Von Immobilienübertragung bis Newsletter – das ist mit der onOffice API alles möglich 

onOffice API

Die onOffice API ist ein mächtiges Tool, das Maklerunternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu automatisieren und Abläufe zu optimieren. Mit der präzisen Verwaltung der Zugriffsrechte und dem uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen Daten der bedeutendsten Module in onOffice enterprise bietet unsere API eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. In diesem Blog stellen wir Ihnen einige beispielhafte Anwendungen vor, die verdeutlichen, wie flexibel und vielfältig die onOffice API eingesetzt werden kann. 

Inhalt:

Was ist eine API?

Eine API (Application Programming Interface) ist eine Schnittstelle, mit deren Hilfe verschiedene Programme untereinander kommunizieren und Daten austauschen. So ermöglicht eine API, dass externe Programme nahtlos in bestehende Systeme integriert werden können. Eine API definiert dabei genau, welche Funktionen und Daten bereitgestellt werden und wie sie genutzt werden. Durch die Verwendung von APIs können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, da sie nicht jedes Mal alle Informationen manuell eingeben oder durch verschiedene Systeme navigieren müssen. Zudem kann die Integration von Drittanbieter-Programmen mithilfe von APIs dazu beitragen, dass bestimmte Arbeitsprozesse automatisiert werden.

Wenn Sie beispielsweise Kundendaten mit externen Quellen verknüpfen möchten, kann dies mit einer API umgesetzt werden. So können Sie leichter aus externen Anwendungen heraus auf Ihre Kundendaten zugreifen, statt jede Information manuell abrufen zu müssen. Der nahtlose Datentransfer trägt dazu bei, den Workflow zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen zu verbessern. Die Integration von APIs bedeutet somit mehr Effizienz und Flexibilität für Ihr Unternehmen – und damit mehr Arbeitseffizienz für alle Beteiligten!

Wie funktioniert die onOffice API?

Die onOffice API ermöglicht aktuell sowohl das Lesen als auch das Schreiben von Daten in Adressen, Immobilien, Aufgaben und dem Kalender von onOffice enterprise. Das bedeutet, dass externe Anwendungen die dort hinterlegten Daten abrufen und eigenständig weiterverarbeiten können. Falls erforderlich, können neu generierte Daten von der externen Seite wieder zu onOffice zurückgespielt werden, um Datensätze zu ändern oder zu aktualisieren. Beim lesenden Zugriff lassen sich die Daten nach spezifischen Kriterien filtern.

Die onOffice API basiert auf einem sogenannten API-User. Dieser erhält bestimmte Zugriffsrechte, die für den externen Dienst erforderlich sind. Die Logik basiert auf den Benutzerrechten, Sie können also sehr flexibel definieren, wofür der API User Lese- und Schreibrecht hat. Geht es bei der externen Anwendung beispielsweise um den reinen Abruf von Daten aus onOffice, werden dem API-User aus Sicherheitsgründen alle Schreibrechte entzogen, damit Daten nicht versehentlich überschrieben werden. So können Sie beispielsweise definieren, dass der API-User nur per Leserecht auf Immobilien zugreifen darf. Auf andere Datensätze wie Adressen oder Termine kann die API folglich nicht zugreifen. Die Authentifizierung des API-Users erfolgt durch die Generierung von individuellen Token und Secret Codes. Diese beiden Codes dienen als Schlüssel für den Zugriff der API und gewährleisten somit eine sichere und zuverlässige Verbindung. In den vergangenen Jahren haben wir die API immer weiterentwickelt. Sie bietet Entwicklern externer Anwendungen bereits eine enorme Spannbreite an Funktionalitäten.

Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten

Die onOffice API im Einsatz: Beispiele

Die onOffice API bietet viele Möglichkeiten, um Prozesse zu automatisieren und Abläufe zu optimieren. Im Nachfolgenden präsentieren wir einige Beispiele.

Business Intelligence Tools

Die eigenen Statistiken von onOffice sind bereits recht umfangreich. Wenn Sie Ihre Daten jedoch mit externen Anwendungen für Business Intelligence (BI) auswerten möchten, können Sie per API von extern auf sämtliche Daten und Aktivitäten zugreifen und diese analysieren. Das Ergebnis sind die wichtigsten Kennzahlen, die Ihnen helfen, Ihr Business besser zu verstehen und nachhaltig zu optimieren. Ein entscheidender Vorteil der API ist dabei, dass sich alle Daten in Echtzeit auswerten lassen. Mit der Echtzeit-Analyse haben Sie jederzeit den Überblick über alle relevanten Zahlen und die neuesten Informationen, sodass Sie schneller auf Veränderungen reagieren und Entscheidungen treffen können, die sich auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.

