Hohe Erreichbarkeit und schnelle Reaktionsgeschwindigkeit – so sind Sie als Makler immer erreichbar

Als Makler erreichbar sein

Als Immobilienmakler ist es unerlässlich, jederzeit erreichbar zu sein und prompt auf Anfragen und Nachrichten zu reagieren. Potenzielle Kunden erwarten eine schnelle und effektive Kommunikation. Ein verpasster Anruf oder eine nicht beantwortete E-Mail können den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Abschluss und einem verlorenen Geschäft ausmachen. In diesem Blog geben wir Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie als Immobilienmakler Ihre Erreichbarkeit mit onOffice enterprise verbessern und Ihre Reaktionszeit verkürzen.

Automatische Eingangsbestätigung für E-Mails aktivieren

Eine automatische Eingangsbestätigung für E-Mails sollte zum Standard bei der Kundenkommunikation gehören. Diese Funktion sendet automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Absender, sobald eine neue Nachricht im Posteingang eingegangen ist. So weiß der Kunde sofort, dass seine Anfrage erfolgreich übermittelt wurde und wird nicht ungeduldig. Daher empfehlen wir Ihnen, die automatische Eingangsbestätigung für Ihre E-Mails zu aktivieren. Die Aktivierung dieser Funktion ist in den meisten E-Mail-Programmen als Funktion enthalten. In onOffice enterprise können Sie die Abwesenheitsnotiz für diese Zwecke nutzen. Unter Extras » Einstellungen » Grundeinstellungen » Reiter: E-Mail öffnen Sie das betreffende Postfach, aktivieren per Checkbox die Abwesenheitsnotiz und klicken anschließend auf den Menüpunkt „Abwesenheitsnotiz bearbeiten”.

Abwesenheitsnotiz

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Text für die Eingangsbestätigung hinterlegen. Es ist wichtig, die Nachricht der automatischen Antwort freundlich zu gestalten. Vermeiden Sie Standardfloskeln wie „Ihre E-Mail wurde empfangen“ und geben Sie dem Kunden das Gefühl, dass er persönlich wahrgenommen wird. Geben Sie zum Beispiel eine voraussichtliche Bearbeitungszeit an, um realistische Erwartungen zu setzen. Zudem können Sie Ihre Kunden informieren, welche weiteren Schritte geplant sind und was sie erwarten können. Insgesamt trägt die Aktivierung einer automatischen Eingangsbestätigung dazu bei, dass Sie Ihren Kunden ein gutes Gefühl geben, weil sie sofort eine erste Reaktion auf ihre Anfrage erhalten. Eine schnelle Reaktionsgeschwindigkeit ist schließlich entscheidend dafür, dass Sie langfristige Kundenbeziehungen aufbauen.

Unterwegs erreichbar mit der onOffice App

Mit Ihrem Smartphone sind Sie jederzeit und überall erreichbar. Kunden schätzen eine schnelle Reaktionsgeschwindigkeit, wenn es um die Vermittlung von Immobilien geht. Mit der onOffice App haben Sie unterwegs Zugriff auf alle relevanten Informationen zu Ihren Immobilien, Kunden und Terminen. So können Sie schnell Anfragen beantworten und Besichtigungstermine vereinbaren. Zudem können Sie wichtige Dokumente wie Exposés oder Verträge direkt aus der App heraus versenden. Anrufe werden ebenfalls von der App verarbeitet und direkt im richtigen Datensatz dokumentiert. So bleiben Telefonate nachvollziehbar, die Sie unterwegs geführt haben. Die onOffice App lässt sich außerdem mit dem Messenger von WhatsApp verknüpfen, sodass Sie Ihre Kontakte bei Bedarf aus der App heraus direkt per WhatsApp anschreiben können. Dank der onOffice App können Sie auch außerhalb Ihres Büros effektiv arbeiten und sich um Ihre Kunden kümmern. Somit steigern Sie nicht nur Ihre mobile Erreichbarkeit, sondern auch Ihre Produktivität.

Interessenten direkt antworten

Die besten Chancen haben Sie, wenn Sie dem Interessenten genau dann antworten, wenn sein Interesse noch frisch ist. Geht eine Anfrage über ein Immobilienportal ein, müssen Sie sofort reagieren, bevor sich der Interessent zehn weitere Immobilien angesehen hat und Ihre Antwort später kaum noch zuordnen kann. Je schneller der Interessent eine Antwort erhält, desto wahrscheinlicher ist es, dass er sich für Ihr Angebot entscheidet. Eine schnelle, präzise Reaktion hilft Ihnen, potenzielle Kunden nicht zu verlieren und gleichzeitig Zeit zu sparen. onOffice enterprise bietet für die Beantwortung von Portalanfragen die 1-Klick-Funktion. Unter Extras » Einstellungen » Grundeinstellungen » Reiter: Allgemein hinterlegen Sie im Bereich „Beantwortung von Portalanfragen” einmalig verschiedene Kombinationen von E-Mail- und Exposé-Vorlagen z. B. für unterschiedliche Immobilien oder Vermarktungsarten.

Diese Auswahl ist dann in der E-Mail-Verwaltung bei Portalanfragen verfügbar. Öffnen Sie eine Portalanfrage, wählen Sie die Kombination aus und beantworten die Portalanfrage sofort mit einem Klick.

