele zunächst keine Antwort. Es soll einfach „besser” laufen. 

Am Anfang jeder Optimierung steht daher eine umfangreiche Bestandsaufnahme:

  • Welche Aufgaben fallen bei jedem Mitarbeiter an?
  • Gibt es sich wiederholende Tätigkeiten oder manuelle Arbeitsschritte?
  • Können einige davon delegiert, automatisiert oder sogar eliminiert werden?
  • Wie ist die Software eingerichtet? Werden alle Funktionen ausgeschöpft?

Im Rahmen unserer Beratung nehmen wir uns Zeit für diese Analyse und entwickeln daraus einen individuellen Maßnahmenkatalog für Ihr Unternehmen. Mit diesem Katalog richten Sie onOffice enterprise so ein, dass die Software Sie in Ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt. 

Checkliste Dokumente

Aktivitätenmanagement: Betriebliche Abläufe optimieren

Das Aktivitätenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Optimierung betrieblicher Abläufe. Indem Sie die verschiedenen Aktivitäten in Ihrem Unternehmen analysieren und organisieren, können Sie die Effizienz steigern, Engpässe identifizieren und Ressourcen effektiv einsetzen.

  • Priorisierung: Die erste Stufe des Aktivitäten-Managements ist die genaue Bestimmung und Priorisierung der verschiedenen Aktivitäten im Unternehmen. Dabei sollten Sie zwischen wichtigen Aktivitäten mit hohem Mehrwert und weniger wichtigen Aktivitäten unterscheiden.
  • Prozessoptimierung: Durch die Analyse der Aktivitäten können Sie ineffiziente Prozesse ermitteln und optimieren. Dies beinhaltet auch die Überprüfung von Prozessschritten, die entfernt oder automatisiert werden können, um den Ablauf zu vereinfachen und Zeit zu sparen.
  • Ressourcenverteilung: Eine effektive Zuweisung von Ressourcen wie Personal, Zeit, Materialien und Technologie ist entscheidend. Gutes Aktivitäten-Management stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
  • Automatisierung: In vielen Fällen können bestimmte Aktivitäten automatisiert werden, um Zeit und Kosten zu sparen. Durch den Einsatz von Softwarelösungen können Sie manuelle Aufgaben automatisieren und Fehler minimieren.

Unsere Checkliste basiert auf der Eisenhower-Matrix – einer bewährten Methode zur Effektivitätsoptimierung und zur Steigerung der Produktivität. Diese Matrix kategorisiert Aktivitäten in vier Bereiche: 

  • Wichtig + Dringend
  • Wichtig + nicht dringend
  • Nicht wichtig + Dringend
  • Nicht wichtig + nicht dringend

Intensivieren: Dringend und wichtig

Der erste Quadrant umfasst sowohl wichtige als auch dringende Aufgaben. Diese sollten mit hoher Priorität erledigt werden, da sie einen direkten Einfluss auf Ihre Ziele haben. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Qualität Ihrer Arbeit und effektive Problemlösungen.


Automatisieren: Dringend, aber nicht wichtig

Der zweite Quadrant enthält Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wirklich wichtig sind. Oftmals werden wir von diesen Aufgaben abgelenkt oder getrieben, dabei tragen sie nicht wesentlich zu unseren Zielen bei. Sie sollten diese Aufgaben delegieren oder automatisieren, um Zeit und Energie für die wichtigen Aufgaben zu haben.

Terminieren: Wichtig, aber nicht dringend

In den dritten Quadranten gehören Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben beinhalten langfristige Ziele, strategische Planung oder persönliche Entwicklung. Nehmen Sie sich hierfür Zeit, indem Sie einen festen Termin für die Bearbeitung einplanen, und gehen Sie diese Aufgaben bewusst an, um langfristige Erfolge zu erzielen.

Weder dringend noch wichtig

Der vierte Quadrant beinhaltet Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Diese Aufgaben sind in der Regel Ablenkungen, Zeitverschwendung oder unwichtige Aktivitäten. Sie sollten vermieden oder minimiert werden, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Die Kategorisierung nach der Eisenhower-Matrix hilft Ihnen bei der Priorisierung von Aufgaben, um Ihre Produktivität zu steigern, Fristen einzuhalten und Ziele effizient zu verfolgen. Diese Herangehensweise hat sich als sehr wirksam erwiesen und kann Ihr Zeitmanagement deutlich verbessern.

Wie lassen sich Aktivitäten bewerten? Unsere Checkliste hilft.

Bei der Bestandsaufnahme Ihrer täglichen Aufgaben sollten Sie jede einzelne Tätigkeit sorgfältig dokumentieren und in unserer Checkliste festhalten.

Sobald die Aufgabenliste vollständig ist, sollten Sie jeden Eintrag kritisch hinterfragen und ihn auf Dringlichkeit und Wichtigkeit überprüfen. Das Ergebnis notieren Sie dann in der Eisenhower-Matrix.  

Die Checkliste zeigt Ihnen anschließend auf einen Blick, wo Sie Zeit sparen können. So erzielen Sie bessere Ergebnisse, schaffen Freiräume für neue Projekte und können vor allem Ihre Motivation und Arbeitszufriedenheit deutlich steigern.

Zwei Frauen diskutierend vor dem Laptop

Mit Hilfe unserer Checkliste strukturieren Sie Ihren Alltag so optimal wie möglich. 

Fazit Leistungsfähigkeit

Durch gezieltes Aktivitäten-Management können Sie betriebliche Abläufe optimieren. Die auf der Eisenhower-Matrix basierende Checkliste hilft bei der Bewertung von Aktivitäten für eine Bestandsaufnahme zur Kategorisierung und Priorisierung, damit Sie Ihre Potenziale voll ausschöpfen. 

Wenn Sie insbesondere Ihre digitalen Vermarktungsaktivitäten gezielt auf Automatisierungspotenziale untersuchen und entsprechend handeln, können Sie Ihren Workflow erheblich verbessern. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie sparen Zeit und Ressourcen, minimieren Fehlerquellen und steigern die Effizienz Ihres gesamten Teams. 

Falls Sie Unterstützung benötigen, nutzen Sie unser Consulting. Unser Team hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und onOffice enterprise effizient aufzusetzen. 

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

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