Homeoffice Checkliste für Immobilienmakler

Frau vor Laptop

Homeoffice ist nicht das Ende für guten Service und Kundenbetreuung

Die aktuelle Situation trifft den Einzelhandel, die Event- und Tourismusbranche. Auch das Maklergeschäft lebt vom persönlichen Kontakt und ist damit Einschränkungen unterworfen.

Wir möchten Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie trotz der Krise Kunden zufriedenstellend betreuen.




Besichtigungstermine

Viele Menschen werden Immobilienbesichtigungen aufgrund der aktuellen Lage absagen oder nicht wahrnehmen. Damit der Interessent sich trotzdem einen Überblick von der Immobilie verschaffen kann, bieten sich 360°- oder 3D-Touren an. Die virtuellen Rundgänge vermitteln dem Interessenten einen ersten emotionalen Eindruck ohne, dass er und der Makler sich einem Risiko aussetzen müssen. 

Ogulo bietet hier den idealen Service. Die Handhabung ist leicht: Der Makler begibt sich allein in die Immobilie und fotografiert die Räumlichkeiten. Diese Aufnahmen fügt er anschließend in Ogulo zu einer Tour zusammen. Diese Tour kann per Link in das Exposé eingebaut oder zu Immobilienportalen übertragen werden. Gemeinsam mit dem Grundriss kann der Interessent sich auf diese Weise durch die Immobilie navigieren, ohne sein Heim verlassen zu müssen. Gerade jetzt, wo viele nichts anderes zu tun haben, als auf der heimischen Couch zu liegen, ist diese Dienstleistung für Kunden von besonderem Wert.

Ogulo ist in onOffice integriert und Bestandteil im onOffice Marketplace. Das vereinfacht die Erstellung und Vermarktung von virtuellen Rundgängen. Probieren Sie es aus und berichten Sie uns in den Kommentaren von Ihren bisherigen Erfahrungen!

In der aktuellen Situation ist Kreativität gefragt. PHI aus Aachen veranstaltete beispielsweise eine Open House Besichtigung via Instagram – mit sage und schreibe 120 Teilnehmern.




Mann hält Tablet

Kundenbetreuung

Vorsicht ist hier besser als Nachsicht – gerade mit Rücksicht auf ältere Mitmenschen. Wie von offiziellen Stellen empfohlen, sollen persönliche Kontakte auf ein Minimum reduziert werden.

Die persönliche Beratung gehört jedoch zum Kerngeschäft des Makelns; besonders bei Menschen in schwierigen Lebenssituationen wie Scheidungen oder dem Umzug in eine altersgerechte Unterkunft. 

Persönliche Gespräche können telefonisch abgedeckt werden. Wer eine Stufe weitergehen möchte, nutzt Videotelefonie. Videoanrufe wirken persönlicher und authentischer, da hier auch Gestik und Mimik in der Kommunikation sichtbar sind. Sofern der Kunde also ein Smartphone besitzt, sind Videoanrufe ein gutes Mittel für die Kundenkommunikation. Alternativ können am Computer Tools für Video-Chats eingesetzt werden, vorausgesetzt der Kunde verfügt über einen Computer (mehr dazu unter “Tools für den reibungslosen Arbeitsablauf”).

Gerade für längere Besprechungen, beispielsweise bei einer ausführlichen Beratung, ist ein Video-Meeting am Computer sinnvoll, da hier auch der Bildschirm übertragen werden kann, um Dokumente oder Bilder zu besprechen.

Problematisch wird es bei Vertragsunterschriften, doch auch hier gibt es digitale Lösungen. Anbieter wie TrackLean ermöglichen digitale Unterschriften, um Vereinbarungen ortsunabhängig und schnell zu schließen: Dokumente lassen sich kontaktlos innerhalb von zwei Minuten versenden und in einer Minute unterzeichnen. Das erleichtert beispielsweise die Arbeit Ihres Kundenservices im Homeoffice oder Vereinbarungen mit Partnern – ohne Papier, Drucker und Scanner.

