Geldwäschegesetz – Immobilienmakler: Das müssen Sie wissen

Geldwäschegesetzt Immobilienmakler

Seit 2017 gilt das Geldwäschegesetz explizit auch für Immobilienmakler. Mit dem Gesetz soll Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verhindert werden, also die Bereitstellung oder Sammlung von Vermögen, um damit Straftaten zu finanzieren.

Laut dem Geldwäschegesetz (GWG) sind Immobilienmakler dazu verpflichtet, ein Risikomanagement und Sicherungsmaßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung aufzubauen.



Hier im Blog geben wir einen kurzen Überblick. In unserem Whitepaper fassen wir zusammen, was das für Sie bedeutet. 

Wenn Sie nur daran interessiert sind, wie onOffice Sie dabei unterstützt, lesen Sie hier weiter.




Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

Neben Risikomanagement und interner Sicherungsmaßnahmen, fordert das GWG, dass alle Unterlagen fünf Jahre aufbewahrt und danach unverzüglich vernichtet werden müssen.

Aufzubewahren sind Informationen zu Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, sowie Angaben über den Vertragspartner. 

Die Aufzeichnungen können digital gespeichert werden. Dabei ist lediglich sicherzustellen, dass die gespeicherten Daten korrekt sind und jederzeit zugänglich gemacht werden können.




Sorgfaltspflicht

Bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung mit neuen Kunden schreibt das Gesetz die Erfüllung allgemeiner Sorgfaltspflichten vor. Dazu gehören vor allem das Einholen und Dokumentieren von Informationen:

  • Identität des Vertragspartners (und gegebenenfalls der für ihn auftretenden Person).
  • Handelt der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten? 
  • Handelt es sich um eine politisch exponierte Person?
  • Risikobewertung für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung.

Immobilienmakler müssen diese Sorgfaltspflichten erfüllen. Sollte der Makler nicht dazu in der Lage sein, darf die Geschäftsbeziehung nicht begründet oder fortgesetzt werden. 




Identifizierung

Ein Immobilienmakler muss die Vertragsparteien des Maklervertrages identifizieren, sobald diese ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Immobilienkaufvertrages äußern.

Identifizierung im Sinne des GWG umfasst die Feststellung der Identität durch das Erheben und Prüfen personenbezogener Angaben, zum Beispiel: Name, Geburtsort, Wohnanschrift usw.

Sie prüfen die Identität des Vertragspartners anhand amtlicher Dokumente.

Bei natürlichen Personen:

  • gültiger amtlicher Lichtbildausweises, mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird, zum Beispiel: Reisepass, Personalausweises oder Pass- oder Ausweisersatz
  • elektronischer Identitätsnachweis
  • qualifizierte elektronische Signatur
  • und unter Umständen auch weitere Dokumente, die zur Identifizierung zugelassen sind.

Bei juristischen Personen:

  • Auszug aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder aus einem vergleichbaren amtlichen Register oder Verzeichnis
  • Gründungsdokumente oder gleichwertig beweiskräftige Dokumente
  • dokumentierte Einsichtnahme des Immobilienmaklers in die Register- oder Verzeichnisdaten

Die Identität wird durch eine Prüfung der Dokumente vor Ort ermittelt.

Für die Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten, können Sie auf Daten aus dem elektronischen Transparenzregister zurückgreifen. 




Meldepflicht und Bußgeld

Besteht der Verdacht, dass das Maklergeschäft im Zusammenhang mit Geldern aus strafbaren Handlungen steht, müssen Sie den Sachverhalt unverzüglich bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen melden – unabhängig vom Wert des betroffenen Vermögensgegenstandes.

Wer dem GWG vorsätzlich oder leichtfertig zuwiderhandelt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. 

Handelt es sich um einen schwerwiegenden Verstoß, sind folgende Summen zu zahlen:

  • Geldbuße bis zu einer Million Euro
  • Geldbuße bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils.

Bei juristischen Personen oder Personenvereinigungen kann darüber hinaus eine höhere Geldbuße verhängt werden:

  • bis zu fünf Millionen Euro
  • 10 % des Gesamtumsatzes im Geschäftsjahr

In den übrigen Fällen kann die Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 100.000 Euro geahndet werden.




