Homeoffice Checkliste für Immobilienmakler

Homeoffice für Makler

Homeoffice ist für viele auch nach der Pandemie ein aktuelles Modell, mit dem sich die Work-Life-Balance verbessern lässt. Auch wenn das Maklergeschäft vom persönlichen Kontakt lebt, können Sie auch im Homeoffice einiges für guten Service und eine umfassende Kundenbetreuung tun. Wir geben Tipps, wie Sie Ihre Kunden auch von zuhause zufriedenstellend betreuen.

Inhaltsverzeichnis:

Homeoffice: Zuhause auf der Arbeit

Laut einer Studie der Stanford University sind Mitarbeiter im Homeoffice 13 % produktiver als bei der Büroarbeit. Zuhause im Homeoffice sind viele Menschen konzentrierter, sie arbeiten freiwillig länger und sind weniger abgelenkt. Darüber hinaus sinken laut der Studie sogar die Fehlzeiten, da das Risiko, sich untereinander anzustecken, sinkt. Dennoch gibt es ein paar Regeln zu beachten, die für effiziente Heimarbeit ausschlaggebend sind.

Hier ein paar allgemeine Tipps, wie Sie im Homeoffice produktiv und motiviert bleiben:

  • Sofort beginnen: Trödeln Sie am Morgen nicht rum, nur weil Sie zuhause sind und mehr Zeit haben, da Sie sich den Arbeitsweg sparen. Ziehen Sie sich an, als würden Sie ins Büro fahren, damit Sie mental auf Arbeit eingestellt sind. Den ganzen Tag im Schlafanzug zu verbringen, lädt dazu ein, sich auch einmal hinzulegen.
  • Routine: Übernehmen Sie Abläufe aus dem Büro zuhause und folgen Sie einem ähnlichen Tagesablauf, beispielsweise erst E-Mails prüfen, Portalanfragen bearbeiten, Termine wahrnehmen usw.
  • Fixe Arbeitszeiten: Im Homeoffice verfallen viele dem eigenen Biorhythmus, dennoch gibt es feste Geschäftszeiten. Wenn Ihre Kunden Sie ab 9 Uhr erreichen sollen, müssen Sie und Ihr Arbeitsplatz um diese Zeit funktionsfähig sein.
  • Fixer Arbeitsplatz: Für die konzentrierte Arbeit ist ein ablenkungsfreier, angenehmer Ort wichtig. Ob es sich um einen eigenen Raum oder um den heimischen Esstisch handelt, ist dabei zweitrangig. Es zählt, wo Sie persönlich konzentriert arbeiten können. Entscheidend ist, dass der Arbeitsplatz nach Feierabend verlassen oder restlos abgebaut werden kann. 
  • Ergonomisches Arbeitsumfeld: Ihr Arbeitsplatz sollte zwar angenehm sein, aber acht Stunden auf der Couch vor dem Fernseher ist nicht die beste Lösung – vor allem auch für die Gesundheit Ihres Rückens.
  • Ablenkungen minimieren: Sitzen Sie nicht auf der Couch vor dem Fernseher oder lassen Sie den Fernseher im Hintergrund laufen – dann können Sie gleich mit der Arbeit aufhören. Vermeiden Sie auch Ablenkungen wie den Haushalt oder andere Zeitfresser. Mit etwas Disziplin sparen Sie sich diese Ablenkungen für die Pause auf.
  • Unterbrechungen vermeiden: Die Zeit, die Sie während des Homeoffices mit anderen Dingen verbringen, muss am Ende des Tages nachgearbeitet werden – wenn die Motivation geringer ist. Verzichten Sie also auf Unterbrechungen und gönnen Sie sich die übliche Pause zu einer fest definierten Zeit. 
  • Pausen: Um effektiv zu bleiben, sind Pausen wichtig. Zuhause verschmelzen jedoch die berufliche und private Sphäre, sodass u. U. keine entspannte Pause mehr möglich ist. Gehen Sie spazieren, bewegen Sie sich und bringen Sie Ihren Kreislauf in Schwung. Das hält gesund. 
Mann hält Tablet

Kommunikation im Team 

Im Homeoffice ist eine gelungene Kommunikation umso wichtiger, um die Motivation aufrechtzuerhalten. Durch die räumliche Trennung sollte ein oder mehrere tägliche Telefon- und/oder Videokonferenzen mit dem Team zur Abstimmung stattfinden, um den Zusammenhalt zu stärken. Dazu sollte sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter mit dem nötigen Equipment (Headset usw.) ausgestattet sind, um reibungslos von zuhause aus zu arbeiten. Einzelne Teamkollegen sollten regelmäßig telefonieren und schreiben, um sich auf dem aktuellen Stand zu gemeinsamen Projekten zu halten. Die eingangs zitierte Studie ergab, dass die Leistung in Heimarbeit von Vorgesetzten kaum wahrgenommen wird. Auch darum ist regelmäßige Kommunikation wichtig, um über den Fortschritt von Arbeitsabläufen zu informieren.