Abschließend noch ein Appell: Bleiben Sie positiv! Verzichten Sie in Auto-Respondern oder Abwesenheitsnotizen auf pessimistische Botschaften wie “Wir sind aufgrund der aktuellen Schutzmaßnahmen nicht im Büro. Wir versuchen so gut es geht Ihr Anliegen zu bearbeiten” oder dergleichen. Kommunizieren Sie stattdessen positiv und nutzen Sie diesen Kanal als Marketing-Instrument. Eine weitere Möglichkeit ist die proaktive Kontaktaufnahme per Serienmail, um Kunden darüber zu informieren, dass Sie wie gewohnt erreichbar sind.




Frau vor Laptop

Büroorganisation

Die alles entscheidende Frage: Funktioniert der Umzug ins Homeoffice reibungslos? Spätestens jetzt dürfte jedem klar sein, wie sinnvoll die Digitalisierung des Büroalltags ist. 

Mit onOffice ist die Büroorganisation vollständig abgedeckt: E-Mails, Dateien, Dokumente, Kontakte, Termine – alles ist in der Software angelegt und kann jederzeit von überall abgerufen werden. Der integrierte Messenger ist komfortabler als die Kommunikation per E-Mail und erlaubt die schnelle Vernetzung innerhalb des Teams.

Weitere Gimmicks für effiziente Arbeit im Homeoffice, wie Software für Video Calls oder Remote Verbindungen, finden Sie unter “Anforderungen: Vernetzte Infrastruktur”. Sollten beispielsweise wichtige Dateien nur auf einem lokalen Rechner im Büro gespeichert sein, geben wir eine kurze Erläuterung, wie Sie dennoch reibungslos im Homeoffice arbeiten können.




Objektaufnahme

Für die Abfrage von Immobiliendaten ist nicht einmal das Telefon notwendig. Ähnlich der Adressvervollständigung bietet onOffice bei Eigentümern ein praktisches Tool: die Immobilienvervollständigung. Hier wird ein Online-Formular versendet, in dem der Kunde eigenständig fehlende Angaben zur Immobilie ergänzen kann.

Manche Dinge lassen sich jedoch ausschließlich vor Ort regeln. In diesem Fall beachten Sie die Hygieneregeln: 

  • Verzichten Sie auf das übliche Händeschütteln und halten Sie gebührend Abstand. 
  • Nach Kontakt mit Türklinken und Lichtschaltern reinigen Sie umgehend die Hände. 

Der aktuelle Corona-Virus kann vermutlich Tage auf Oberflächen überleben, seien Sie sich daher typischer Handläufe bewusst. Achten Sie mit der nötigen Vorsicht darauf, nicht z. B. erst die Klinke der Haustüre zu berühren und sich danach ins Gesicht zu fassen.




Anforderungen: Vernetzte Infrastruktur 

Mit onOffice ist ein Großteil Ihrer Büroorganisation bereits abgedeckt. Mit der Software haben Sie beispielsweise von jedem Gerät aus Zugriff auf alle E-Mail-Postfächer.

Dank der heutigen Technologie ist die Kommunikation losgelöst vom eigentlichen Arbeitsort.

Welche Tools neben onOffice im Büroalltag nützlich sind, stellen wir Ihnen hier vor.




Werkzeuge

Tools für den reibungslosen Arbeitsablauf

Zur Grundausstattung gehören selbstredend eine sichere und stabile Internetverbindung sowie Equipment für Sprach- und Videokommunikation.

Darüber hinaus sind neben onOffice folgende Tools zu empfehlen:

Microsoft Office – Sollten auf dem heimischen Rechner oder Laptop die Lizenzen für Microsoft Word oder Excel fehlen, helfen Tools zur Text- und Tabellenverarbeitung von Libreoffice oder OpenOffice. Bei cloud- bzw. webbasierten Anwendungen wie Google Docs ist der Vorteil, dass kollaborativ im Team an Dokumenten und Tabellen gearbeitet werden kann und keine Dateien per E-Mail ausgetauscht werden müssen.  

