Die Immobilie ist erfolgreich verkauft, doch wie geht es weiter? Ihre erbrachten Leistungen sollten Sie dem Kunden nun zeitnah und übersichtlich in Rechnung stellen. Denn ein zuverlässiges Management der Zahlungen entscheidet über den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Bisher nutzen viele Maklerbüros separate Abrechnungssoftwares. Ab sofort bietet onOffice eine überzeugendere Lösung: Das neue Faktura kann das Rechnungswesen, also die Rechnungserstellung und Artikelverwaltung Ihres Unternehmens, abbilden.
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Die Abrechnung und buchhalterische Erfassung Ihrer Leistungen, kurz die Fakturierung, ist eine wichtige Aufgabe im Makleralltag. Mit Faktura von onOffice können Sie einfach und direkt in onOffice enterprise Rechnungen schreiben und automatisiert verschicken. Das Feature wurde unter anderem in der Adress- und Immobilienverwaltung als neuer Reiter hinterlegt. Der Status einzelner Rechnungen sowie die gesamte Belegübersicht werden hier übersichtlich und zentral dargestellt. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihren Zahlungsverkehr.
„Faktura ersetzt in den meisten Firmen die eigene Rechnungssoftware. Dadurch vereinfacht sich der Prozess merklich. Adress- und Rechnungsdaten der Kunden müssen nicht mehr extra in eine andere Software übertragen werden. Die Zeitersparnis ist einer der größten Benefits“, erläutert onOffice Inhaber Stefan Mantl. Die vollständige Integration in onOffice enterprise ermöglicht außerdem unternehmensweit einen einheitlichen Workflow bei der Rechnungsstellung.
Dank der übersichtlichen Darstellung sehen Sie auf einen Blick alle Belege sowie den Zahlungsstatus der einzelnen Forderungen. Diese Übersicht lässt sich danach filtern, welche Forderungen offen, bezahlt oder überfällig sind. Sie können die Rechnungen aus einem Datensatz oder einer Aufgabe heraus erstellen und mit den entsprechenden Immobilien verknüpfen. Alle Dokumente werden in den Maklerbuch-Aktivitäten als Datei gespeichert.
Eine große Stärke unserer Maklersoftware ist die Individualisierbarkeit. Auch Faktura ist nach Ihren Anforderungen konfigurierbar. So entscheiden Sie beispielsweise in den Faktura-Ansichten, welche Informationen Ihnen bei der Überwachung der Rechnungsbelege und Zahlungseingänge besonders wichtig sind. Nützliche Vorlagen für den Versand per E-Mail oder die Zustellung per Briefpost sind ebenfalls für Sie hinterlegt. Diese können Sie mithilfe von Makros individuell an Ihre CI anpassen, zum Beispiel mit Ihrem Unternehmenslogo.
Für typische Makler-Dienstleistungen wie die Immobilienbewertung, Beschaffung von Dokumenten, die Exposé-Erstellung und Provision sind bereits Artikel hinterlegt. Darüber hinaus lassen sich Artikel für weitere Rechnungsposten flexibel anlegen. Dank der übersichtlichen Auflistung der Leistungen können Sie diese je nach abgeschlossenem Vertrag einzeln abrechnen oder als Sammel- beziehungsweise Schlussrechnung generieren. Einmalzahlungen lassen sich genau wie wiederkehrende Zahlungen, also Abonnements, mit Faktura abrechnen. Auch Gutschriften, Rabatt- und Skonto-Vereinbarungen für bestimmte Kunden können angelegt werden. Insgesamt gestalten Sie Ihre Vorlagen, Rechnungsnummern, Artikel und Belege in Ihrem Design und sind flexibel bei der Preis- und Rabattgestaltung.
Alle relevanten Daten werden mit den neuen Faktura-Makros zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung separat und unveränderbar gespeichert, sodass die Fakturierung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht (GoBD).
Benutzerrechte sind an vielen Stellen in onOffice enterprise nützlich, um den Zugriff verschiedener Mitarbeiter auf Daten oder Funktionen zu begrenzen oder zu erweitern. Über Faktura legen Führungskräfte fest, wer innerhalb eines Maklerunternehmens Rechnungen und Rabattvereinbarungen erstellen oder Rechnungsschreiben lediglich lesen darf. Weitere Informationen hierzu und eine detaillierte Anleitung finden Sie in unserer Online-Hilfe.
Neben der Individualisierung ist die Automatisierung eine unserer Stärken. Das gilt auch für Faktura: Die Rechnungsstellung kann in den Prozessmanager in Ihrer onOffice enterprise Version integriert werden und wird somit weitgehend automatisiert. Beispielsweise können Sie nach erfolgreichem Verkaufsabschluss Ihre Provisionsrechnung automatisiert an Ihre Kunden verschicken. Das System generiert aus den Kundendaten sowie den erbrachten Leistungen automatisch eine Rechnung und versendet diese eigenständig an Käufer und Verkäufer. Faktura wird zukünftig um ein vollständiges Mahnwesen erweitert. Damit versenden Sie automatisiert Erinnerungen oder Mahnungen bei Zahlungsverzug.
Das Rechnungswesen ist ein komplexer Themenbereich, daher ist vor der Nutzung von Faktura eine Einrichtung nötig. Wir unterstützen Sie dabei mit verschiedenen Ressourcen: In unserer Online-Hilfe haben wir viele hilfreiche Tipps zu allen Funktionen für Sie zusammengestellt. Auf unserem YouTube-Kanal finden Sie zudem Videoanleitungen mit ausführlichen Erläuterungen und Praxisbeispielen. Außerdem ist unser Support bei technischen Fragen für Sie da. Sobald Faktura vollständig konfiguriert ist, können Sie mit der Rechnungsstellung loslegen.
Sie möchten Faktura im Einsatz sehen? In unserer Case Study erfahren Sie, wie die maison Immobilien GmbH die Funktion bereits erfolgreich in ihrem Maklerbüro einsetzt. Überzeugt? Unser Sales-Team berät Sie gerne, damit auch Sie von den Möglichkeiten und Vorteilen von Faktura profitieren.
Nutzen Sie unseren Aktionszeitraum: Zwischen dem 3. Mai und 31. August erhalten alle Bestandskunden von onOffice die neue Funktion kostenfrei. Anschließend ist Faktura fester Bestandteil der Software-Version enterprise pro.
Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.
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