Wir beantworten häufige Fragen zur onOffice App

onOffice App

Die onOffice App ermöglicht es Ihnen, auf Smartphones oder Tablets problemlos E-Mails abzurufen und zu beantworten, Anfragen von potenziellen Kunden zügig zu beantworten sowie Exposés direkt vom Gerät aus zu versenden. Es ist zudem möglich, mit Kunden telefonisch direkt aus der App in Kontakt zu treten. Entdecken Sie Ihre Vorteile: Mit der onOffice App sind Sie auch außerhalb des Büros produktiv.

Inhalt:

Wie verwalte ich Telefonate über die onOffice App?

Unterwegs ist telefonische Erreichbarkeit besonders wichtig. Das Speichern von Kontaktdaten auf dem privaten Smartphone oder auf dem Firmenhandy kann datenschutzrechtlich jedoch problematisch sein. Mit der onOffice App haben Sie Ihre gesamte Kontaktdatenbank immer dabei, ohne sie auf einem anderen Gerät speichern zu müssen, und können daher sicher sein, dass alles datenschutzkonform gespeichert ist.

Das Praktische: Wenn Sie den Call Agent auf Ihr Handy herunterladen, können Sie direkt aus der onOffice App Anrufe tätigen und eingehende Anrufe automatisch dem richtigen Datensatz zuordnen. Die Call Log Ansicht leitet Sie auf die Download-Seite von onOffice, wo Sie den Call Agent direkt auf Ihr Handy herunterladen können. Gegebenenfalls müssen Sie bei der Installation auswählen, dass es sich bei onOffice um eine vertrauenswürdige Quelle handelt. Nach der erfolgreichen Installation klicken Sie in der onOffice App erneut auf Call Log. Die App bittet Sie daraufhin um die notwendigen Berechtigungen, um Anrufe zu verbuchen und über andere Apps eingeblendet zu werden. Sobald alle Berechtigungen erteilt sind, ist der Call Agent bereit: Bei einem Anruf wird die Nummer mit Ihrer Datenbank in onOffice abgeglichen und der anrufende Kontakt wird im Display angezeigt, sodass Sie direkt erkennen, um wen es sich handelt. 

Anrufe verwalten

Eingehende Anrufe (auch verpasste) werden im Call Log gespeichert und können dort mit Kommentaren versehen werden. Außerdem können Sie hier direkt Rückrufaufgaben erstellen und die Telefonaktivität wird im Maklerbuch dokumentiert.

Keine Anruferkennung für iPhone: Das Betriebssystem iOS blockiert für Apps leider den Zugriff auf eingehende Anrufe und verhindert somit eine Identifizierung bzw. einen Abgleich mit den Kontakten in onOffice. Aus diesem Grund können eingehende Anrufe nicht sofort zugeordnet und verbucht werden. Sie können den Anruf in der onOffice App jedoch recht leicht manuell im Adressdatensatz dokumentieren, indem Sie eine neue Aktivität erstellen.

Wie versende ich eine Terminbestätigung mit der onOffice App?

Die Terminbestätigung ist einer der häufigsten Stolpersteine, denn wer in der onOffice App einen bestehenden Termin öffnet, sucht aktuell noch vergeblich nach der Option. Die Terminbestätigung ist lediglich beim Erstellen eines neuen Termins mit der onOffice App verfügbar und zwar als Switch im unteren Bereich. 

Terminbestätigung

Sobald der Termin gespeichert ist, wird die Standardvorlage für die Terminbestätigung an die verknüpften Adressen und Teilnehmer versendet. Wir planen die Optimierung der Terminverwaltung in der onOffice App, um die Usability an dieser Stelle zu optimieren. 

Wie sende ich eine Adressvervollständigung per onOffice App?

Kontakte knüpfen und Netzwerken: Das gehört zu Ihren täglichen Aufgaben als Makler. Häufig kommt man spontan ins Gespräch und muss einen Kontakt ad hoc erfassen. Statt hier nur einen unvollständigen Datensatz abzuspeichern, können Sie mit der Funktion „Kontakt einholen” ganz leicht eine Adressvervollständigung versenden.

