Individuelle Datenabfragen mit onOffice enterprise – Ihre Fragen beantwortet

Individuelle Datenabfragen

Für Immobilienmakler wird das Sammeln von Kundeninformationen immer wichtiger, um erfolgreich am Markt zu bestehen. Genaue Daten zu Ihren Kunden helfen Ihnen, potenzielle Käufer zu identifizieren und Ihre Marketingstrategien zu verbessern. So können Sie personalisierte Dienstleistungen anbieten, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zugeschnitten sind, und steigern so letztendlich Ihre Chancen für einen Maklerauftrag sowie einen erfolgreichen Abschluss.  

Darüber hinaus sind Sie in vielen Fällen sogar verpflichtet, bestimmte Kundeninformationen zu erheben und aufzubewahren, um Compliance-Anforderungen wie das Geldwäschegesetz zu erfüllen. Die Verwaltung und Pflege dieser Daten erfordert viel Zeit. onOffice enterprise unterstützt Sie mit einer Reihe verschiedener Online-Formulare, mit denen Sie Kundeninformationen einholen und den Kunden eine positive Nutzererfahrung bieten. Mit unserem Online-Formular können Sie viele verschiedene Arten von Informationen von Kunden abfragen. In diesem Beitrag zeigen wir einige praktische Funktionen und wofür sie geeignet sind.

Inhalt:

Wichtige Kundeninformationen organisiert erfassen

Der Klassiker für das Einholen von Kundeninformationen ist die Adressvervollständigung, mit der Sie gleichzeitig Suchkriterien abfragen. Die Adressvervollständigung fragt aber nicht nur nach Suchwunsch und Kontaktdaten, wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma usw. Sie können auch die Zustimmung zu den AGB oder dem Newsletter erfragen. 

Das ist noch nicht alles: Prinzipiell können Sie jedes Feld im Adressdatensatz für die Adressvervollständigung freigeben und so vom Empfänger befüllen lassen. So könnten Sie beispielsweise demografische Angaben wie Alter, Geschlecht, Beruf, Familienstand oder andere nützliche Informationen wie die bevorzugten Kontaktkanäle erfassen.

Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Eingabefelder setzen Sie beim jeweiligen Feld einfach das Häkchen in der Spalte „AV” (Adressvervollständigung). Das Feld erscheint dann im Web-Formular. Das gilt auch für individuell angelegte Felder, sollten Sie sehr spezifische Informationen einholen wollen.

Administration

Tipp: In der onOffice App finden Sie im Menü die Funktion „Kontakt einholen”. Geben Sie hier den Namen ein sowie wahlweise E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und senden Sie anschließend eine Adressvervollständigung. Die Angaben des Empfängers werden direkt in onOffice enterprise gespeichert.

Alle Dokumente immer parat: Dateien anfordern

Wichtige Dokumente und Unterlagen wie Grundbuchbestellungen oder die Selbstauskunft müssen nicht umständlich per E-Mail hin und her gesendet werden. Auch diese können Sie mit der Adressvervollständigung erfragen. 

Aktivieren Sie in der Administration einfach ein Feld mit der Art „Datei” in der Adresse und geben Sie es in der Spalte „AV” für die Adressvervollständigung frei. 

Datei anfordern

Der Empfänger kann daraufhin die gewünschte Datei hochladen und schon wird sie im jeweiligen Feld im Adressdatensatz gespeichert. Auf diese Weise können Sie auch größere Dateien anfragen, ohne sich über das Limit von Dateianhängen zu sorgen. Außerdem bieten Sie dem Kunden ein positives Nutzererlebnis, weil der Dateiupload sicherer und komfortabler ist als der Versand per E-Mail. Mit dem Speichern der Datei direkt im richtigen Feld können spezielle Prozesse verbunden sein, die mit dem Upload automatisch ausgelöst werden, um weitere Schritte einzuleiten.

