Keine Angst vor KYC – wie Makler ihre Kunden einfach identifizieren

KYC Gastbeitrag Blog

„Deutschland macht es Geldwäschern immer noch zu leicht, Vermögen zu verschieben und zu verschleiern, gerade auf dem Immobilienmarkt.“ Diese Aussage des Berliner Justizsenators ist nicht neu. Regelmäßig wird von Politikern und Behördenchefs darauf hingewiesen, dass der Immobiliensektor für Geldwäsche missbraucht werden kann. Auch Transparency Deutschland bemängelt in einer Studie, dass die Branche noch nicht ausreichend sensibilisiert sei. Im Zuge internationaler Prüfungen wächst der Druck auf Deutschland, sich dieser Problematik anzunehmen. Konkret bedeutet das für Verpflichtete, wozu Makler und Notare ebenfalls gehören, dass die Aufsichtsbehörden die Einhaltung der Verpflichtungen verstärkt überprüfen. 

Dabei muss die Branche auch in Schutz genommen werden. Wenngleich die Öffentlichkeit sich auch in Teilen auf den Immobiliensektor stürzt und nach Schuldigen sucht, sind es doch nur wenige „schwarze Schafe“ die den Ruf der Branche beschädigen. Zeitgleich wird häufig ignoriert, welcher Mehraufwand die Einhaltung aller Verpflichtungen nach dem Geldwäschegesetz für Makler verursacht. Hierauf verweist unter anderem auch die Studie von Transparency Deutschland mit Schwerpunkt zum Thema Geldwäsche im Immobiliensektor. 

Insbesondere die Kundensorgfaltspflichten sind laut der Studie nur schwierig in den täglichen Geschäftsablauf zu integrieren und verursachen nicht unerhebliche Kosten. Diese sind vor allem unter dem Begriff „Know Your Customer“ (KYC – dt. „kenne deinen Kunden“) bekannt.

Wir erklären Ihnen, worauf es bei den Kundensorgfaltspflichten (KYC) genau ankommt und wie sie diese kostengünstig und digital über onOffice erfüllen können.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Wofür steht KYC und ab wann sind Makler hierzu verpflichtet?
  2. Identifizierung und Verifizierung aller Vertragspartner
  3. Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten
  4. Sanktionslistenabgleich & PeP-Checks
  5. Die einfache und sichere KYC-Lösung über onOffice

Wofür steht KYC und ab wann sind Makler hierzu verpflichtet?

Know Your Customer (KYC – dt. „kenne deinen Kunden“) bedeutet vor allem eins: Identifizieren Sie Ihre Kunden soweit, bis Sie ausschließen können, dass Sie illegale Geschäfte fördern und sich ggf. unabsichtlich selbst strafbar machen. Hierfür sollten Sie folgende Prüfungen vornehmen:

  • Identifizierung und Verifizierung aller Vertragspartner
  • Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten
  • Sanktionslistenabgleich (kein Bestandteil des Geldwäschegesetzes)
  • PeP-Check (PeP: Politisch exponierte Personen)

Zusätzlich sind Sie dazu verpflichtet, die von Ihnen gesammelten Daten zu dokumentieren und für fünf Jahre DSGVO-konform aufzubewahren.

Immobilienmakler müssen bereits bei ernsthaftem Kaufinteresse eine KYC-Prüfung durchführen. Dieselbe Verpflichtung gilt auch für den Fall, dass Miet- oder Pachtverträge ab einem Schwellenwert von 10.000 Euro pro Monat abgeschlossen oder vermittelt werden. Außerdem weist die Financial Intelligent Unit (FIU) – die Einheit zur Bekämpfung von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung des Zolls – gesondert darauf hin, dass hierunter auch gestückelte Zahlungen fallen, die in ihrer Summe den Schwellenwert erreichen und in einem begründeten Zusammenhang stehen (Quelle: FIU).

Auf die einzelnen Bestandteile einer KYC-Prüfung gehen wir noch einmal gesondert ein.

Schreiben am Laptop

Identifizierung und Verifizierung aller Vertragspartner

Wie die Identifizierung und Verifizierung der Vertragspartner ablaufen, hängt vor allem davon ab, ob es sich hierbei um eine natürliche oder juristische Person bzw. Personengesellschaft handelt. 

Bei natürlichen Personen müssen Sie sich offizielle Ausweisdokumente vorzeigen lassen, die Angaben auf Plausibilität überprüfen und dokumentieren. Dabei ist es unerlässlich, dass Sie alle Unterlagen kopieren und digital archivieren – natürlich unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung.

Im Falle von juristischen Personen bzw. Personengesellschaften müssen Sie sich Auskünfte über Namen und Rechtsform des Vertragspartners einholen. Zusätzlich benötigen Sie die Registernummer (falls vorhanden), einen Handelsregisterauszug, Anschrift sowie die Namen der Vertretungsberechtigten sowie ggf. deren Ausweisdokumente.

