Seit 2017 gilt das Geldwäschegesetz explizit auch für Immobilienmakler. Mit dem Gesetz soll Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verhindert werden, also die Bereitstellung oder Sammlung von Vermögen, um damit Straftaten zu finanzieren.
Laut dem Geldwäschegesetz (GWG) sind Immobilienmakler dazu verpflichtet, ein Risikomanagement und Sicherungsmaßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung aufzubauen.
Hier im Blog geben wir einen kurzen Überblick. In unserem Whitepaper fassen wir zusammen, was das für Sie bedeutet.
Wenn Sie nur daran interessiert sind, wie onOffice Sie dabei unterstützt, lesen Sie hier weiter.
Inhaltsverzeichnis:
Neben Risikomanagement und interner Sicherungsmaßnahmen, fordert das GWG, dass alle Unterlagen fünf Jahre aufbewahrt und danach unverzüglich vernichtet werden müssen.
Aufzubewahren sind Informationen zu Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, sowie Angaben über den Vertragspartner.
Die Aufzeichnungen können digital gespeichert werden. Dabei ist lediglich sicherzustellen, dass die gespeicherten Daten korrekt sind und jederzeit zugänglich gemacht werden können.
Bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung mit neuen Kunden schreibt das Gesetz die Erfüllung allgemeiner Sorgfaltspflichten vor. Dazu gehören vor allem das Einholen und Dokumentieren von Informationen:
Immobilienmakler müssen diese Sorgfaltspflichten erfüllen. Sollte der Makler nicht dazu in der Lage sein, darf die Geschäftsbeziehung nicht begründet oder fortgesetzt werden.
Ein Immobilienmakler muss die Vertragsparteien des Maklervertrages identifizieren, sobald diese ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Immobilienkaufvertrages äußern.
Identifizierung im Sinne des GWG umfasst die Feststellung der Identität durch das Erheben und Prüfen personenbezogener Angaben, zum Beispiel: Name, Geburtsort, Wohnanschrift usw.
Sie prüfen die Identität des Vertragspartners anhand amtlicher Dokumente.
Bei natürlichen Personen:
Bei juristischen Personen:
Die Identität wird durch eine Prüfung der Dokumente vor Ort ermittelt.
Für die Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten, können Sie auf Daten aus dem elektronischen Transparenzregister zurückgreifen.
Besteht der Verdacht, dass das Maklergeschäft im Zusammenhang mit Geldern aus strafbaren Handlungen steht, müssen Sie den Sachverhalt unverzüglich bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen melden – unabhängig vom Wert des betroffenen Vermögensgegenstandes.
Wer dem GWG vorsätzlich oder leichtfertig zuwiderhandelt, begeht eine Ordnungswidrigkeit.
Handelt es sich um einen schwerwiegenden Verstoß, sind folgende Summen zu zahlen:
Bei juristischen Personen oder Personenvereinigungen kann darüber hinaus eine höhere Geldbuße verhängt werden:
In den übrigen Fällen kann die Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 150.000 Euro geahndet werden.
onOffice enterprise unterstützt Sie dabei, die vom Gesetz geforderte Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, indem Sie alle Angaben in der Software dokumentieren können.
Für die Angaben zum GWG gibt es in onOffice eine eigens dafür konzipierte Kategorie. Diese enthält alle notwendigen Felder, beispielsweise für Personalausweisnummern oder die Anschrift des wirtschaftlich Berechtigten.
Ist die Kategorie zum GWG bei Ihnen noch nicht freigeschaltet, kann diese in der Administration aktiviert werden.
Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Einstellungen wählen Sie im Dropdown-Menü “Modul” die Adressverwaltung.
Wählen Sie daraufhin auf der rechten Seite, mit Klick auf den Stift, den Karteireiter aus, auf dem Sie die Kategorie zur Geldwäsche platzieren möchten.
In der Mitte öffnen sich die Kategorien, die bereits auf diesem Reiter platziert sind. Unten in der Mitte können Sie mit dem Dropdown-Menü neue Kategorien hinzufügen. Wählen Sie die Kategorie „Geldwäsche-Gesetz“. Über den Button “Neu anlegen” wird die Kategorie auf dem Karteireiter platziert. Mit den Positionsnummern in der Spalte “Pos” und den Pfeilen können Sie die Platzierung beeinflussen.
Die Adressvervollständigung von onOffice ist ein beliebtes Tool zur Datenbankpflege. Sie schicken dem Kunden ein Online-Formular, in dem er eigenständig fehlende Daten zu seiner Person ergänzt.
Mit dieser Funktion lassen Sie die GWG-Felder vom Kunden selbst befüllen und ersparen sich dadurch Arbeit. Dennoch müssen Sie die Angaben anschließend verifizieren.
Aktivieren Sie die benötigten Geldwäschegesetz-Felder für die Adressvervollständigung. Dazu aktivieren Sie die benötigten Felder unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Eingabefelder, Modul: Adressverwaltung; Kategorie: Geldwäsche-Gesetz. Für die Adressvervollständigung setzen Sie das Häkchen in der Spalte “AV”.
Sobald die GWG-Felder für die Adressvervollständigung aktiviert sind, tauchen im Pop-up für die Adressvervollständigung unter Weitere Aktionen >> Adressvervollständigung zwei weitere Modi auf: Adresse mit GWG und Adresse mit Suchkriterien und GWG.
Die Abfrage der Felder zum Geldwäschegesetz lässt sich außerdem per Makro in Ihre individuellen Vorlagen integrieren.
Das Makro ist modular aufgebaut: _Adr_Vervollstaendigung(x,y,z)
Das Makro verfügt über weitere Parameter, mit denen Sie die Ausgabe des Formulars beim Empfänger steuern können. Eine ausführliche Erläuterung der Parameter finden Sie in der Makro-Liste und in der Online Hilfe.
Das Geldwäschegesetz umfasst zwei große Bereiche: Identifizierung und Dokumentation. Mit onOffice decken Sie beide Bereiche ab: onOffice enterprise erleichtert die Erhebung der im Zuge des Geldwäschegesetzes geforderten Daten und hilft dank der zuverlässigen Speicherung dabei, der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nachzukommen.
Wie gehen Sie bei der Identitätsprüfung vor? Nutzen Sie bereits die Adressvervollständigung, um Ihre Arbeit zu erleichtern? Schreiben Sie uns einen Kommentar zu Ihren bisherigen Erfahrungen mit dem Arbeitsablauf zum Geldwäschegesetz.
Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.
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