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PDFdesigner: Wir beantworten Ihre häufigsten Fragen

Fragen zum PDFdesigner

Der PDFdesigner in onOffice enterprise wird kontinuierlich weiterentwickelt und bietet sehr viel Gestaltungsspielraum. Bei der Vielzahl von Möglichkeiten kann es schwer sein, den Überblick zu behalten. Immer wieder erreichen uns Fragen zum Thema Exposégestaltung. Die häufigsten Fragen haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengetragen und beantwortet. 

Wie gebe ich Fotos für Bildergalerien frei?

Schaffen Sie Variation, indem Sie Bilder exklusiv für Ihr Exposé freigeben. So bieten Sie dem Betrachter einen Mehrwert, statt die identischen Inhalte aus dem Online-Inserat zu wiederholen. Welche Bilder im Exposé angegeben werden, steuern Sie an zwei Stellen: zentral in den Grundeinstellungen oder individuell pro Bild. Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Allgemein finden Sie links den Bereich „neu eingestellte Bilder (Dateitypen) aktivieren“. Dort definieren Sie per Checkbox, welche Datentypen grundsätzlich für die Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen freigegeben sind.

Globale Veröffentlichungen

Abweichend von diesen Grundeinstellungen können Sie für jedes Foto die Veröffentlichung separat anpassen. Wählen Sie in der Immobilie eine oder mehrere Dateien zur Bearbeitung aus. Unten rechts wird daraufhin der Bereich „Veröffentlichung“ aktiv. Hier können Sie steuern, an welcher Stelle die ausgewählten Dateien veröffentlicht werden.

Individuelle Veröffentlichung

Sobald die Bilder für PDF-Exposés freigegeben sind, werden Sie von der Bildergalerie-Seite im PDFdesigner berücksichtigt. Mit den globalen und individuellen Veröffentlichungsoptionen schaffen Sie Variation zwischen den verschiedenen Kanälen und stellen sicher, dass jeder Touchpoint dem Kunden einen Mehrwert bietet.

Wie füge ich mehrere Bildergalerien hinzu?

Sie können im PDFdesigner mehrere Bildergalerien hinzuzufügen, die unterschiedliche Fotos ausgeben. Besonders bei einer großen Anzahl von Fotos lockern Sie das Exposé auf, indem Sie die Bilder gleichmäßig verteilen. Öffnen Sie die Bildergalerie-Seite. In den Einstellungen rechts können Sie die Auswahl der Bilder steuern. 

Bildergalerie Menü

Die entscheidende Angabe ist die „Anzahl der Bilder insgesamt“, also wie viele Bilder pro Bildergalerie maximal ausgegeben werden. Entsprechend der Sortierung zeigt die Bildergalerie die Fotos in der Reihenfolge, wie sie in der Immobilie hinterlegt sind, und stoppt nach der Begrenzung der maximalen Zahl. Fügen Sie an einer anderen Stelle eine weitere Bildergalerie-Seite ein, wird die Zählung fortgesetzt – es werden also die Bilder eingefügt, die bisher noch nicht gezeigt wurden. Jede Bildergalerie kann je nach Format der Bilder mit Layout-Mustern unterschiedlich gestaltet werden. So können Sie beispielsweise in der ersten Bildergalerie nur querformatige Bilder ausgeben lassen, mit je zwei Bildern pro Seite. In einer zweiten Bildergalerie können Sie schließlich alle hochformatigen Bilder darstellen, die jeweils eine ganze Seite füllen. Eine abwechslungsreiche Bebilderung macht Ihr Exposé attraktiver

Wie verteile ich Informationen auf mehrere Datenblöcke?

Um Ihr Exposé aufzulockern und den Betrachter nicht mit einer langen Datentabelle zu überfordern, können Sie die Seite „Datenblock“ mehrfach hinzufügen und an verschiedenen Stellen platzieren. Bei der Datenblock-Seite finden Sie rechts das Menü „Datenblocktabelle“. Dort wählen Sie aus, welche Kategorien aus dem Immobiliendatensatz im Datenblock dieser Seite ausgegeben werden. Setzen Sie einfach bei der gewünschten Kategorie das Häkchen.

Datenblock Menü

Wie steuere ich die Ausgabe der Informationen in Datenblöcken?

