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Multi-Objekt-Modul: Wir beantworten Ihre häufigsten Fragen

Fragen zum Multi-Objekt-Modul

Mit dem Multi-Objekt-Modul verwalten Sie Stammobjekte mit mehreren Einheiten, wie Mehrfamilienhäuser, große Wohnkomplexe oder Bürogebäude. In der Projektentwicklung ist das Tool ebenfalls nützlich, weil sich beispielsweise in einem Neubaugebiet mehrere Grundstücke gemeinsam verwalten lassen.

Wir haben in unserem Support nachgefragt: Was sind die häufigsten Fragen zum Multi-Objekt-Modul? Die Antworten lesen Sie in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Wie generiere ich Exposés mit einer Einheitenliste?
  2. Wie aktualisiere ich Werte und Dateien in Einheiten?
  3. Wie hinterlege ich Formeln für Stammobjekte?
  4. Wie sehe ich Aktivitäten der Einheiten im Stammobjekt?
  5. Wie filtere ich nach Einheiten?
  6. Wie erstelle ich eine Arbeitsliste mit allen Kontakten eines Stammobjekts?
  7. Multi-Objekt-Modul: Immobilien mit vielen Einheiten komfortabel verwalten

Wie generiere ich Exposés mit einer Einheitenliste?

Exposés können an verschiedenen Stellen in der Software erzeugt werden. Voraussetzung für die Berücksichtigung von Einheiten ist, dass Exposés mit den Seitentypen ‚Einheitenliste‘ oder ‚Einheiten einbinden‘ verwendet werden. Ohne diese Seiten wird lediglich das Stammobjekt ausgegeben. 

  • Einheitenliste

Wie der Name sagt, zeigt dieser Seitentyp eine Liste der Einheiten aus dem Stammobjekt. Per Immobilienfilter können Sie bei Bedarf nur bestimmte Einheiten ausgeben lassen, beispielsweise Einheiten mit einem bestimmten Vermarktungsstatus. Unter „Sortierfeld” definieren Sie, nach welchem Wert die Liste sortiert wird. 

  • Einheiten einbinden

Dieser Seitentyp erscheint im PDFdesigner mit zwei Seiten: „Start Einheitenschleife“ und „Ende Einheitenschleife“. Diese werden im Exposé selbst nicht aufgeführt. Platzieren Sie andere Seiten zwischen den geschweiften Klammern, werden diese für jede Einheit ausgegeben. 

Tipp: Nutzen Sie Makros in der Überschrift, damit innerhalb der Einheitenschleife ein eindeutiger Bezug zur jeweiligen Einheit hergestellt wird. 

Denken Sie daran, einen aussagekräftigen Titel zu vergeben, damit eindeutig ist, dass es sich um eine Exposévolage für Stammobjekte und Einheiten handelt. Alternativ können Sie eine Filterseite für Stammobjekte nutzen und die Angaben zu den Einheiten dazwischen platzieren. Die Seiten zu den Einheiten erscheinen in dem Fall nur dann, wenn das Exposé für ein Stammobjekt erzeugt wird. Auf diese Weise bleibt Ihre Exposéauswahl übersichtlich.

Exposé-Vorlagen mit Einheitenliste sind an folgenden Stellen abrufbar:

  • Im Stammobjekt oder in einer dazugehörigen Einheit über die Aktionsleiste > Exposés
  • Auf dem Reiter „Einheiten” auf der kleinen Aktionsleiste im Drop-down-Menü „Aktion”
Exposé erzeugen

Bei der Exposé-Erstellung über den Reiter „Einheiten” können Sie die Auswahl der Einheiten konfigurieren. In der Liste werden nur die Einheiten ausgegeben, die Sie per Checkbox selektiert haben.

Die im PDFdesigner hinterlegten Filter zu den Seiten „Einheitenliste“ oder „Einheiten einbinden“ werden trotzdem beachtet.

Mit den verschiedenen Seitentypen und der Auswahlmöglichkeit haben Sie die maximale Flexibilität bei der Erstellung Ihrer Exposés. 

Mehr zu Exposés mit Einheitenlisten finden Sie in unserer Online-Hilfe.