Diese finden Sie im Menü oder als Schnellaktion. Dazu muss die onOffice App nicht geöffnet sein: Halten Sie das Icon für die onOffice App einfach lange gedrückt, erscheint ein Menü mit Schnellaktionen, über das Sie direkt zur „Kontakt einholen”-Funktion gelangen. Dabei wird mit einem vordefinierten Betreff und Text entweder eine SMS oder eine E-Mail mit dem Link zum Web-Formular an die betreffende Person gesendet. Sie benötigen folglich nur den Namen sowie die Handynummer oder die E-Mail-Adresse.

Kontakt einholen

Sie haben außerdem die Wahl, ob zusätzlich das Suchprofil abgefragt werden soll, für den Fall, dass es sich bei dem Kontakt um einen Interessenten handelt. In den Einstellungen der onOffice App definieren Sie den Text, mit dem die Person kontaktiert wird. Sobald die Person ihre Daten im Web-Formular angibt, wird der Datensatz in Ihrer Software angelegt und kann dort weiterverarbeitet werden. So wird aus einer zufälligen Begegnung dank der onOffice App ein vollwertiger Lead.

Wie nutze ich App-Fragebögen?

App-Fragebögen werden in der Software erstellt und sind dann im Termin abrufbar. Unter Bearbeiten » Extras » Fragebögen / Umfragen erstellen Sie auf dem Reiter App-Fragebögen per Baukasten beliebige individuelle Fragebögen, z. B. für Wohnungsübergaben.

Mit der onOffice App können Sie einfach im Termin einchecken, den passenden Fragebogen auswählen und anschließend Mängel oder Ähnliches durch das Hochladen von Bildern dokumentieren. So wickeln Sie z. B. Übergaben schnell und reibungslos ab. Die Fragebögen lassen sich allerdings nur auswählen, wenn im Termin eine Terminart, eine Immobilie und eine Adresse verknüpft sind, ansonsten kann das System die Ergebnisse nicht zuordnen.

Fragebogen

Was sind die Vorteile des Messengers in der onOffice App?

Der onOffice Messenger bietet durch die Verknüpfung mit onOffice enterprise einen deutlichen Mehrwert im Vergleich zu anderen Messengern. Praktisch ist die Verlinkung von Aufgaben, Adressen, Immobilien und Projekten im Messenger, um zügig Datensätze mit Kollegen zu teilen. Setzen Sie dazu einfach einen Hashtag vor die Datensatznummer:

  • I#1234 = I für Immobilie + + # Datensatznummer der Immobilie
  • K#1234 = K für Kunde + # + Datensatznummer der Adresse
  • A#1234 = A für Aufgabe + # + Datensatznummer der Aufgabe
  • P#1234 = P für Projekt + # + Datensatznummer des Projekts

Die schnelle und unkomplizierte Kommunikation erleichtert Zusammenarbeit im Team, weil Sie flexibel auf Veränderungen im Arbeitsablauf reagieren und somit effektiver arbeiten können.

Darüber hinaus agiert der onOffice App Messenger wie ein vollwertiger Messenger-Dienst. Sobald ein Kollege Ihnen schreibt, werden Sie per Push-Benachrichtigungen informiert. So lassen sich kurze Fragen unkompliziert raum- und zeitunabhängig klären, ohne dafür extra anrufen zu müssen. Wie auch in anderen Messengern können Sie in onOffice Gruppen erstellen, z. B. für einzelne Abteilungen oder Filialen. So können Sie unterwegs via onOffice App chatten und eine ganze Gruppe über Ihre Pläne informieren, statt eine E-Mail zu senden, die evtl. nicht rechtzeitig gelesen wird.

Messenger

Wie verwende ich die onOffice App in Kombination mit WhatsApp?

Der onOffice Messenger ist ein praktisches Tool für die interne Kommunikation, was ist jedoch mit Kunden und Interessenten, die gerne per WhatsApp kontaktiert werden möchten? Hier besteht wieder das Problem, dass man Handynummern auf dem eigenen Handy speichern müsste, um mit den jeweiligen Personen in Kontakt zu treten.