Telefonie – Idealerweise sollte ein Softphone auf dem PC installiert sein, das mit Ihrer Telefonanlage verbunden ist, damit Sie direkt über den Rechner telefonieren können. Alternativ kann mit Umleitungen auf das Handy gearbeitet werden, damit Sie problemlos von zuhause telefonieren können.

Schnelle Kommunikation – Schneller als E-Mail ist die Kommunikation in Gruppen über Messenger wie Skype, Slack, Google Hangout Chat oder dem internen onOffice Messenger, um gute Zusammenarbeit zu gewährleisten. Mit dem onOffice Messenger lässt sich für jedes Team oder jede Arbeitsgruppe ein eigener Chatraum für den gezielten Austausch erstellen.

Videochat – Für Meetings mit Videoübertragung eignen sich Tools wie Skype, Google Meet, Zoom oder Webex. Eine zusätzliche Funktion zur Bildschirmübertragung unterstützt die Arbeit an einzelnen Projekten.

Datentransfer – Für den Austausch von Daten, die für den E-Mail-Versand zu groß sind, eignen sich Cloud-Speicher wie Onedrive, Dropbox oder Google Drive. Für vertrauliche Daten bieten sich Lösungen mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an, etwa Tresorit oder die Dokumentenablage in onOffice unter Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien.

Digitale Signaturen – Schließen Sie kontaktlos und schnell Vereinbarungen mit Kunden und Partnern. Grundsätzlich herrscht Formfreiheit bei Verträgen. Einschränkungen gibt es lediglich dort, wo das Gesetz explizit die Schriftform vorsieht. Beispiele dafür sind Darlehensverträge, die Kündigung von Arbeitsverträgen oder notarielle Urkunden. Bis auf diese wenigen Beispiele können mit Tools wie TrackLean sämtliche Vereinbarungen abgebildet werden, die keine Schriftform erfordern.

Passwort-Tools – Falls Sie Ihre Passwörter noch nicht sicher in einer Passwort-Datenbank speichern, sollten Sie dies spätestens jetzt tun. Praktische Tools sind beispielsweise Gorilla oder KeePass.

Projektplanung – Für die Arbeit an umfangreichen Projekten eignen sich Asana, Trello oder die in onOffice integrierte Projektplanung. Der Vorteil bei Letzterem: Alle Aufgaben sind dokumentiert und die Arbeitszeit kann pro Aufgabe und für das gesamte Projekt erfasst werden.

Achtung: Verwenden Sie nicht zu viele verschiedene Tools, da die Arbeit im Team sonst unübersichtlicher wird, statt sie zu erleichtern. Legen Sie wie in Abschnitt “Regeln definieren” beschrieben fest, welche Tools für welchen Zweck verwendet werden sollen.

Bei der Firma onOffice sind die Mitarbeiter nahtlos miteinander vernetzt. Weil wir intern ebenfalls mit der onOffice Software arbeiten, profitieren wir von der webbasierten Software. Dadurch haben wir immer Zugriff auf alle Informationen und Anwendungen, wie Kalender, E-Mails, Telefon usw. Über das Telefonmodul führen wir problemlos Telefonate mit Kunden und Teammitgliedern. Unser Betrieb läuft also reibungslos weiter.

Bei Meetings kommt Google Meet zum Einsatz. Weil einige Abteilungen bereits vor der Homeoffice-Regelung räumlich getrennt in einem anderen Gebäude saßen, wurde dieses Tools bereits genutzt – es war also keine große Umstellung oder Einarbeitung erforderlich. Lediglich die Frequenz hat sich geändert: Hat man sich zuvor vielleicht 1– 2 mal die Woche per Google Meet getroffen, so wird die Plattform mittlerweile mehrmals täglich für Meetings und kurze Absprachen innerhalb der Teams genutzt.  

Für unsere Vor-Ort-Schulungen – die wir aufgrund der aktuellen Lage leider nicht vor Ort stattfinden lassen können – veranstalten wir Ersatztermine ebenfalls über Google Meet. 