Denkbar ist auch, dass Sie per API die Daten aus verschiedenen Anwendungen zusammenführen, z. B. die Aktivitäten aus onOffice enterprise und die Performance auf Social Media, und diese mit den Daten vergleichen. So können Sie zum Beispiel Ergebnisse aus Ihrer Softwareversion mit den Performance-Daten auf Social Media verknüpfen oder potenzielle Kundengespräche mit Conversion-Daten verbinden. Hierbei stellt die API eine Art Brücke dar, um isolierte Datensilos zu überwinden und so ein vollständiges Bild Ihres Unternehmens zu erhalten. Wenn Sie also das volle Potenzial Ihrer Daten ausschöpfen möchten, ist die onOffice API die optimale Unterstützung, um Ihre Daten mit BI-Tools zu synchronisieren. Die Möglichkeiten sind dabei nahezu unbegrenzt. So behalten Sie stets den Überblick und können fundierte Entscheidungen treffen.

Newsletteranwendungen per API mit onOffice synchronisieren

In onOffice enterprise speichern Sie kundenbezogene Daten, u. a. auch die E-Mail-Adresse. Sofern Sie mit einem externen Newsletter-Programm arbeiten, können Sie alle Kunden exportieren, die dem Versand des Newsletters zugestimmt haben, und in das Newsletter-Programm importieren. Doch was, wenn sich jemand über das externe Programm vom Newsletter abmeldet? Die Angabe, ob derjenige ein Newsletter-Empfänger ist oder nicht, müssten Sie aufwändig händisch nach onOffice übertragen.

Die Verknüpfung beider Programme per API schafft hier Abhilfe: Viele Makler nutzen die API, um die Newsletter-Anwendungen ihrer Wahl mit onOffice zu koppeln. Dabei greift das externe System per API auf die E-Mail-Adressen in Ihrer onOffice Datenbank zu und nutzt diese für den Versand. Sämtliche Rückmeldungen und Änderungen im externen Programm werden automatisch auf dem gleichen Weg mit onOffice synchronisiert. Mithilfe der API lassen sich außerdem auch andere Informationen übertragen – beispielsweise Gruppenzuordnung oder Benachrichtigungsregeln. Der onOffice Marketplace bietet mit dem NewsletterConnector eine Schnittstelle zu MailChimp oder Brevo (ehemals Sendinblue), um diese Newsletter-Anwendungen per API mit onOffice zu verbinden.

Der NewsletterConnector ermöglicht die Kommunikation zwischen beiden Systemen und aktualisiert automatisch Anrede, Name und Vorname sowie den Newsletterstatus der Empfänger. Wenn sich ein Empfänger über das Newslettermarketing-Programm abmeldet, wird dies per API im Datensatz bei onOffice verzeichnet – das Häkchen bei Newsletter wird automatisch entfernt. So bleiben Ihre Datensätze immer auf dem neuesten Stand ohne zeitaufwendige manuelle Datenpflege. 

Newsletteranwendungen synchronisieren

Hubspot per API anbinden

Einige Maklerunternehmen nutzen die onOffice API, um Hubspot in onOffice enterprise zu integrieren. Mit der Anbindung über die onOffice API lässt sich eine Vielzahl von Daten aus Ihrer onOffice Software herauslesen und in Hubspot einspeisen. Aber nicht nur das: Auch das Schreiben von Daten in onOffice enterprise ist möglich. Die Anbindung von Hubspot per API bringt viele Vorteile. So können Sie beispielsweise generierte Leads aus onOffice direkt in Hubspot importieren oder umgekehrt. Mithilfe der API haben Sie Zugriff auf Ihre Hubspot-Daten. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise Reports erstellen und analysieren oder automatisierte Workflows einrichten können. Auch die Aktualisierung von Kontaktdaten oder das Hinzufügen von Notizen ist über die API möglich. Die Einbindung von Hubspot via API erfordert zwar technisches Know-how, aber mit den richtigen Tools und Anleitungen sollte dies kein Problem darstellen.

Intranet-Systeme erweitern

Große Maklernetzwerke nutzen eigene Intranet-Systeme für das interne Wissensmanagement. Mit einem solchen System lassen sich Informationen sammeln, strukturieren und unternehmensweit teilen. Per onOffice API lassen sich in diesem externen System Funktionen von onOffice enterprise integrieren, um das Funktionsspektrum zu erweitern. Zum Beispiel lässt sich das externe Intranet mit der Kundendatenbank, dem Kalender oder der Aufgabenverwaltung von onOffice enterprise verbinden.

Neben der höheren Flexibilität und dem größeren Funktionsumfang verbessert dies die Effizienz, weil alle relevanten Informationen und Ressourcen sofort auffindbar sind und nicht erst separat im anderen System geöffnet werden müssen. Folglich kann ein Intranet mit zusätzlichen Funktionen und Tools, die per API eingebunden sind, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern.

Immobilienübertragung per API

Die Immobilienbranche hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt. Das bisherige Standardverfahren zur Immobilienübermittlung an Portale war bis dato die Übertragung per FTP. Dabei wird über eine FTP-Schnittstelle eine XML-Datei mit Immobiliendaten von onOffice an eine externe Plattform, z. B. ein Immobilienportal oder Ihre Website, an einen FTP-Server übergeben. Auf dem externen FTP-Server wird die Datei entpackt, ausgewertet und die Immobilie wird entsprechend der Daten angezeigt. Voraussetzung ist ein FTP-Server, der regelmäßig gewartet und geleert wird – denn hat der Server seine Speicherkapazität erreicht, können keine weiteren Immobilien übertragen werden.