Gesetzliche Regelungen abbilden mit onOffice

onOffice enterprise unterstützt Sie dabei, die vom Gesetz geforderte Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, indem Sie alle Angaben in der Software dokumentieren können.

Für die Angaben zum GWG gibt es in onOffice eine eigens dafür konzipierte Kategorie. Diese enthält alle notwendigen Felder, beispielsweise für Personalausweisnummern oder die Anschrift des wirtschaftlich Berechtigten.




Kategorie mit Feldern aktivieren

Ist die Kategorie zum GWG bei Ihnen noch nicht freigeschaltet, kann diese in der Administration aktiviert werden.

Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Einstellungen wählen Sie im Dropdown-Menü “Modul” die Adressverwaltung.

Wählen Sie daraufhin auf der rechten Seite, mit Klick auf den Stift, den Karteireiter aus, auf dem Sie die Kategorie zur Geldwäsche platzieren möchten.

In der Mitte öffnen sich die Kategorien, die bereits auf diesem Reiter platziert sind. Unten in der Mitte können Sie mit dem Dropdown-Menü neue Kategorien hinzufügen. Wählen Sie die Kategorie „Geldwäsche-Gesetz“. Über den Button “Neu anlegen” wird die Kategorie auf dem Karteireiter platziert. Mit den Positionsnummern in der Spalte “Pos” und den Pfeilen können Sie die Platzierung beeinflussen.




Adressvervollständigung

Die Adressvervollständigung von onOffice ist ein beliebtes Tool zur Datenbankpflege. Sie schicken dem Kunden ein Online-Formular, in dem er eigenständig fehlende Daten zu seiner Person ergänzt.

Mit dieser Funktion lassen Sie die GWG-Felder vom Kunden selbst befüllen und ersparen sich dadurch Arbeit. Dennoch müssen Sie die Angaben anschließend verifizieren.

Aktivieren Sie die benötigten Geldwäschegesetz-Felder für die Adressvervollständigung. Dazu aktivieren Sie die benötigten Felder unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Eingabefelder, Modul: Adressverwaltung; Kategorie: Geldwäsche-Gesetz. Für die Adressvervollständigung setzen Sie das Häkchen in der Spalte “AV”.

Sobald die GWG-Felder für die Adressvervollständigung aktiviert sind, tauchen im Pop-up für die Adressvervollständigung unter Weitere Aktionen >> Adressvervollständigung zwei weitere Modi auf: Adresse mit GWG und Adresse mit Suchkriterien und GWG

Die Abfrage der Felder zum Geldwäschegesetz lässt sich außerdem per Makro in Ihre individuellen Vorlagen integrieren.

Das Makro ist modular aufgebaut: _Adr_Vervollstaendigung(x,y,z)

  • x = „Adresse mit GWG“ oder „Adresse/Suchkriterien mit GWG“ bezeichnet die beiden neuen Modi.
  • y = “neu” oder “alt” bezeichnet, ob nur neue Suchkriterien angelegt oder auch bestehende bearbeitet werden können.
  • z = “html” oder “txt” bezeichnet das Format. Die Angabe “html” gibt den Link zum Online-Formular als Hyperlink aus. Dieser Parameter ist optional.

Das Makro verfügt über weitere Parameter, mit denen Sie die Ausgabe des Formulars beim Empfänger steuern können. Eine ausführliche Erläuterung der Parameter finden Sie in der Makro-Liste und in der Online Hilfe.




Fazit

Das Geldwäschegesetz umfasst zwei große Bereiche: Identifizierung und Dokumentation. Mit onOffice decken Sie beide Bereiche ab: onOffice enterprise erleichtert die Erhebung der im Zuge des Geldwäschegesetzes geforderten Daten und hilft dank der zuverlässigen Speicherung dabei, der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nachzukommen.

Wie gehen Sie bei der Identitätsprüfung vor? Nutzen Sie bereits die Adressvervollständigung, um Ihre Arbeit zu erleichtern? Schreiben Sie uns einen Kommentar zu Ihren bisherigen Erfahrungen mit dem Arbeitsablauf zum Geldwäschegesetz.


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