Grafik Internet

Datenzugriff

Gibt es spezielle Dateien, die auf dem lokalen Rechner im Büro liegen? 

Die Lösung wäre eine VPN-Verbindung, die Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk erlaubt. Allerdings ist die Einrichtung am heimischen Rechner recht komplex und fehleranfällig.

Eine kurzfristige alternative zu VPN ist die Verbindung über eine Remote Desktop Lösung wie Teamviewer. 

Bei einer Remote Verbindung verbinden Sie Ihren heimischen PC mit Ihrem Firmenrechner im Büro. Dadurch haben Sie Fernzugriff auf alle lokal gespeicherten Dateien und können reibungslos von zuhause arbeiten.

Voraussetzung ist, dass der Rechner im Büro eingeschaltet bleibt und Teamviewer auf dem Gerät gestartet ist. Notieren Sie sich Code und Kennwort und sperren Sie anschließend den Rechner im Büro. Der Bildschirm kann ausgeschaltet werden. Starten Sie zuhause am Computer den Teamviewer und geben Sie die Teamviewer-Zugangsdaten ein. Nach wenigen Sekunden haben Sie sich auf Ihren eigenen Firmen-PC aufgeschaltet und können wie gewohnt arbeiten.




Datenschutz

Die DSGVO gilt auch zuhause, darum sollten Sie einige Verhaltensregeln beachten:

  • Nutzen Sie keine öffentlichen WLAN-Verbindungen mit Ihrem Laptop, sondern nur das eigene (gesicherte und verschlüsselte) Heimnetzwerk.
  • Richten Sie auf dem Rechner die Kennwortabfrage ein, um unbefugte Nutzung auszuschließen.
  • Sperren Sie beim Verlassen des Raumes Ihren Computer (damit sich nicht jemand ungewollt Zugriff zu Ihrer Kundendatenbank verschafft oder die Kinder auf der Tastatur herumtippen und ggf. Daten ändern/löschen).
  • Verwenden Sie sichere Passwörter und verzeichnen Sie sie in eigenen Passwortdatenbanken (sie dürfen ansonsten nirgendwo schriftlich festgehalten sein).
  • Vorsicht bei USB-Sticks oder anderen externen Geräten: Diese können Malware enthalten.
  • Halten Sie Virenschutz und Firewall aktuell.
  • Verschlüsseln Sie Ihre Daten. 



Homeoffice: Zuhause auf der Arbeit

Haben sich Mitarbeiter erst einmal an Heimarbeit gewöhnt, können sie laut einer Studie der Standford University sogar 13 % produktiver arbeiten als bei der Büroarbeit. Zuhause im Homeoffice sind viele Menschen konzentrierter, sie arbeiten freiwillig länger und sind weniger abgelenkt. 

Darüber hinaus sinken laut der Studie sogar die Fehlzeiten, da das Risiko, sich untereinander anzustecken, sinkt – ein Punkt, der besonders jetzt von großer Bedeutung ist.

Dennoch gibt es ein paar Regeln zu beachten, die für effiziente Heimarbeit ausschlaggebend sind.




Mann vor Laptop

Homeoffice ist Kopfsache

Produktive Arbeit zuhause ist eine Frage der Disziplin: Man spart sich zwar den Weg zur Arbeit, das sollte aber nicht dazu einladen, länger zu schlafen oder den Morgen schleifen zu lassen. Stattdessen sollten Sie die zusätzliche Zeit nutzen, denn wer später anfängt, muss länger arbeiten. In den heimischen vier Wänden kann die Motivation darunter leiden.

