Kennzahlen richtig nutzen – Makler Erfahrungen

Welche Kennzahlen sind für Immobilienmakler wichtig? Eine simple Frage, für die es keine einfache Antwort gibt. Kennzahlen: Sofern sinnvoll gewählt, sollen sie durch Optimierung der Abläufe, die im Zusammenhang mit diesen Kennzahlen stehen, Ihr Unternehmen vorantreiben.

Ist Ihr Umsatz eine sinnvolle Kennzahl? Ja aber – Ihr Umsatz ist irrelevant, wenn Sie Ihren Umsatz steigern wollen.

Lesen Sie, welche Erfahrungen Schürrer & Fleischer, Sieger & Sieger und maison Immobilien mit Kennzahlen gemacht haben und lassen Sie sich inspirieren.




Unternehmensentscheidungen aufgrund von belastbaren Zahlen treffen

Die Ausarbeitung von Kennzahlen ist nicht nur etwas für Global Player, auch Unternehmen mit nur zwei bis drei Mitarbeitern sollten relevante Kennziffern erfassen. Der Grund: Sinnvolle Kennzahlen, zum Beispiel aus immobilienbezogenen Statistiken heraus, sind bei Abweichung sofort Signal, sodass der Makler unmittelbar reagieren und in aller Ruhe entsprechende Maßnahmen einleiten kann.

Kennzahlen sind wichtige Entscheidungshilfen bei strategischen Plänen, aber auch bei Fragen im Tagesgeschäft. Hier einige Beispiele für den Einsatz von Kennzahlen im Alltag:




Umsatzprognosen erstellen:

Sobald Sie wissen, wie lange Sie im Schnitt für die Vermittlung von Immobilien brauchen, können Sie Ihren Provisionsumsatz vorhersagen bzw. absehen, wie viele neue Immobilien akquiriert werden müssen, um das eigene Quartals- oder Jahresziel zu erreichen.

Prüfen Sie sich hierzu die Historie Ihrer vermittelten Objekte. Die durchschnittliche Vermittlungsdauer gilt als Signal und Ziel zugleich. Vergleichen Sie Ihre Werte mit denen der Kollegen oder einfach mit sich selbst. Treffen Sie Maßnahmen, um diese Vermittlungsdauer zu senken.




Kennzahlen als innerbetrieblichen Mechanismus nutzen:

In Mitarbeitergesprächen sind die Ziele und Erwartungen des Mitarbeiters sowie des Arbeitgebers das Thema. Nehmen Sie die Emotionalität aus diesen Gesprächen heraus, indem Sie individuelle Eindrücke mit sachlichen Zahlen untermauern. Legen Sie beispielsweise dar, wie häufig es dem Makler gelingt, Vermittlungsaufträge aus Akquise-Chancen zu gewinnen, oder wie viele er Besichtigungstermine benötigen, um zum Verkaufsabschluss zu kommen – auch im Vergleich zu Kollegen.


„Vertriebsmitarbeiter können die betreffenden Statistikauswertungen in der Software einsehen. Wenn die Mitarbeiter erkennen, wo sie innerhalb des Vertriebsteams stehen, können sie sich im besten Fall selbst steuern und motivieren“,


erläutert Esther Stahl, Mitglied der Geschäftsführung bei der Schürrer & Fleischer Immobilien GmbH & Co. KG in Bruchsal. Ihr Unternehmen ermittelt seit über fünf Jahren Unternehmenskennzahlen. Davor haben sie Entscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen.




Relevante Werte automatisch erfassen

Ein wichtiger Aspekt bei der Ermittlung von Kennzahlen: Sie sollten so leicht wie möglich zu ermitteln sein.

Das Statistik-Tool von onOffice erlaubt die Auswertung zahlreicher Werte. Viele Zahlen werden dabei im Hintergrund gespeichert. So wird etwa das Einstelldatum einer Immobilie in den einzelnen Portalen automatisch dokumentiert.