Dateien für Ihre Kunden bereitstellen 

Die Adressvervollständigung bietet keine Downloadmöglichkeit für Dateien. Was also tun, wenn Sie Ihrerseits sehr große Dateianhänge an Kunden senden oder generell Dateien zum Download bereitstellen möchten? onOffice enterprise bietet hier die beiden Makros _downloadLink und _agreementLink. Diese beiden Makros verbergen alle E-Mail-Anhänge hinter einem Link zum Download. 

Hinweis: Ausnahme sind Dateien für Termine und Kontaktdaten. Diese werden auch bei Einsatz der beiden Makros weiterhin als Anhang versendet, damit Sie den Termin oder den Kontakt direkt importieren können.

Wenn es lediglich um den reinen Download geht, empfehlen wir das Makro _downloadLink. Mit dem Parameter „Text” in _downloadLink(Text) definieren Sie, mit welchem Text der Link in der E-Mail erscheint. 

Beispiel: _downloadLink(Jetzt herunterladen) gibt einen Hyperlink mit dem Text “Jetzt herunterladen” aus, der den Anwender zum Download leitet. Anschließend müssen Sie im E-Mail-Fenster unter „Anhänge” lediglich die Dateien hinzufügen, die Sie mitsenden möchten. Der Versand von Dateien per _downloadLink hat den Vorteil, dass die E-Mail weniger Speicherplatz benötigt und der Abruf der Datei als Aktivitäteneintrag dokumentiert wird. Der Link zum Download über das Makro _downloadLink ist 14 Tage gültig, beim _agreementLink sind es 30 Tage.

Individuelle Abfragen versenden mit agreementLink

Das Makro _agreementLink lässt sich neben dem Widerruf flexibel für individuelle Abfragen und deren Dokumentation nutzen. Wie beim Download-Link können Sie hier Dateien zum Download bereitstellen, das ist aber nicht zwingend erforderlich. Je nach Abfrage können Sie lediglich Informationen einholen, die direkt in der Software gespeichert werden, ähnlich wie bei der Adressvervollständigung. Der Vorteil ist, dass Sie beim _agreementLink wahlweise eine Immobilienverknüpfung aktivieren können, was bei der Adressvervollständigung nicht möglich ist. So können Sie Zustimmungen oder Informationen einholen, die an eine bestimmte Immobilie gekoppelt sind.

Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Widerruf können Sie individuelle Textbausteine hinzufügen, um beliebige Angaben zu erfragen oder bestätigen zu lassen.

Pro Textbaustein können Sie folgende Optionen konfigurieren:

  • Bestätigung erforderlich: Sie können Informationen auch ohne Bestätigung nur zur Kenntnisnahme senden. 
  • Pflicht: Ist die Angabe ein Pflichtfeld?
  • Inhalt in Bestätigung Widerruf ausgeben: Mit dieser Checkbox senden Sie Inhalte als Bestätigung an den Empfänger.
  • Immobilienbezug erforderlich: Muss eine Immobilie verknüpft sein? Oder handelt es sich um einen allgemeinen Service ohne Bezug zu einer Immobilie?

Werte setzen lassen

Der Kern der Textbausteinfunktion im Widerruf ist die Anpassung von Werten für Adressen, Immobilien und Projekte. Mit dem Button „Werte setzen konfigurieren” wählen Sie ein Feld im jeweiligen Modul aus und geben den neuen Wert an. Sie entscheiden, ob die Angabe durch Bestätigung des Textbausteins hinzugefügt oder entfernt wird. Ein Beispiel wäre die Abfrage, ob der Kontakt ein Eigentümer ist. Legen Sie dazu z. B. eine Boolean-Feld in der Adresse an mit dem Titel „Eigentümer”. In der Widerrufskonfiguration unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen > Reiter: Widerruf legen Sie nun per Klick auf „Neuen Textbaustein anlegen” eine neue Box an und konfigurieren diese: 

  • Titel für Kunden: Haben Sie Immobilieneigentum?
  • Bestätigungstext: Ja, ich bin Eigentümer.

Mit dem Button „Werte setzen konfigurieren” wählen Sie nun im Modul Adressen das neu angelegte Feld „Eigentümer” und geben an, dass die Checkbox gesetzt wird, sollte der Empfänger die Angabe bestätigen. 

