Sie können onOffice enterprise passgenau in Ihre internen Abläufe integrieren. Neue Felder und Reiter lassen sich unkompliziert anlegen, z. B. für eigene Checklisten. Die Eingabemasken können jedoch schnell unübersichtlich werden und dazu führen, dass Angaben nicht korrekt eingegeben oder übersehen und vergessen werden. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie die Eingabemasken in unserer Immobiliensoftware mit kleinen Handgriffen intuitiv und übersichtlich aufbauen und dadurch Ihren Workflow im gesamten Team verbessern.
Inhaltsverzeichnis:
Die Datensätze von Immobilien und Adressen bestehen aus einzelnen Reitern. Für die Kategorien innerhalb dieser Reiter können Sie eigene Unterreiter anlegen, um eine große Anzahl an Feldern thematisch aufzuteilen und dadurch mehr Übersichtlichkeit zu schaffen.
In diesem Beispiel teilen wir die Kategorie „Ausstattung” nach allgemeinen Merkmalen und spezifischen Feldern für Gebäude und Grundstücke auf.
Diese Unterreiter erstellen Sie unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Reiter: Einstellungen. Indem Sie auf den Stift klicken, wählen Sie den übergeordneten Reiter aus, auf dem sich die jeweilige Kategorie befindet. Anschließend öffnen Sie in der Mitte die jeweilige Kategorie und erstellen daraufhin rechts bis zu fünf Unterreiter zur Kategorie.
Wechseln Sie in der Administration auf den Reiter „Eingabefelder”, um anschließend Felder auf dem neuen Unterreiter zu platzieren. Wählen Sie die jeweilige Kategorie aus, beispielsweise das Modul „Immobilien” und Kategorie „Ausstattung”.
Sobald Unterreiter für die Kategorie vorhanden sind, erscheint eine neue Spalte mit der Bezeichnung „Gruppe”. Hier geben Sie per Drop-down-Auswahl an, welches Feld auf welchem Unterreiter erscheint.
Mit Unterreitern erhalten einen besseren Überblick, weil nicht alle Felder in derselben Eingabemaske erscheinen. Gerade bei Kategorien mit vielen Feldern entfällt so die Suche nach dem richtigen Feld.
Innerhalb der Unterreiter können Sie mit Feldern für die Formatierung die Eingabemaske optisch weiter strukturieren und so die Übersicht verbessern. In der Administration unter „Eingabefelder” können Sie beliebig viele eigene Felder anlegen. In der Spalte „Typ” definieren Sie per Drop-down-Auswahl, worum es sich bei dem Feld handelt.
onOffice bietet folgende Feldtypen für die Formatierung der Eingabemaske:
Die Trennlinie können Sie als optische Abgrenzung zwischen Feldern platzieren. Mit dem schwarzen und roten Hinweis generieren Sie Überschriften, um eindeutig zu markieren, worum es in dem Abschnitt geht bzw. welche Felder die Eingabemaske an dieser Stelle enthält. So strukturieren Sie beispielsweise umfangreiche Eingabemasken in übersichtliche Themenabschnitte.
Tipp: Wenn Sie bei der Bezeichnung für den schwarzen Hinweis ein Leerzeichen eingeben, generiert das System eine Leerzeile, die Sie ebenfalls zur Formatierung einsetzen können.
So übersichtlich Sie alle Eingabemasken auch strukturieren, nicht jeder Anwender benötigt jedes Feld für seine täglichen Aufgaben. Im nächsten Schritt können Sie mit Feldfiltern steuern, was auf den Eingabemasken angezeigt wird. Feldfilter definieren Sie für einzelne Felder und Kategorien. Damit sorgen Sie dafür, dass diese Inhalte nur bei bestimmten Datensätzen oder für ausgewählte Personen oder Gruppen erscheinen.
In der Administration finden Sie sowohl auf dem Reiter „Eingabefelder” als auch im Reiter „Einstellungen” dieses Symbol 
Mit diesem Icon öffnen Sie die Einstellungen für den Feldfilter und können für die Kategorie oder das Feld definieren, unter welchen Bedingungen es angezeigt wird.
So lassen sich bestimmte Inhalte beispielsweise nur für die Gruppe „Buchhaltung” anzeigen oder Sie differenzieren zwischen verschiedenen Status oder Gebäudearten.
Die Feldfilter verbessern die Übersicht, weil sie die Ansicht auf die relevanten Inhalte reduzieren. So finden Sie und Ihre Mitarbeiter sich schnell zurecht und haben direkt alle wichtigen Informationen.
Wer neue Felder und Reiter z. B. für eigene Checklisten anlegt, verliert ohne richtige Planung schnell den Überblick. Überlegen Sie sich vorher die Struktur, die Sie in der Software abbilden möchten. Dazu können Sie die Eingabefelder per „Feldliste exportieren” als Tabelle herunterladen und die Änderungen in Ruhe planen und vorbereiten. So verhindern Sie, dass am laufenden System Änderungen vorgenommen werden, die noch nicht final sind und Ihre Mitarbeiter möglicherweise verwirren oder Fehler verursachen.
Der intuitive Aufbau der Software erleichtert die tägliche Arbeit, weil unnötige Klicks und Ansichten entfallen. Im Idealfall ist eine Eingabemaske direkt verständlich. In welcher Form Sie das System anpassen, hängt von Ihren konkreten Abläufen ab. onOffice enterprise bietet mit Unterreitern, Feldfiltern und Feldern zur Formatierung umfangreiche Möglichkeiten, die Softwareoberfläche übersichtlich aufzubauen und anhand Ihrer Bedürfnisse zu konfigurieren.
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