5 häufige Anwendungsfehler in onOffice enterprise und wie Sie diese vermeiden

Geschrieben von Beate Böker in der Kategorie onOffice Inside

Lesezeit: 6 Minuten

Je mehr Funktionen und Features eine umfangreiche Software bietet, desto mehr gibt es bei der Anwendung zu beachten. Unser Support-Team begegnet vielen Kundenanfragen, darum haben wir bei unseren Kollegen nachgefragt: Was sind Stolperfallen, die immer wieder bei Anwendern auftreten und wie lassen sich diese am besten umgehen? In diesem Beitrag erfahren Sie die Antworten.

Inhaltsverzeichnis:

1. Kontakt im Prozesschritt E-Mail
2. Telefonaktivitäten
3. Bedingungen für Filter und Feldformeln
4. Ansicht filtern im Maklerbuch
5. Quicksearch-Einstellungen

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1. Kontakt im Prozessschritt E-Mail 

Der Prozessmanager erleichtert vielen Maklern den Arbeitsalltag, trotzdem sind viele Anwender sich bei der Nutzung unsicher. Unser Support erlebt es häufig, dass im Prozessschritt E-Mail fälschlicherweise eine Adresse im Bereich Kontakt verknüpft wird. Die Anwender glauben in der Regel, dies sei für die Verknüpfung der Aktivität notwendig. Das Feld Kontakt ist allerdings ausschließlich dafür gedacht, die Kontaktdaten der verknüpften Adresse zu versenden. Haben Sie beispielsweise einen Notar, mit dem Sie kooperieren, könnte der Prozess automatisch eine E-Mail mit dessen Kontaktdaten an den Käufer versenden. Empfänger ist in diesem Fall der Käufer und unter Kontakt verknüpfen Sie den Notar. Sobald Sie unter Kontakt einen Datensatz verknüpfen, ist es daher notwendig – wie der Hinweistext im Prozessschritt angibt –, dass nur noch E-Mail-Vorlagen vom Typ Kontaktversand auswählbar sind, die zum Versenden von Kontaktdaten gedacht sind. 

2. Telefonaktivitäten 

Standardmäßig sind bei Telefonaten folgende Aktionstypen aktiv: 

• eingehend
• ausgehend
• Kunde hat angerufen
• Anruf durch uns

Die Erfahrung unseres Support-Teams zeigt: Mitarbeiter verwechseln diese Aktivitäten häufig, weil sie ohne feste Vorgaben genutzt werden. Das erschwert die saubere statistische Auswertung und die Filterungen nach Aktivitäten.

Unser Tipp: Deaktivieren Sie in der Administration die Aktionstypen für Telefonate, die Sie nicht benötigen und fügen Sie passende, wie beispielsweise Terminabsprachen oder Kaltakquise, hinzu. So vermeiden Sie Verwirrung bei Ihren Mitarbeitern und sorgen gleichzeitig für aussagekräftige Statistiken.

3. Bedingungen für Filter und Feldformeln

Filter und Feldformeln sind recht komplex in der Anwendung und verlangen gründliche Vorbereitung sowie saubere Umsetzung. Umso erstaunlicher ist es, dass UND und ODER oftmals ignoriert oder falsch interpretiert werden.

Zur Definition:   

• UND-Verbindung: Alle mit UND verknüpften Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. 
• ODER: Mindestens eine der mit ODER verknüpften Bedingungen muss erfüllt sein. (also kein „entweder oder“); es können auch alle Kriterien gleichzeitig erfüllt sein, aber mind. eine.

Unser Tipp: Bei Filtern, in denen sowohl UND– als auch ODER-Verbindungen vorkommen, ist es wegen der automatischen Klammersetzung des Systems sehr wichtig, immer zuerst die ODER-Bedingung zu filtern und erst danach die UND-Bedingungen. Andernfalls erhalten Sie nicht nachvollziehbare Ergebnisse. Ein Beispiel für eine nicht funktionierende UND-ODER-Verknüpfung wäre folgende Kombination:

• ( ( ( Bedingung1 OR Bedingung2 ) AND Bedingung3 ) OR Bedingung4 )
• Die korrekte Schreibweise  wäre in diesem Fall: (Bedingung1 OR Bedingung2) AND (Bedingung3 OR Bedingung4)

Wenn Sie einen solchen Filter benötigen, wenden Sie sich gerne an unseren Support.

4. Ansicht filtern im Maklerbuch

Kleine Ursache – große Wirkung. Sie können Aktivitäten und Maklerbuch-Einträge für eine bessere Übersicht filtern. Mit der Funktion Ansicht lassen sich bestimmte Arten von Aktivitäten darstellen wie beispielsweise Telefonate. Diese Einschränkung bleibt erhalten, bis sie wieder geändert wird. Hier liegt das Problem: Oftmals vergessen Anwender, diese Einstellung wieder rückgängig zu machen und sehen folglich nicht mehr alle Einträge. Erschwerend kommt hinzu, dass die Darstellung benutzerabhängig ist: Andere Benutzer (auch unser Support) sehen die vermeintlich fehlenden Aktivitäten und können das Problem nicht nachvollziehen.

Unser Tipp: Denken Sie daran, in den Aktivitäten oder im Maklerbuch unter Ansicht alle Aktivitäten anzuzeigen. Sollten Aktivitäten einmal nicht dargestellt werden, prüfen Sie zuerst Ihre Einstellung.

5. Quicksearch-Einstellungen verhindern erfolgreiche Suche

Auch die Quicksearch bietet verschiedene Funktionen, die richtig eingesetzt werden müssen. Wenn in den Einstellungen der Quicksearch die Option Filter beachten aktiv ist, werden nur noch Datensätze gefunden, die in dem gerade ausgewählten Filter enthalten sind. Als Beispiel: Sie haben einen Filter für Eigentümer aufgerufen und suchen dann über die Quicksearch nach dem Datensatz eines Interessenten. Statt den Datensatz aufzurufen, meldet das System, dass der Datensatz nicht gefunden wurde. Dies führt schnell zu Irritation, weil Sie genau wissen, dass der Datensatz vorhanden ist.

Unser Tipp: Wenn die Quicksearch nicht das findet, was Sie erwarten, prüfen Sie die Einstellungen. Häufig ist das Problem damit schon behoben.

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