Die onOffice API bietet eine Alternative zu diesem Verfahren, denn Sie können Immobilien schnell und bequem per API an Ihre Website übertragen. Der größte Vorteil ist, dass kein separater FTP-Server gepflegt werden muss, der die Daten empfängt, entpackt und auf der Website ausgibt. Stattdessen können Sie die API so einrichten, dass jederzeit die aktuelle Version der Immobilie auf der Website dargestellt wird. Zudem lässt sich der digitale Verkaufsprozess per API automatisieren. Interessenten könnten beispielsweise direkt auf Ihrer Website einen Besichtigungstermin vereinbaren oder sogar direkt ein Angebot abgeben.

Immobilienübertragung via API

onOffice Marketplace: Das Musterbeispiel für den Einsatz der onOffice API

Die meisten von Ihnen kennen bereits den onOffice Marketplace und haben die onOffice API bereits in Aktion gesehen. Der onOffice Marketplace basiert zu einem großen Teil auf der onOffice API. Diese leistungsstarke Programmierschnittstelle für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht es externen Entwicklern, Ihnen direkt in onOffice enterprise dynamische, benutzerfreundliche Anwendungen anzubieten. All diese Funktionen sind in onOffice in einer einzigen Anwendung vereint und schaffen damit eine einheitliche Arbeitsumgebung für Makler. Dank der onOffice API können externe Anwendungen über den onOffice Marketplace Datensätze abrufen, ändern und löschen sowie neue Inhalte hinzufügen oder vorhandene Inhalte bearbeiten – alles über eine zentrale Schnittstelle. So können Sie beispielsweise Grundrisse optimieren, virtuelle Rundgänge erstellen oder Wertermittlungen durchführen.

Jeder externe Dienst gilt dabei als eigener User mit einem genau definierten Set an Zugriffsrechten. Statt einen Service also aufwändig in die Datenbank samt aller Schnittstellen zu integrieren, werden bei der Planung für die Integration im onOffice Marketplace einmalig Zugriffsrechte vergeben. Die Anbindung per onOffice API beschleunigt daher den Entwicklungsprozess bei Schnittstellen zu neuen Anbietern und reduziert den Wartungsaufwand. Der onOffice Marketplace ist daher ein hervorragendes Beispiel dafür, wie die onOffice API genutzt werden kann, um Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: das perfekte Zuhause für Ihre Kunden finden.

Eigene Anwendungen für den onOffice Marketplace entwickeln

Ganz konkret profitieren auch wir als Unternehmen von unserer API: Wir können kleinere Features und Apps entwickeln und über den onOffice Marketplace schnell in die Software integrieren. Beispiele dafür sind der AI-Writer, der PhotoDesigner oder der NewsletterConnector. Der onOffice Marketplace bietet aber auch unseren Kunden die Möglichkeit, eigene Anwendung über die API mit onOffice zu verbinden.

So können Sie Daten zwischen verschiedenen Systemen synchronisieren, automatisierte Workflows erstellen oder neue Funktionen hinzufügen. Dadurch erweitern Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Software und schaffen so einen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Ein Beispiel hierfür ist propform.io, ein Formularbaukasten speziell für onOffice, den Johannes Möllerherm von Möllerherm Immobilien geschaffen hat. Über propform.io können Sie sehr leicht individuelle Formulare erstellen, die direkt an onOffice angebunden sind, und an Ihre Kontakte senden. Dabei werden die Daten direkt in Ihrer onOffice Datenbank gespeichert und können schnell verarbeitet werden. So sparen Sie Kosten, indem Sie externe Dienste wie Cloud-Speicher oder Zahlungsdienstleister integrieren.

Mit eigenen Anwendungen steigern Sie Produktivität, gestalten Prozesse noch effizienter und bieten das bestmögliche Kundenerlebnis. Ihnen bleibt mehr Zeit, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Weitere Informationen finden Sie in der onOffice Marketplace Dokumentation.

Unfassbar viele Möglichkeiten

Die API-Integration ist ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen, die ihre Daten effizient und sicher verwalten möchten. Insgesamt bietet die onOffice API zahlreiche Möglichkeiten, um Arbeitsprozesse effizienter und schneller zu gestalten. Sie können Ihrer Kreativität freien Lauf lassen und auf einfache Weise Daten in andere Anwendungen integrieren. Wir sind gespannt auf Ihre Ideen und helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung. Sie möchten mehr über die Möglichkeiten erfahren, die Ihnen unsere API bietet? Alle Funktionalitäten sind in unserer API-Dokumentation erläutert.

Wie sich die API historisch zu dem entwickelt hat, was sie heute ist, und wie wir sie intern nutzen, lesen Sie in unserem TechBlog.

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

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