Portalanfragen

Noch einfacher funktioniert dies mit dem Anfragenmanager, mit dem sich dieser gesamte Prozess automatisieren lässt. Das Tool übernimmt nicht nur die Beantwortung, sondern alle Arbeitsschritte, wie das Prüfen und Anlegen der Adresse sowie den Versand der Adressvervollständigung, wenn wichtige Angaben fehlen. Sobald der Interessent Ihre passende Immobilie gefunden hat und eine Anfrage sendet, schickt der Anfragenmanager automatisch eine Antwort samt Exposé und greift dabei ebenfalls auf die Exposé- und E-Mail-Vorlage zurück, die in den Grundeinstellungen zur Beantwortung von Portalanfragen hinterlegt sind. Die schnelle Antwort innerhalb weniger Minuten bestätigt das Interesse des Kunden und er fühlt sich gut betreut. So sind Sie auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten erreichbar und verpassen keine wichtige Anfrage mehr. Wichtig ist, dass der Anfragenmanager sorgfältig eingerichtet ist, sowohl mit ansprechenden Exposés als auch persönlich formulierten E-Mail-Vorlagen. Die schnellste Reaktionsgeschwindigkeit bringt nichts, wenn der versendete Content nicht überzeugend ist.

Automatismen für Kundenfeedback

Neben dem Anfragenmanager bietet onOffice enterprise noch das Immofeedback, um schnell auf Kundenanfragen zu reagieren. Das Immofeedback wird automatisch nach einem Termin versendet und ermöglicht es dem Kunden eine Rückmeldung zu geben. So können Sie beispielsweise kurz nach der Besichtigung proaktiv Feedback einholen, ob dem Interessenten die Immobilie zugesagt hat oder nicht. Das Immofeedback eignet sich ideal in Kombination mit dem Web-Exposé: Sie bieten dem Interessenten ein professionelles Online-Portfolio, das alle Eigenschaften und Details der Immobilie interaktiv und übersichtlich präsentiert. Damit kann sich der Interessent vorab einen Überblick über die Immobilie verschaffen. Das Immofeedback wird direkt in das Web-Exposé integriert, sodass der Interessent sofort Feedback geben kann, ob ihm die Immobilie gefällt. So können Sie leicht nachvollziehen, welche Wünsche oder Anliegen Ihre Kunden haben. Das spart Zeit und erleichtert die Kommunikation, weil Sie schneller herausfinden, wer ein vielversprechender Interessent ist.

Chatbots für die Kundeninteraktion

Wenn Sie als Immobilienmakler Ihre Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit optimieren möchten, sollten Sie über den Einsatz eines Chatbots nachdenken. Diese digitalen Assistenten können rund um die Uhr Fragen von Interessenten beantworten und ihnen z. B. passende Immobilien vorschlagen. Der Websitebesucher erhält innerhalb von Sekunden eine Antwort auf seine Frage oder sein Anliegen. Dabei ist es egal, ob Sie gerade im Büro sitzen oder im wohlverdienten Feierabend sind. Ihre potenziellen Kunden werden schnell und zuverlässig bedient, was sich positiv auf Ihre Reputation auswirkt.

Im onOffice Marketplace finden Sie Immowriter als Experte für KI-Services. Der KI-Chat von Immowriter kann auf die Fragen Ihrer Kunden antworten und hilft bei der Suche nach der passenden Immobilie. Das Tool ist mit Ihrer onOffice Datenbank verknüpft und kann einem Interessenten bei Bedarf direkt passende Immobilien aus Ihrem Portfolio vorschlagen. Der KI-Chat kann außerdem automatisch auf E-Mails reagieren, Beiträge auf verschiedenen Social-Media-Plattformen veröffentlichen und dabei auf Fragen und Kommentare von Kunden reagieren. Der intuitive Chatbot ist einfach zu bedienen und kann schnell auf Anfragen antworten. Mithilfe von KI sind die Antworten auf die spezifischen Bedürfnisse und Fragen Ihrer Zielgruppe zugeschnitten.

Das verbessert den Komfort des Kundenerlebnisses. Chatbots optimieren zudem den Kundenservice, weil sie problemlos mehrere Kundengespräche gleichzeitig führen können, was letztlich die Erfolgsquote des Unternehmens erhöhen kann.Durch den Einsatz von Chatbots verbessern Sie Ihre Erreichbarkeit und sparen gleichzeitig Zeit, um sich auf die Interessenten zu fokussieren, die ernsthaftes Interesse an einer Besichtigung haben. 

Immer erreichbar – ohne Mehraufwand

In der heutigen Zeit ist es wichtig, als Immobilienmakler schnell und zuverlässig erreichbar zu sein. Der Wettbewerb in der Branche ist groß und Kunden erwarten eine schnelle Reaktionszeit. Makler sollten daher sicherstellen, dass sie immer erreichbar sind und schnell auf Anfragen reagieren. Dazu müssen Sie jedoch nicht 24/7 persönlich auf Abruf bereitstehen. onOffice enterprise bietet praktische Funktionen, mit denen Sie den Bedürfnissen Ihrer Kunden gerecht werden und Ihre Produktivität steigern. 

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