Hier ein paar allgemeine Tipps, wie Sie im Homeoffice produktiv und motiviert bleiben:

  • Sofort beginnen: Trödeln Sie am morgen nicht rum, nur weil sie zuhause sind und “mehr Zeit” haben, da Sie sich den Arbeitsweg sparen. Bleiben Sie auch nicht den ganzen Tag im Schlafanzug: Ziehen Sie sich an, als würden Sie ins Büro fahren, damit Sie mental auf Arbeit eingestellt sind. Den ganzen Tag im Schlafanzug lädt dazu ein, sich auch einmal hinzulegen.
  • Routine: Abläufe aus dem Büro zuhause übernehmen und einem ähnlichen Tagesablauf folgen: erst E-Mails prüfen, Portalanfragen bearbeiten, Termine wahrnehmen usw.
  • Fixe Arbeitszeiten: Im Homeoffice verfallen viele dem eigenen Biorhythmus, dennoch gibt es feste Geschäftszeiten. Wenn Ihre Kunden Sie ab 9 Uhr erreichen sollen, müssen Sie und Ihr Arbeitsplatz um diese Zeit funktionsfähig sein.
  • Fixer Arbeitsplatz: Für die konzentrierte Arbeit ist ein ablenkungsfreier, angenehmer Ort wichtig. Ob es sich um einen eigenen Raum oder um den heimischen Esstisch handelt, ist dabei zweitrangig. Es zählt, wo Sie persönlich konzentriert arbeiten können. Entscheidend ist, dass der Arbeitsplatz nach Feierabend verlassen oder restlos abgebaut werden kann. 
  • Ergonomisches Arbeitsumfeld: Ihr Arbeitsplatz sollte angenehm sein, aber 8 Stunden auf der Couch vor dem Fernseher ist möglicherweise nicht die beste Lösung – Ihr Rücken wird es Ihnen danken.
  • Ablenkungen minimieren: Wieder: Nicht auf der Couch vor dem Fernseher sitzen oder den Fernseher gar als Hintergrundberieselung laufen lassen – dann können Sie gleich mit der Arbeit aufhören. Vermeiden Sie auch Ablenkungen wie den Haushalt oder andere Zeitfresser. Mit etwas Disziplin sparen Sie sich diese Ablenkungen für die Pause auf.
  • Unterbrechungen vermeiden: Die Zeit, die Sie während dem Homeoffice mit anderen Dingen verbringen, muss am Ende des Tages nachgearbeitet werden – wenn die Motivation geringer ist. Bei der aktuellen Lage wird es nicht so sein, dass Sie liegengebliebene Aufgaben am nächsten Tag im Büro aufarbeiten können – auch am nächsten Tag müssen Sie motiviert von zuhause arbeiten und die entsprechende Mehrarbeit leisten. Verzichten Sie also auf Unterbrechungen und gönnen Sie sich die übliche Pause zu einer fest definierten Zeit. 
  • Pausen: Um effektiv zu bleiben, sind Pausen wichtig. Zuhause verschmelzen jedoch die berufliche und private Sphäre, sodass u. U. keine entspannte Pause mehr möglich ist. Um nicht zu verwahrlosen, sollten Sie hinaus gehen, spazieren, sich bewegen und den Kreislauf in Schwung bringen. Das hält gesund. Nicht vergessen: Nach dem Heimkehren sofort die Hände waschen. 



Gruppe im Meeting

Kommunikation im Team 

Menschen sind gesellige Wesen. Isoliert von Kollegen und anderen sozialen Kontakten ist ausgiebige Kommunikation umso wichtiger, um die Motivation aufrechtzuerhalten. Durch die ungewohnte räumliche Trennung, sollte ein oder mehrere tägliche Telefon- und/oder Videokonferenzen mit dem Team zur Abstimmung stattfinden, um den Zusammenhalt zu stärken. 

Dazu sollte sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter mit dem nötigen Equipment (Headset usw.) ausgestattet sind, um reibungslos von zuhause aus zu arbeiten. Einzelne Teamkollegen sollten regelmäßig telefonieren und schreiben, um sich auf dem aktuellen Stand zu gemeinsamen Projekten zu halten. 

Die eingangs zitierte Studie ergab, dass die Leistung in Heimarbeit von Vorgesetzten kaum wahrgenommen wird. Auch darum ist regelmäßige Kommunikation wichtig, um über den Fortschritt von Arbeitsabläufen zu informieren.