Wie aktualisiere ich Werte und Dateien in Einheiten?

Beim Anlegen von Einheiten aus dem Stammobjekt heraus werden automatisch alle Werte und Dateien übernommen. Bei Einheiten, die nachträglich einem Stammobjekt zugeordnet werden, ist das nicht der Fall. Hier müssen die allgemeinen Werte und Dateien also nachträglich hinzugefügt werden – es ist allerdings nicht notwendig, die fehlende Information in jeder Einheit einzeln hochzuladen.

Sowohl aus dem Stammobjekt als auch aus den Einheiten heraus können Sie Werte und Dateien problemlos an alle anderen Einheiten verteilen.

Sie finden die Funktion an zwei Stellen:

  • Im Reiter „Dateien” der Immobilie klicken Sie rechts unter „Interne Funktionen” auf „Dateien verteilen”.
  • Im Reiter Einheiten öffnen Sie in der kleinen Aktionsleiste das Drop-down-Menü „Aktionen” und wählen dort „Werte verteilen”. 

Es öffnet sich folgendes Pop-up:

Werte verteilen

Die Ansicht teilt sich in zwei Reiter: Werte / Texte und Dateien. Oben wählen Sie die zu kopierenden Daten. Sie können bis zu zehn Werte gleichzeitig übertragen. Die Angaben lassen sich im Pop-up anpassen. Per Checkbox steuern Sie, ob bestehende Werte überschrieben werden. Bei den Dateien können Sie zusätzlich die Veröffentlichungsoptionen bestimmen:

  • Werte der Dateien übernehmen: Die Optionen zur Veröffentlichung werden aus dem Stammobjekt übernommen.
  • Standardwerte aus den Grundeinstellungen verwenden: Übernimmt die Optionen zur Veröffentlichung aus den Grundeinstellungen.
  • Werte neu bestimmen: Diese Auswahl öffnet die Einstellungsmaske, mit der Sie die Veröffentlichung für die zu übertragenden Dateien ändern. 

Unten in der Auswahl steuern Sie, an welche Einheiten die Werte übergeben werden. Mit einem Klick links unten werden die Werte oder Daten übertragen – jedoch nur für den jeweils geöffneten Reiter. Werte und Bilder werden nicht gleichzeitig übertragen. Sollten Sie beides aktualisieren wollen, denken Sie daran, für beides die Übertragung separat anzustoßen, also entweder „Werte / Texte auf Einheiten übertragen” oder „Dateien auf Einheiten übertragen”.

Sobald Sie die Übertragung starten, werden die Werte zunächst darauf geprüft, ob sie sich überhaupt in den Einheiten abspeichern lassen. Ist beispielsweise ein Mietobjekt darunter, könnte das Feld „Kaufpreis” dort nicht gespeichert werden. Das Ergebnis der Prüfung wird als Tabelle angezeigt. In der Spalte „Kommentar” finden Sie die Begründung, sollte die Übertragung nicht möglich sein. Mit „Datentransfer starten” werden die Werte anschließend übertragen. Die Daten mit einem „Nein“ werden übersprungen.

Hinweis: Es lassen sich nur Dateien aus dem Reiter „Extern“ übertragen. Sie benötigen außerdem die Berechtigung, Änderungen an den jeweiligen Immobilien vornehmen zu dürfen. 

Das Multi-Objekt-Modul vereinfacht die Aktualisierung, weil Sie mit wenigen Klicks mehrere Einheiten gleichzeitig anpassen können.

Mehr zum Verteilen von Werten und Dateien finden Sie in unserer Online-Hilfe.

Wie hinterlege ich Formeln für Stammobjekte?

Formeln können die Übersicht im Stammobjekt verbessern, indem Werte aus den Einheiten zur Berechnung herangezogen werden. Sie können zum Beispiel die Summe eines bestimmten Feldes oder den höchsten bzw. niedrigsten Wert im Stammobjekt ausgeben lassen. 

Unter Extras > Einstellungen > Administration > Reiter: Eingabefelder öffnen Sie in der Spalte mit dem Stift den Formeleditor. Aktivieren Sie die Checkbox „Abweichende Formel für Stammobjekte“, wird das untere Feld im Formel-Popup aktiviert. Hier können Sie nun eine Formel für Stammobjekte hinterlegen.