„Gleiches gilt für den Zeitpunkt des Offline-Stellens. Anhand dieser Zahlen kann der Nutzer die Vermarktungsdauer ableiten. Zudem wird ersichtlich, in welchen Monaten welche Immobilien in der Vermarktung waren“, erklärt Stefan Mantl, Geschäftsführer der onOffice GmbH.

Stefan Mantl
onOffice GmbH

Auch die Interessenten-Aktivitäten werden selbsttätig von der CRM-Software erfasst. So lässt sich beispielsweise die Zahl der heruntergeladenen Exposés auswerten. Außerdem ist erkennbar, wie viele und welche Interessentenanfragen über welche Kanäle eingingen. Durch eine automatisierte Auslesung von Daten sparen können Sie eine Menge Zeit sparen.




Konkrete Maßnahmen aus Kennzahlen entwickeln – ein Beispiel


„Wir haben anhand unserer Datenanalysen gesehen, dass Interessenten in über 80 Prozent der Fälle mit Smartphone und Tablet nach Immobilien suchen und seltener einen PC-Bildschirm nutzen. Daher stellen wir gerade von PDF-Exposés auf Landingpages um. Die sind in responsivem Design erstellt, so dass sie auch auf kleinen Displays gut lesbar sind, im Gegensatz zu PDF-Dateien“,


Seine betriebswirtschaftlichen Daten belegen außerdem, dass sich die Mietwohnungsvermittlung gemessen am Aufwand, den sein Unternehmen dafür betreibt, kaum lohne. „Deshalb fokussieren wir uns nun auf den Immobilienverkauf, Mietwohnungen vermitteln wir nur noch für Bestandskunden“, so Sieger.




Kennzahlen an eigenen Bedürfnissen ausrichten

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Werte zu messen, die für das Unternehmen tatsächlich eine sinnvolle Entscheidungsgrundlage schaffen. Viele Kennzahlen nur des Messens wegen zu erfassen, hilft kaum weiter, denn dann sieht man vor lauter Reportings die Performance nicht mehr. Hier müssen Sie für Ihr Unternehmen eine eigene Strategie entwickeln und nur die Kennzahlen berücksichtigen, die für Ihre Entwicklung wichtig sind.

Bei einer Software wie onOffice, in der sich alle Werte messen lassen, ist die Versuchung groß, einfach alles auszuwerten. Ihr Vorteil liegt dabei in der Individualisierung, sodass Sie genau die Zahlen aus der Software herzaus ziehen können, die Sie wirklich benötigen.


„Jedes Unternehmen hat eigene Ansprüche an seine Daten. Sie hängen von der Betriebsgröße ab, der Struktur, Führung und Spezialisierung. Daher war es uns wichtig, ein benutzerfreundliches Tool für individuelle Analysen zu schaffen. In diesem Tool können auch selbst angelegte Felder ausgewertet werden, die nicht nur Zahlen oder Wörter enthalten, sondern auch Formeln, die etwa den Provisionsanteil berechnen, der an einen Vertriebsmitarbeiter ausgezahlt wird“,

André Stormberg
onOffice GmbH

erläutert André Stormberg, Director Product Management bei onOffice.

Firmenleiter müssen bereit sein, sich in ihre betriebswirtschaftlichen Daten einzuarbeiten. „Wir können ihnen die Programmierung abnehmen und Tools zur Verfügung stellen. Aber wir können uns natürlich nicht in ihre betriebswirtschaftlichen Abläufe reindenken“ “, erläutert Stormberg.




Stellen Sie alte Kennzahlen auf den Prüfstand

Nicht alles, was vor 5 Jahren wichtig und aktuell war, muss es heute immer noch sein. In einer Firma wie Schürrer & Fleischer mit 110 Mitarbeitern und zehn Niederlassungen wird das komplette Repertoire an Unternehmenskennzahlen regelmäßig optimiert.