Ziele definieren

Vernetzung ist eine wichtige Voraussetzung für die Arbeit im Homeoffice. Die besten Tools helfen jedoch nichts, wenn sie lediglich für ineffektive Meetings gebraucht werden. Diese lassen sich vermeiden, indem Sie zielorientiert vorgehen. Die eingeschränkte Kommunikation macht es wichtig, konkrete Tages- und Wochenziele zu stecken, die jeder einzelne und das Team als Ganzes erreichen sollen. Über diese Ziele erfolgt dann effektiver Austausch.




Regeln aufstellen

Welche Tools werden angewendet? Wie wird über welches Medium kommuniziert? Legen Sie diese Regeln einmalig fest, damit nicht die eine Gruppe über Skype chattet, während andere Mitarbeiter über onOffice, Google Chat oder Slack kommunizieren, und dadurch möglicherweise Informationen übersehen werden. 

Legen Sie also fest, welche Kanäle zum Einsatz kommen, damit die Kommunikation reibungslos verläuft und nichts verloren geht.

Auch Arbeitszeit und Erreichbarkeit sollten verbindlich geregelt sein, damit klar ist, wer wann z. B. Telefondienst hat, um von zuhause aus Kundenanrufe entgegenzunehmen. 

Der eigene Biorhythmus ist außerdem nicht das Maß aller Dinge. Daher gilt auch im Homeoffice selbstredend die Etikette, wie Pünktlichkeit und Höflichkeit.




Grenzen ziehen: Beruflich und Privat

Feste Arbeitszeiten und das Aufrechterhalten der Tagesstruktur sind wichtig, damit Berufs- und Privatleben sich nicht zu sehr vermengen. Andernfalls laugt Heimarbeit aus und am Ende bleibt das Gefühl, 24/7 erreichbar sein zu müssen und gar keinen Feierabend mehr zu haben. Resultat ist schlimmstenfalls unproduktive, entnervende Arbeit im Homeoffice.

Besonders das Durchsetzen der beruflichen Arbeitszeit im familiären Rahmen kann schwierig sein, weil in der aktuellen Situation häufig auch zeitgleich die Kinder betreut werden müssen. 

Sprechen Sie mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin die Arbeitszeiten ab, damit Sie beide Phasen haben, in denen Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können und andere, in denen Sie sich um die Kinder kümmern. 




Egal ob E-Mail, Terminkalender oder wichtige Kundendaten – mit onOffice haben Sie alles zur Hand. Von der Bearbeitung von Portalanfragen, über Telefonie, bis zum Eigentümer-Reporting bietet onOffice die passende Ausstattung für die problemlose Arbeit im Homeoffice.

Viel Erfolg und bleiben Sie gesund!


Kommentare

2 Kommentare zu "Homeoffice Checkliste für Immobilienmakler"

  1. Wolfgang Hennes, am 06.07.2020

    Sehr guter detaillierter Artikel, es machen sich viel zu wenig diese wichtigen Überlegungen bei der Einführung von remote Arbeit und Homeoffice. Ihr schreibt ja, das Teamviewer eine VPN-Alternative ist. Wir haben hier eine deutsche bzw. schweizer Plattform mit der wir RDP sozusagen veredeln, skalierbar und sicherer machen. Aus unserer Sicht sind Verbindungen, die offen am Internet hängen, wie Microsoft-Exchange-, Terminal- bzw. RDS-Server oder insbesondere die oft im Homeoffice und Außendienst eingesetzten VPN Verbindungen zum Unternehmen offene Einfallstore für Schadsoftware-Angriffe sein.

  2. Joachim Hussing, am 03.06.2020

    Vielen Dank für die Weitergabe dieser Checkliste für Immobilienmakler. Ich bin derzeit auf der Suche nach einem erfahrenen Immobilienmakler. Ich hoffe, ein Haus zu finden, das näher an dem Ort liegt, an dem meine Kinder zur Schule gehen, und ich denke, dass die Einstellung eines Immobilienmaklers der beste Weg ist, ein Zuhause zu finden.

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