Sollte es Felder geben, die Sie nicht in der Datenblocktabelle ausgeben möchten, können Sie die Anzeige in der Administration anpassen. Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Eingabefelder >> Modul: Immobilien wählen Sie unter „Kategorie“ die jeweiligen Daten aus. In der Tabelle steuern Sie anschließend per Checkbox die Anzeige für Word-, HTML, oder PDF-Exposés. „K“ und „L“ stehen dabei für die Kurz- bzw. Langversion des jeweiligen Exposés. Entfernen Sie hier die Checkboxen, wenn das Feld in der Datentabelle nicht dargestellt werden soll. So vermeiden Sie, dass beispielsweise Angaben, die zur reinen internen Verwaltung gedacht sind, im Exposé erscheinen und beim Betrachter ggf. für Verwirrung sorgen.

Datenblöcke

Wie kann ich Exposés mit Dokumentenmerkmalen individualisieren?

Es gibt Dateien, die Sie bei Bedarf ausgeben möchten, die aber nicht bei jeder Immobilie vorhanden sind? Dann eignen sich Dokumentenmerkmale ideal, um abweichende Inhalte trotzdem mit einer Standardvorlage abzudecken. Sie möchten beispielsweise eine Mietaufstellung oder andere Dokumente integrieren, sofern diese in der Immobilie vorliegen. Wählen Sie im Exposé im PDFdesigner die „Individuelle Seite“ aus und geben Sie bei Auswahl die „Immobilien-Datei“ an. Daraufhin öffnen sich weitere Auswahlfelder. Vergeben Sie das Dokumentenmerkmal, in unserem Beispiel  „Mietaufstellung“.

Dokumentenmerkmal 1

Beim Hochladen oder Bearbeiten der Dateien in der Immobilie können Sie das Dokumentenmerkmal vergeben

Dokumentenmerkmal 2

Generieren Sie anschließend ein Exposé, wird auf der individuellen Seite automatisch die Datei ausgegeben, die dem Dokumentenmerkmal entspricht. Es ist also nicht nötig, die Datei separat zu versenden. Weitere Dokumentenmerkmale definieren Sie in der Administration unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Singleselect >>: Modul: Dateien; Schlüsselfeld: Dokumentenmerkmale. Dokumentenmerkmale helfen Ihnen, Dateien und Dokumente unabhängig vom Dateityp oder Dateinamen automatisch ausgeben zu lassen.

Dokumentenmerkmal 3

Wie integriere ich eine virtuelle Tour im PDF-Exposé?

PDFs bieten nur wenige interaktive Möglichkeiten. Mit einem Trick lassen sich trotzdem virtuelle 360°-Rundgänge oder Videos in PDF-Exposés verlinken. Hinterlegen Sie die virtuelle Tour in den Immobilien-Dateien als Datei-Art „Link“. Im PDFdesigner fügen Sie der Exposévorlage eine Textseite hinzu und binden hier das OSG_Bilder-Makro ein. Das Makro erzeugt einen Link, den Sie entweder mit Text oder einem Bild maskieren sollten. Der Text könnte beispielsweise lauten „Rundgang starten!“. Markieren Sie diesen Text und nutzen Sie die Link-einfügen-Funktion im CKEditor. Statt der URL geben Sie das Makro ein, bei Protokoll wählen Sie <andere>. Die Syntax das Makros könnte beispielsweise so aussehen:

_OSG_BILDER(Link,1,free)#

Dieses Makro zieht die erste Datei des Typs „Link“ aus der Immobilie.

Virtuelle-Tour_Makro-Text

Alternativ können Sie den Link zur virtuellen Tour mit einem Bild maskieren. Fügen Sie dazu auf der Textseite ein allgemeines Symbolbild zur virtuellen Tour ein. Klicken Sie anschließend doppelt auf das Bild, öffnen sich die Bildeinstellungen. Im mittleren Reiter „Link“ fügen Sie in der URL-Spalte das OSG_Bilder-Makro ein. 