„Wir haben zum Beispiel lange Zeit ermittelt, von welchem einzelnen Portal eine Anfrage kam. Heute bündeln wir diese Online-Anfragen und haben nur noch eine Gesamtzahl pro Objekt. Das reicht. Man muss immer auch sehen, dass Dritte, also die Teamleiter und Mitarbeiter in Vertrieb, Marketing etc. die Erkenntnisse leicht verstehen müssen“, ergänzt Stahl.


Vor der Datenerfassung müsse firmenintern abgestimmt werden, welche Zahlen in welchen Bereichen mit welcher Absicht ermittelt und ausgewertet werden. Nach dieser Konzeption ist es zunächst etwas Aufwand, diese in Form von Widgets, Listen und Übersichtstabellen in dem Statistiktool von onOffice zu hinterlegen. „Ist aber erst einmal alles angelegt, muss man nur noch eingreifen, wenn sich entweder etwas an den Arbeitsabläufen ändert oder die Kennzahlen angepasst werden sollen“, so Stahls Erfahrung.




Kennzahlen zur Verbesserung des eigenen Service

Der zentrale Sinn und Zweck der Messung von Kennzahlen: Letzen Endes sollen die Erkenntnisse Ihr Tagesgeschäft optimieren.

Jan Mettenbrink von maison Immobilien macht es vor. Hier werden Objektwerte für die firmeneigene Wertermittlung erfasst. Damit kann analysiert werden, wie weit der vorab errechnete Marktwert vom erzielten Kaufpreis abweicht.


„Diese Informationen werden dann bei künftigen Wertermittlungen berücksichtigt“,

Jan Mettenbrink
maison Immobilien

so der Geschäftsführer von maison Immobilien in Buchholz. Dies sei gerade wichtig in der aktuellen Phase, in der Angebotspreise teilweise von Interessenten überboten werden.

Aber auch die eigenen Social Media Auftritte können Kennzahlen liefern. So zum Beispiel vorhandene, oder nicht vorhandene Bewertungen auf Facebook oder Google.




Nutzen Sie Kennzahlen für die Außendarstellung

Haben Sie Kenntnis über Ihre Kennzahlen, können Sie Ihre Daten zur Kommunikation mit potentiellen Kunden nutzen.

Dafür eignen sich z. B. Echtzeitdaten zur Vermarktung. Falls Sie hier Spitzenwerte erreichen, können Sie potentielle Kunden beeindrucken, die gerade auf der Suche nach einem Makler sind. Genauso spannend ist es für Käufer zu wissen, wie viele Immobilien Sie im Bestand haben. Lassen Sie Ihre Arbeit für sich sprechen.




Fazit: Synergien nutzen

Die einfache und automatische Erfassung von Kennzahlen versetzt Sie in die Lage, die Stellschrauben zu identifizieren, mit denen Sie ihre Geschäftsabläufe optimieren können.

Wie Sie die Zahlen letztendlich erfassen, ist Ihnen überlassen. Im digitalen Zeitalter sollten Sie Synergien ausschöpfen, wenn Sie sich anbieten. Warum umständlich Daten exportieren und wieder in ein anderes Tool importieren, wenn Sie alle Zahlen auch sofort analysieren können.

onOffice bietet eine Lösung, die optimal auf Immobilienmakler zugeschnitten ist. Die Daten lassen sich zudem als Tabelle, als Balken- oder Kuchendiagramm anzeigen.

Mit vorgefertigten Auswertungen und Berichten, die auf Knopfdruck automatisch von der Software berechnet werden, ergänzt von einem frei konfigurierbaren Baukasten-System für individuelle Statistiken, sind Sie für alle Eventualitäten gerüstet.

Überwachen Sie bereits bestimmte Kennzahlen? Haben Sie bereits einmal Ihre Kennzahlen überprüft und die Wirtschaftlichkeit der Ermittlung in Frage gestellt? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in einem Kommentar!


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