Auch diese Unterlagen müssen wie bei natürlichen Personen dokumentiert und digital archiviert werden.

Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten

Seit 2017 müssen wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister eingetragen werden. Wirtschaftlich Berechtigte sind immer natürliche Personen, die mittelbar (z.B. über Anteile an einem Unternehmen) oder unmittelbar (z.B. als Privatperson) mehr als 25 % der Kapitalanteile und/oder mehr als 25 % der Stimmrechte besitzen. Diese “leichte” Erklärung hat jedoch Tücken.

Unter anderem Startups finanzieren sich häufig über verschiedene Quellen. Privatinvestoren und Unternehmen sind gleichzeitig involviert. Das macht die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten komplizierter.

Besitzt etwa eine natürliche Person unmittelbar 30 % eines Unternehmens, während eine juristische Personengesellschaft die restlichen 70 % hält, müssen ebenfalls die wirtschaftlich Berechtigten der juristischen Personengesellschaft als mittelbar wirtschaftlich Berechtigte angegeben werden.

Diese Einschätzung stützt sich auf neue Rechtshinweise des Bundesverwaltungsamts zur Meldepflicht wirtschaftlich Berechtigter im Transparenzregister (Quelle: Bundesverwaltungsamt). Hiernach zählen auch Personen, die über eine Sperrminorität Grundlagenbeschlüsse verhindern können, zu den wirtschaftlich Berechtigten.

Halten also zwei natürliche Personen jeweils 50 % der Stimmanteile des Unternehmens, gelten beide als wirtschaftlich Berechtigte dieses Unternehmens sowie des Startups, an welches Sie unter Umständen eine Immobilie verkaufen oder vermieten wollen.

Statue auf Geldscheinen

Sanktionslistenabgleich & PeP-Checks

Bei den Vertragspartnern muss laut Geldwäschegesetz überprüft werden, ob sie politisch exponierte Personen sind. Das bedeutet, dass überprüft wird, ob sie politische Ämter innehaben oder hatten – was verschärfte Sorgfaltspflichten nach sich ziehen würde.

Zusätzlich empfiehlt sich zu prüfen, ob sie auf Sanktionslisten stehen oder aus Ländern mit erhöhtem Risiko auf Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierung stammen.

Auch in diesem Prozess macht es einen Unterschied, ob es sich um eine natürliche oder juristische Person handelt – vor allem in Bezug auf deren wirtschaftlich Berechtigte. Insbesondere Personen, gegen die internationale Sanktionen verhängt wurden, nutzen häufig Firmengeflechte, die die Identität der wirtschaftlich Berechtigten verschleiern. Unter Umständen können so Sanktionen umgangen werden. Die Identifizierung der wirklich wirtschaftlich Berechtigten und deren Abgleich mit Sanktionslisten sind entsprechend wichtige Bestandteile des KYC-Prozesses.

KYC-Checks helfen also auch dabei, internationale Sanktionen einzuhalten und Korruption zu verhindern. Stellen die Behörden fest, dass es auf Grund von strukturellen Defiziten in der Einhaltung ihrer Kundensorgfaltspflichten zu vermeidbar illegalen Geschäftsabschlüssen kommt, drohen bisweilen nicht nur Bußgelder. Weiter drohen auch hohe Reputationsschäden und sanktionierende Länder – wie z.B. die USA – könnten weitere rechtliche Schritte gegen sie veranlassen.

Die einfache und sichere KYC-Lösung über onOffice

Mit der Erweiterung von Kerberos Compliance auf dem Marketplace der Maklersoftware onOffice wird Ihnen der KYC-Prozess erleichtert. Sie müssen nur noch wenige Angaben machen – verfügbare Kundendaten werden direkt aus onOffice übernommen. Der gesamte KYC-Prozess wird dann im Hintergrund für sie durchgeführt. Der KYC-Check beinhaltet zusätzlich den nicht gesetzlich vorgeschriebenen Sanktionslisten-Abgleich, der für Sie kostenlos ist. Für einen erfolgreichen Abschluss Ihres Geschäfts erhalten Sie nach Abschluss der Prüfung einen Ergebnisbericht inkl. Risikobewertung und Handlungsempfehlungen in einfacher und verständlicher Sprache. Zusätzlich werden alle relevanten Daten über den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum von fünf Jahren nach höchsten Datenschutzstandards gespeichert.

KYC kann hierdurch zu einem festen Bestandteil Ihres Geschäftsalltags werden, ohne in diesen einzugreifen und Mehraufwand zu verursachen. Die KYC-Anbindung von Kerberos in onOffice steht Ihnen ab sofort zur Verfügung.

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Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.

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