Virtuelle-Tour_Makro-Bild

Auf diese Weise wird aus dem Bild im fertigen PDF-Exposé ein anklickbarer Link, der den virtuellen Rundgang öffnet. So können Sie auch in einem PDF interaktive Inhalte teilen. Äquivalent zur Textseite lässt sich der Link zur virtuellen Tour per OSG_Bilder-Makro auch in der Kopf- oder Fußzeile einbinden. Hinweis: Denken Sie daran, bei der Zielseite „Neues Fenster (_blank)“ auszuwählen. Andernfalls schließt sich das Exposé beim Öffnen der virtuellen Tour.

Wie kann ich PDF-Grundrisse ausgeben?

Die Grundriss-Seite zieht alle Bilder mit der Datei-Art „Grundriss“ aus der Immobilie. Alle hinterlegten Grundrisse werden nacheinander ausgegeben, in der Reihenfolge, wie sie im Reiter „Dateien“ hinterlegt sind. Die Grundriss-Seite berücksichtigt jedoch nur die Dateiformate JPEG, BMP, GIF und PNG. Nicht selten liegen Grundrisse jedoch im PDF-Format vor – dann kann die Grundriss-Seite nicht auf die Datei zugreifen. In diesem Fall können Sie sich mit einer individuellen Seite behelfen: Laden Sie den PDF-Grundriss in der Immobilie hoch und vergeben Sie die Datei-Art „PDF-Bild“.

PDF-Grundriss 1

Fügen Sie anschließend im Exposé den Seitentyp „Individuelle Seite“ hinzu. Im Menü rechts wählen Sie unter „Auswahl“ die „Immobilien-Datei“ und geben bei Datei-Art „PDF-Bild“ an.

PDF-Grundriss 2

Damit Ihre Exposé-Vorlage für beide Fälle gewappnet ist, fügen Sie sowohl die Grundriss-Seite als auch die für PDF-Bilder konfigurierte individuelle Seite hinzu. Die Exposé-Vorlage gibt dann für jede Immobilie die Grundrisse korrekt aus, unabhängig davon, in welchem Format sie vorliegen.  

Wie lassen sich Fußzeilen anpassen?

Sie können die Fußzeile im PDFdesigner für Exposés sowie für PDF-Brief-Templates konfigurieren. Öffnen Sie die Grundeinstellungen des Exposés bzw. PDF-Brief-Templates und klicken Sie rechts auf „Erweiterte Einstellungen einblenden“. Aktivieren Sie die Checkboxen „Fußzeile einblenden“ sowie „Individuelle Fußzeile“ – bei dem zweiten Label handelt es sich um einen Link. Dieser öffnet das Bearbeitungsfenster für die individuelle Fußzeile.

Fußzeile anpassen

Standardmäßig besteht die individuelle Fußzeile aus einer Tabelle mit nur einer Spalte. Über das Drei-Punkte-Icon über der Textbox können Sie weitere Spalten hinzufügen oder später entfernen. Die Spaltenbreite können Sie per Prozentangabe frei konfigurieren

Mit den Funktionen aus dem CKEditor formatieren Sie die Fußzeile entsprechend Ihren Vorstellungen. Außerdem lassen sich Makros nutzen, um Angaben automatisiert zu befüllen. Bei den PDF-Brief-Templates können Sie bei der individuellen Seite auf ähnliche Weise die Kopfzeile anpassen. Mit dem hohen Grad an Individualisierbarkeit ist sichergestellt, dass die Gestaltung der Fußzeile Ihren Anforderungen entspricht.

Wie kann ich die Ansprechpartner-Seite anpassen?

Der Ansprechpartner gibt dem Unternehmen ein Gesicht, daher ist eine durchdachte Gestaltung dieser Seite wichtig. Öffnen Sie die Ansprechpartner-Seite im PDFdesigner, können Sie sich rechts unter „Layout Muster“ für eine Vorlage entscheiden: Mit oder ohne Foto, zentriert, rechts- oder linksbündig, Informationen neben oder unter dem Foto usw. Aktuell bietet der PDFdesigner sieben Layout-Muster für die Ansprechpartner-Seite. Sie bevorzugen ein anderes Layout? Die Kombiseite gibt Ihnen mehr Gestaltungsspielraum, weil Sie die verschiedenen Elemente individuell arrangieren können. Wählen Sie auf der Kombiseite z. B. links den Ansprechpartner und rechts einen anderen Seitentyp.