Ziele definieren

Vernetzung ist eine wichtige Voraussetzung für die Arbeit im Homeoffice. Die besten Tools helfen jedoch nichts, wenn sie lediglich für ineffektive Meetings verwendet werden. Diese lassen sich vermeiden, indem Sie zielorientiert vorgehen. Die eingeschränkte Kommunikation im Homeoffice macht es wichtiger, konkrete Tages- und Wochenziele zu formulieren, die jeder Einzelne oder das Team als Ganzes erreichen sollen. Über diese Ziele erfolgt dann effektiver Austausch.

Regeln aufstellen

Welche Tools werden angewendet? Wie wird über welches Medium kommuniziert? Legen Sie diese Regeln einmalig fest, damit nicht die eine Gruppe über Skype chattet, während andere Mitarbeiter über onOffice, Google Chat oder Slack kommunizieren, und dadurch möglicherweise Informationen übersehen werden. Legen Sie also fest, welche Kanäle zum Einsatz kommen, damit die Kommunikation reibungslos verläuft und nichts verloren geht. Auch Arbeitszeit und Erreichbarkeit sollten verbindlich geregelt sein, damit klar ist, wer wann z. B. Telefondienst hat, um von zuhause aus Kundenanrufe entgegenzunehmen. Der eigene Biorhythmus ist außerdem nicht das Maß aller Dinge. Daher gilt auch im Homeoffice selbstredend die Etikette wie Pünktlichkeit und Höflichkeit.

Grenzen ziehen: Beruflich und Privat

Feste Arbeitszeiten und das Aufrechterhalten der Tagesstruktur sind wichtig, damit sich Berufs- und Privatleben nicht zu sehr vermengen. Andernfalls laugt Heimarbeit aus und am Ende bleibt das Gefühl, 24/7 erreichbar sein zu müssen und gar keinen Feierabend mehr zu haben. Resultat ist schlimmstenfalls unproduktive Arbeit im Homeoffice. Besonders das Durchsetzen der beruflichen Arbeitszeit im familiären Rahmen kann schwierig sein, wenn Sie häufig von zuhause aus arbeiten. Sprechen Sie beispielsweise mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin die Arbeitszeiten ab, damit Sie beide Phasen haben, in denen Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können und andere, in denen Sie sich um die Kinder kümmern.

Frau vor Laptop

Büroorganisation

Spätestens seit den wiederholten Lockdowns sollte jedem klar sein, wie sinnvoll die Digitalisierung des Büroalltags ist. Mit onOffice enterprise decken Sie die Büroorganisation vollständig digital ab: E-Mails, Dateien, Dokumente, Kontakte, Termine – alles ist in der Software angelegt und kann jederzeit von überall abgerufen werden. Mit der Software haben Sie von jedem Gerät aus Zugriff auf alle E-Mail-Postfächer. So ist die Kommunikation losgelöst vom eigentlichen Arbeitsort. Der integrierte Messenger ist komfortabler als die Kommunikation per E-Mail und erlaubt die schnelle Vernetzung innerhalb des Teams.

Kundenbetreuung

Die persönliche Beratung gehört zum Kerngeschäft des Makelns; besonders bei Menschen in schwierigen Lebenssituationen wie Scheidungen oder dem Umzug in eine altersgerechte Unterkunft. Persönliche Gespräche können telefonisch abgedeckt werden. Wer eine Stufe weitergehen möchte, nutzt Videotelefonie. Videoanrufe wirken persönlicher und authentischer, da hier auch Gestik und Mimik in der Kommunikation sichtbar sind. Sofern der Kunde also ein Smartphone, Tablet oder Laptop besitzt, sind Videoanrufe ein gutes Mittel für die Kundenkommunikation. Alternativ können am Computer Tools für Video-Chats eingesetzt werden, vorausgesetzt der Kunde verfügt über einen Computer. Gerade für längere Besprechungen, beispielsweise bei einer ausführlichen Beratung sollten Sie jedoch nicht auf einen persönlichen Termin verzichten

Auch Vertragsunterschriften sind digital möglich. Anbieter wie TrackLean ermöglichen digitale Unterschriften, um Vereinbarungen ortsunabhängig und schnell zu schließen: Dokumente lassen sich kontaktlos innerhalb von zwei Minuten versenden und in einer Minute unterzeichnen. Das erleichtert beispielsweise die Arbeit Ihres Kundenservices im Homeoffice oder Vereinbarungen mit Partnern – ohne Papier, Drucker und Scanner.