Formeleditor

Damit die Daten der Einheiten berechnet werden, fügen Sie geschweifte Klammern vor und nach dem Feld ein. Beispiele finden Sie hier.

Typische Anwendungsfälle:

  • Die Summe (SUM) eines Feldes aus den Einheiten.
  • Der minimale Wert (MIN) aus allen Einheiten, z. B. die Wohnung mit der kleinsten Wohnfläche.
  • Der maximale Wert (MAX) aus allen Einheiten, z. B. der höchste Kaufpreis.
  • Die Anzahl (COUNT) aller verknüpften Einheiten.

Darüber hinaus können Sie alle anderen Formeln aus onOffice enterprise ebenfalls für Stammobjekte nutzen.

Die Berechnungen lassen sich per Makro in Exposés oder E-Mails einbinden, sodass Sie diese Angaben automatisch weitergeben können, statt sie händisch herauszusuchen.

Wie sehe ich Aktivitäten der Einheiten im Stammobjekt?

Das Stammobjekt dient als zentrale Übersicht für alle Einheiten. Das gilt auch für die Aktivitäten im Maklerbuch. Im Stammobjekt können Sie problemlos alle Aktivitäten der Einheiten ausgeben lassen.

Maklerbuch Stammobjekt

Klicken Sie dazu im Maklerbuch auf „Ansicht” Werkzeug und aktivieren Sie die Checkbox „Aktivitäten der Einheiten einblenden“. Die Einträge der Einheiten erscheinen ausgegraut im Maklerbuch, Einträge des Stammobjektes erscheinen schwarz.

Auf diese Weise haben Sie den optimalen Überblick über alle Aktivitäten.

Maklerbuch Einträge

Wie filtere ich nach Einheiten?

Sie können Filter für die Einheiten bestimmter Stammobjekte erstellen. Nutzen Sie dazu das Filterkriterium „Einheiten von Stammobjekt” im erweiterten Immobilienfilter. Im Filterbereich wählen Sie anschließend das Stammobjekt aus.

Einheiten filtern

Sollen die Einheiten mehrerer Stammobjekte gefiltert werden, müssen Sie für jedes Stammobjekt einmal filtern und die Filterausdrücke mit ODER verknüpfen. 

Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller Einheiten, um sie beispielsweise per Präsentationsansicht einem Interessenten zu zeigen, der auf der Suche nach einer Eigentumswohnung ist.

Mehr zu Immobilienfiltern lesen Sie hier.

Wie erstelle ich eine Arbeitsliste mit allen Kontakten eines Stammobjekts?

Mit Kontakten sind hier die Adressen aus den „Verknüpfungsboxen“ gemeint, also Eigentümer, Käufer oder Mieter. Eine Arbeitsliste kann praktisch sein, um beispielsweise Serienmails an alle diese Kontakte zu versenden.

In jeder dieser Boxen befinden sich zwei Listen: Stammobjekt und Einheiten. Wählen Sie Einheiten aus, erscheint oben rechts die Option „Arbeitsliste”. 

Kontaktliste

Mit einem Klick öffnet sich das Pop-up zum Konfigurieren von Arbeitslisten. Sie können die Liste nun abspeichern oder eine bestehende Liste um die Kontakte erweitern.

Auf diese Weise informieren Sie gezielt Eigentümer oder Mieter größerer Wohnkomplexe.

Multi-Objekt-Modul: Immobilien mit vielen Einheiten komfortabel verwalten

Ob Einkaufszentrum, Bürokomplex oder Wohnanlage – das Multi-Objekt-Modul von onOffice enterprise erleichtert sowohl die Verwaltung als auch die Vermarktung größerer Komplexe. Das Stammobjekt bietet einen praktischen Überblick über alle Einheiten, die dazugehörigen Käufer und Mieter sowie viele weitere Informationen. 

Nutzen Sie jetzt das volle Potenzial unserer Tools. Sie haben weitere Fragen? In unserem Webinar am 19. Oktober 2022 zum Thema „Alles unter einem Hut: das Multi-Objekt-Modul” erfahren Sie mehr.

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