Die onOffice App schafft Abhilfe. Genau wie bei den Anrufen werden die Nummern direkt aus onOffice abgerufen. Sobald eine gültige Mobilnummer im Datensatz hinterlegt ist, erscheint in der Adressliste oder im Adressdatensatz selbst jeweils über das Drei-Punkte-Menü die Option, die Nummer in WhatsApp zu öffnen. Dort können Sie dann wie gewohnt eine Nachricht verfassen.

Whatsapp

Die Aktivität wird allerdings nicht im Maklerbuch erfasst, daher sollten Sie diesen Kanal behutsam einsetzen und evtl. nicht für sensible Themen oder Verhandlungen nutzen, weil keine automatische Dokumentation gewährleistet ist. Mehr zu WhatsApp und wie Sie den Messenger auch auf dem Rechner mit onOffice verknüpfen, zeigen wir in diesem Beitrag

Wie aktiviere ich Postfächer für die onOffice App?

Ob unterwegs oder zu Hause auf der Couch: Die onOffice App bietet fast alle Funktionen, die Sie von onOffice enterprise gewohnt sind. So können Sie vollwertig mit der App Ihre Aufgaben managen, Daten pflegen, Kunden anrufen und E-Mails bearbeiten. Allerdings sind nicht zwingend alle Postfächer für den mobilen Zugriff freigeschaltet. Sollten Sie ein Postfach vermissen, müssen Sie dieses in den Benutzereinstellungen erst für die onOffice App aktivieren.

Unter Extras » Einstellungen » Benutzer öffnen Sie den Benutzer. Auf dem Reiter E-Mail finden Sie unten rechts den Punkt Weitere Optionen » E-Mail-Accounts für onOffice App. Markieren Sie hier die Postfächer, die Sie gerne mobil mit der App bearbeiten möchten. 

Die onOffice App unterscheidet zwischen Posteingängen und Konten: Der Posteingang zeigt ausschließlich den Ordner mit allen eingegangenen E-Mails. Hier können Sie wie gewohnt E-Mails beantworten, weiterleiten, verschieben und löschen. Möchten Sie auf andere Ordner zugreifen, öffnen Sie das Konto. Daraufhin zeigt die onOffice App alle Ordner, die im jeweiligen Postfach verfügbar sind.

Postfächer

Die onOffice App wird immer besser

In den letzten Monaten haben wir hinter den Kulissen an vielen Projekten gearbeitet, um die onOffice App zu verbessern und zu optimieren. Unser Ziel ist es, Ihnen eine noch bessere App zu bieten, mit der Sie alle täglichen Aufgaben problemlos bearbeiten können. Dafür arbeiten wir an der Optimierung der Benutzerfreundlichkeit und Performance. Auf der Roadmap erfahren Sie alles über unsere laufenden Projekte sowohl bei der App als auch bei der Software und generell in unserem Unternehmen.

Tipp: Sie können die Roadmap bequem aus der onOffice App heraus öffnen, um immer über unsere neuesten Updates informiert zu sein.

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

Weitere interessante Artikel

Wie das neue Gebäudeenergiegesetz Ihre Vermarktung beeinflusst

Lange wurde darüber spekuliert, wie das neue Gebäudeenergiegesetz aussehen wird und welche Pflichten für Hausbesitzer damit verbunden sind. Was ändert sich und welchen Einfluss hat das auf Ihre Vermarktung?

Jetzt lesen

Europäischer Datenschutztag – das sollten Sie als Immobilienmakler wissen

Anlässlich des 18. Europäischen Datenschutztages 2024 beschäftigen wir uns mit den Hintergründen der DSGVO und was diese als Makler bedeutet.

Jetzt lesen

Achtung, vermietet! Worauf Sie beim Verkauf achten sollten

Bei dem Verkauf einer vermieteten Wohnung gilt es einige Regeln mehr zu beachten, als bei einer leerstehenden. Achten Sie auf diese Besonderheiten.

Jetzt lesen

Sie möchten über Neuigkeiten rund um onOffice, aktuelle Events und Trends informiert bleiben?



Sie können den Newsletter jederzeit wieder abbestellen, indem Sie dem Link „Newsletter abbestellen“ in der Mail folgen. Gleichzeitig können Sie sich jederzeit per Mail an marketing@onOffice.com wenden, um den Newsletter abzubestellen. Öffnungsraten von Newslettern werden erfasst und zur Serviceverbesserung ausgewertet.