Werte setzen lassen

Bestätigt der Empfänger die Abfrage, wird automatisch die Checkbox „Eigentümer” in der Adresse aktiviert. Diese Änderung kann wiederum genutzt werden, um automatische Prozesse zu aktivieren, die den Eigentümer weiterverarbeiten.

Parameter für individuelle Abfragen

Nicht jeder Textbaustein ist bei der Abfrage des Widerrufs relevant. Wie das Beispiel mit dem Eigentümer zeigt, gibt es Fälle, in denen die anderen Textbausteine für den Widerruf nicht versendet werden sollen. Zu diesem Zweck können Sie das Makro _agreementLink durch Parameter erweitern und / oder einschränken, damit nur bestimmte Textbausteine abgefragt werden. Fügen Sie dazu den Namen des Textbausteins als Parameter ein – nicht der „Titel für den Kunden“. In unserem Beispiel wäre es „Eigentuemer”. Wegen des Einsatzes innerhalb des Makros dürfen im Titel des Textbausteins keine Sonderzeichen enthalten sein.

Parameter

Wird das Makro ohne Parameter genutzt, werden die in den Grundeinstellungen vorgegebenen Einstellungen und die aktiv geschalteten Textbausteine angezeigt.

Eine kompakte Übersicht der Parameter finden Sie in der Makro-Liste ( Hilfe >> Makro-Liste). Bleiben wir beim Beispiel für die Abfrage des Eigentums, könnte das Makro folgendermaßen aussehen:

  • Titel des Textbausteine: Eigentuemer
  • Makro mit Parameter: _agreementLink(Eigentuemer)

Sobald Sie Parameter verwenden, berücksichtigt das Makro ausschließlich die Textboxen der angegebenen Parameter. Die Konfiguration aus den Grundeinstellungen wird ignoriert. Der Text wird selbst dann ausgegeben, wenn die jeweilige Box in den Grundeinstellungen nicht aktiviert ist. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass individuelle Textboxen bei der „normalen” Abfrage des Widerrufs nicht auftauchen. Lassen Sie die Textboxen für spezielle Informationen einfach deaktiviert und erstellen Sie eigens eine E-Mail-Vorlage für diese Abfragen, in der Sie das Makro samt dem dazugehörigen Parameter einfügen, z. B. _agreementLink(Eigentuemer).

Für die Individualisierung von _agreementLink nutzen Sie den Parameter „Titel”: Ähnlich wie „Text” beim _downloadLink definieren Sie damit den Text für den Link zur Bestätigungs- bzw. Downloadseite. Achtung: Hier dürfen keine Kommas verwendet werden. 

  • Beispiel: _agreementLink(Titel:Hier geht es zum Download)

Mehr zur Konfiguration des Widerrufs finden Sie in unserer Online-Hilfe.

Flexibel und zuverlässig

Statt jedes Detail persönlich zu erfragen und manuell einzupflegen, sind Online-Formulare seit langem ein etablierter Standard für die schnelle und fehlerfreie Erfassung von Kundeninformationen. Der größte Vorteil ist jedoch, dass die Abfragen in automatisierte Prozesse eingebunden werden können, um die Datenpflege und Kundenverwaltung zu optimieren. Zum einen können Sie Ihre individuell erstellten Abfragen automatisiert versenden, zum anderen können Sie anhand der Dateneingabe wiederum automatische Prozesse starten lassen.

Mit automatischen Nachfass-Prozessen lässt sich beispielsweise die Kundenbindung erhöhen: Das regelmäßige Nachhaken per Prozess ermöglicht es Ihnen, sowohl die Beziehung zu Ihren Kunden als auch Ihre Datenbank zu pflegen. Warum datengestützte Vermarktung wichtig ist, erklären wir in diesem Beitrag. Welche Abfragen Sie erstellen, ist bei onOffice Ihnen überlassen. Brauchen Sie Unterstützung, Hilfestellungen oder Tipps, wie Sie unsere Immobiliensoftware optimal für Ihr Geschäft nutzen? Bei unserem Consulting ermitteln unsere Experten, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern und Ihre Ziele erreichen.

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

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