Ansprechpartner Kombiseite

Die Feinjustierung steuern Sie anschließend in den Einstellungen. Die wichtigste Entscheidung dabei ist, wer das Unternehmen gegenüber dem Kunden repräsentiert. Im Drop-Down-Auswahl „Ansprechpartner“ entscheiden Sie zwischen dem Ansprechpartner der Immobilie, Betreuer der Adresse oder der Immobilie sowie dem „Aufrufenden Benutzer“ – also demjenigen, der das Exposé generiert bzw. versendet. Der Ansprechpartner der Immobilie ist derjenige, dessen Makler-Datensatz bei der Immobilie als Ansprechpartner verknüpft ist. Außerdem wird auf dieser Seite der Rechtshinweis ausgegeben. Dieser wird automatisiert aus den Grundeinstellungen gezogen (Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Grunddaten). Auf der Ansprechpartner-Seite können Sie den Titel für diesen Rechtshinweis definieren.

Wie lassen sich Schriftarten anpassen?

In den Grundeinstellungen des Exposés finden Sie unter der Schmuckfarbe den Eintrag „Schriftart“: Sie haben die Auswahl zwischen 46 verschiedenen Schriften

Schriftarten anpassen

Neben der Auswahl finden Sie den Link „Schriftbeispiele anzeigen“, der ein PDF mit unserem Schriftenkatalog öffnet. In dieser Übersicht können Sie sich anhand der Beispiele einen Eindruck verschaffen, welche Schriftart Ihnen am meisten zusagt. Weitere Anpassungen der Schrift sind weiter unten in den Grundeinstellungen möglich: Hier finden Sie Konfigurationen zu Überschriften und Fließtext. Sie können die Schriftgröße und -farbe sowie die Ausrichtung anpassen, um Ihrem Exposé ein stimmiges Erscheinungsbild zu verleihen.

Schriftarten anpassen 2

PDF-Briefe: Was ist der Unterschied zwischen Vorlage und Template?

Mit dem PDFdesigner erstellen Sie nicht nur Exposé-Vorlagen, sondern auch Templates für PDF-Briefe. Bei diesen Templates geht es ausschließlich um die Gestaltung, nicht um den Inhalt des Briefes. Weil es bei der Unterscheidung zuweilen zu Missverständnissen kommt, möchten wir den Unterschied hier erläutern:

  • Template

Das Template bezeichnet das reine Design bzw. Layout ohne jeden Inhalt. Bei Briefen wird hier etwa festgelegt, wo und wie die Daten des Absenders oder die Rücksendedaten platziert oder wo welche Falzmarken gesetzt werden usw. Diese Elemente sind fest vorgegeben und können in den PDF-Briefvorlagen, die auf diesem Template basieren, nicht verändert werden. Die Gestaltung der Templates nehmen Sie im PDFdesigner vor.

  • Briefvorlage

Briefvorlagen enthalten den Inhalt des Briefes. Diesen erstellen Sie unter Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien. Wenn Sie eine neue Briefvorlage anlegen, fragt das System, welches Template dafür genutzt werden soll. Damit legen Sie das Layout und die vorgegebenen Daten des Briefes fest und füllen den Brief anschließend mit Inhalt. Sie können also mehrere Vorlagen mit dem gleichen Template erstellen.

Beispiel: Sie erstellen ein Template für Briefumschläge mit Sichtfenster, bei dem das Adressfeld des Empfängers nach DIN-Norm platziert ist. Sie haben darüber hinaus Schriftart und Fußzeile im Template angepasst. Mit diesem Template erstellen Sie nun mehrere Briefvorlagen, die alle für den Versand in den genormten Umschlägen vorgesehen sind. Bei anderen Briefformaten ist die Norm für das Adressfeld nicht nötig.

Ihre Exposés mit onOffice überzeugend gestalten

Das Exposé ist einer der wichtigsten Bausteine bei der Immobilienvermarktung. Der PDFdesigner erlaubt es Ihnen, Vorlagen an Ihre Corporate Identity anzupassen, die auf jede Immobilie anwendbar sind. Mit einem stimmigen Gesamtkonzept und einer konsistenten Außendarstellung schaffen Sie Vertrauen und wirken überzeugend. In unserer Video-Playlist gehen wir detailliert auf die Exposéerstellung ein. Weitere hilfreiche Videos finden Sie auf unserem onOffice YouTube-Kanal.

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