Auch für die Abfrage von Immobiliendaten bietet onOffice enterprise eine digitale Lösung. ähnlich der Adressvervollständigung: die Immobilienvervollständigung. Hier wird ein Online-Formular versendet, in dem der Kunde eigenständig fehlende Angaben zur Immobilie ergänzen kann.

Besichtigungstermine

Damit der Interessent sich jederzeit einen Überblick über die Immobilie verschaffen kann, bieten sich 360°- oder 3D-Touren an. Die virtuellen Rundgänge vermitteln dem Interessenten einen ersten emotionalen Eindruck, ohne dass er und der Makler sich einem Risiko aussetzen müssen. Die Handhabung ist in der Regel leicht: Der Makler fotografiert vor Ort die Räumlichkeiten und fügt diese Aufnahmen anschließend zu einer Tour zusammen. Diese Tour kann per Link in das Exposé eingebaut oder zu Immobilienportalen übertragen werden. Gemeinsam mit dem Grundriss kann der Interessent sich auf diese Weise durch die Immobilie navigieren, ohne die eigenen vier Wände zu verlassen. Seit der Pandemie legen viele Interessenten besonderen Wert auf diese Dienstleistung. Entdecken Sie verschiedene Services in diesem Bereich im onOffice Marketplace. 

Eine weitere interessante Idee: Veranstalten Sie beispielsweise eine Open House Besichtigung via Instagram und zeigen Sie im Videoformat die Vorteile der Immobilie.

Werkzeug

Vernetzte Infrastruktur: Tools für den reibungslosen Arbeitsablauf

Zur Grundausstattung im Homeoffice gehört zunächst eine sichere und stabile Internetverbindung sowie Equipment für Sprach- und Videokommunikation. Darüber hinaus sind neben onOffice enterprise folgende Tools zu empfehlen:

Text- und Tabellenverarbeitung – Sollten auf dem heimischen Rechner oder Laptop die Lizenzen für Microsoft Word oder Excel fehlen, helfen Tools zur Text- und Tabellenverarbeitung von Libreoffice oder OpenOffice. Bei cloud- bzw. webbasierten Anwendungen wie Google Docs ist der Vorteil, dass kollaborativ im Team an Dokumenten und Tabellen gearbeitet werden kann und keine Dateien per E-Mail ausgetauscht werden müssen.  

Telefonie – Idealerweise sollte ein Softphone auf dem PC installiert sein, das mit Ihrer Telefonanlage verbunden ist, damit Sie direkt über den Rechner telefonieren können. Alternativ kann mit Umleitungen auf das Handy gearbeitet werden, damit Sie problemlos von zuhause telefonieren können.

Schnelle Kommunikation – Schneller als E-Mail ist die Kommunikation in Gruppen über Messenger wie Skype, Slack, Google Hangout Chat oder dem internen onOffice Messenger, um gute Zusammenarbeit zu gewährleisten. Mit dem onOffice Messenger lässt sich für jedes Team oder jede Arbeitsgruppe ein eigener Chatraum für den gezielten Austausch erstellen.

Videochat – Für Meetings mit Videoübertragung eignen sich Tools wie Skype, Google Meet, Zoom oder Webex. Eine zusätzliche Funktion zur Bildschirmübertragung unterstützt die Arbeit an einzelnen Projekten.

Datentransfer – Für den Austausch von Daten, die für den E-Mail-Versand zu groß sind, eignen sich Cloud-Speicher wie Onedrive, Dropbox oder Google Drive. Für vertrauliche Daten bieten sich Lösungen mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an, etwa Tresorit oder die Dokumentenablage in onOffice unter Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien.

Digitale Signaturen – Schließen Sie kontaktlos und schnell Vereinbarungen mit Kunden und Partnern. Grundsätzlich herrscht Formfreiheit bei Verträgen. Einschränkungen gibt es lediglich dort, wo das Gesetz explizit die Schriftform vorsieht. Beispiele dafür sind Darlehensverträge, die Kündigung von Arbeitsverträgen oder notarielle Urkunden. Bis auf diese wenigen Beispiele können mit Tools wie TrackLean sämtliche Vereinbarungen abgebildet werden, die keine Schriftform erfordern.

Passwort-Tools – Falls Sie Ihre Passwörter noch nicht sicher in einer Passwort-Datenbank speichern, sollten Sie dies spätestens jetzt tun. Praktische Tools sind beispielsweise Gorilla oder KeePass.

Projektplanung – Für die Arbeit an umfangreichen Projekten eignen sich Asana, Trello oder die in onOffice enterprise integrierte Projektplanung. Der Vorteil bei Letzterem: Alle Aufgaben sind dokumentiert und die Arbeitszeit kann pro Aufgabe und für das gesamte Projekt erfasst werden.

Achtung: Verwenden Sie nicht zu viele verschiedene Tools, da die Arbeit im Team sonst unübersichtlicher wird, statt sie zu erleichtern. Legen Sie einheitlich fest, welche Tools für welchen Zweck verwendet werden sollen.

Daten

Datenzugriff

Gibt es spezielle Dateien, die auf dem lokalen Rechner im Büro liegen? Die Lösung wäre eine VPN-Verbindung, die Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk erlaubt. Allerdings ist die Einrichtung am heimischen Rechner recht komplex und fehleranfällig. Eine kurzfristige Alternative zu VPN ist die Verbindung über eine Remote Desktop Lösung wie Teamviewer. 

Bei einer Remote Verbindung verbinden Sie Ihren heimischen PC mit Ihrem Firmenrechner im Büro. Dadurch haben Sie Fernzugriff auf alle lokal gespeicherten Dateien und können reibungslos von Zuhause arbeiten. Voraussetzung ist, dass der Rechner im Büro eingeschaltet bleibt und Teamviewer auf dem Gerät gestartet ist. Notieren Sie sich Code und Kennwort und sperren Sie anschließend den Rechner im Büro. Der Bildschirm kann ausgeschaltet werden. Starten Sie zuhause am Computer den Teamviewer und geben Sie die Teamviewer-Zugangsdaten ein. Nach wenigen Sekunden haben Sie sich auf Ihren eigenen Firmen-PC aufgeschaltet und können wie gewohnt arbeiten.

Datenschutz

Die DSGVO gilt auch zuhause, darum sollten Sie einige Verhaltensregeln beachten:

  • Nutzen Sie keine öffentlichen WLAN-Verbindungen mit Ihrem Laptop, sondern nur das eigene (gesicherte und verschlüsselte) Heimnetzwerk.
  • Richten Sie auf dem Rechner die Kennwortabfrage ein, um unbefugte Nutzung auszuschließen.
  • Sperren Sie beim Verlassen des Raumes Ihren Computer, damit sich nicht jemand ungewollt Zugriff zu Ihrer Kundendatenbank verschafft oder Kinder auf der Tastatur herumtippen und ggf. Daten ändern/löschen.
  • Verwenden Sie sichere Passwörter und verzeichnen Sie sie in eigenen Passwortdatenbanken. Diese dürfen ansonsten nirgendwo schriftlich festgehalten werden.
  • Vorsicht bei USB-Sticks oder anderen externen Geräten: Diese können Malware enthalten.
  • Halten Sie Virenschutz und Firewall aktuell.
  • Verschlüsseln Sie Ihre Daten. 
Mann vor Laptop

Auch wir vertrauen auf onOffice enterprise – überzeugen Sie sich selbst

Bei onOffice sind die Mitarbeiter nahtlos miteinander vernetzt. Weil wir intern ebenfalls mit unserer Software arbeiten, profitieren wir selbst von den zahlreichen Vorteilen und Tools. Dadurch haben wir immer Zugriff auf alle Informationen und Anwendungen, wie Kalender, E-Mails, Telefon usw. Über das Telefonmodul führen wir problemlos Telefonate mit Kunden und Teammitgliedern. Bei Meetings kommt Google Meet zum Einsatz. So können wir abteilungsübergreifend remote arbeiten und sogar internationale Meetings problemlos und unkompliziert in Echtzeit halten. Die Plattform wird mittlerweile mehrmals täglich für Meetings und kurze Absprachen innerhalb der Teams genutzt. Auch unsere Schulungen, Consultings und viele weitere Termine finden mittlerweile teilweise online statt, sodass Sie jederzeit und von überall teilnehmen können.  

Egal ob E-Mail, Terminkalender oder wichtige Kundendaten – mit onOffice enterprise haben Sie alles zur Hand. Von der Bearbeitung von Portalanfragen über Telefonie bis zum Eigentümer-Reporting bietet onOffice die passende Ausstattung für die problemlose Arbeit im Homeoffice. Sie können unsere Software kostenlos testen und sich selbst von der Effektivität überzeugen.

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

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