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3 Geheimtipps für effizientes Arbeiten mit onOffice enterprise

Geheimtipps onOffice enterprise

Bei unseren Webinaren oder bei Supportanfragen erleben wir häufig, dass unsere Kunden sich Funktionen wünschen, die bereits in onOffice enterprise verfügbar sind. Unsere Maklersoftware bietet praktische Features, die allerdings viele Anwender noch nicht kennen. Das hat verschiedene Gründe: Die Funktionen sind eher klein und unscheinbar, man braucht sie selten oder hat eigene Workarounds entwickelt. Wir haben für Sie in diesem Beitrag drei nützliche Funktionen zusammengestellt.

ReadyToMeet

Während die Pandemie ab März 2020 persönliche Treffen schwierig machte, gewannen Videokonferenz-Anbieter wie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams an Beliebtheit. Auch bei onOffice reagierten wir auf die neuen Anforderungen und entwickelten eine passende Lösung: Mit ReadyToMeet binden Sie einen Link zu einer beliebigen Videokonferenz-Anwendung in Terminen ein. Per Terminbestätigung sowie Terminerinnerung wird der Link automatisch an alle Teilnehmer versendet. Mit einem Klick auf „Zur Videokonferenz” sind Ihre Kunden direkt mit Ihnen verbunden. Welchen Anbieter Sie nutzen, bleibt dabei Ihnen überlassen.

Funktionsweise:

Pflegen Sie den Link zur Videokonferenz einfach als Terminort im Termin ein. Hier gibt es zwei Optionen: Videokonferenz oder Videokonferenz aus Benutzer.

ReadytoMeet
  1. Manche Tools generieren für jedes Meeting einen individuellen Link. Wählen Sie als Terminort „Videokonferenz” aus, erscheint eine Zeile für den Meeting-Link. Sobald hier ein Link eingepflegt ist, wird die Bezeichnung „Meeting-Link” zu einem anklickbaren Link direkt zum Meeting. Das funktioniert auch in der onOffice App, falls Sie mobil teilnehmen möchten.
  2. Einige Videokonferenz-Tools bieten Meeting-Räume mit permanenten Links, die immer wieder verwendet werden können. In diesem Fall können Sie einen Link fest im Benutzer hinterlegen. Unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Reiter: Grunddaten geben Sie unten unter „Meeting-Link” den Link ein. Dieser ist dann im Termin als Terminort auswählbar als „Videokonferenz aus Benutzer”.
ReadytoMeet

Der Terminort wird in der Terminbestätigung automatisch als „Videokonferenz” ausgegeben. Bei internen Videokonferenzen erscheint fünf Minuten vor dem Termin bei allen Terminteilnehmern oben rechts in onOffice enterprise ein Icon mit einem Link zur Videokonferenz. Der Meeting-Link aus dem Benutzer lässt sich außerdem im onOffice Messenger versenden für ein spontanes Meeting mit anderen Mitarbeitern unabhängig von Terminen. Klicken Sie dazu einfach auf das Videokonferenz-Icon, schon wird der Link eingefügt.

Videokonferenz

Bei uns ist das ReadyToMeet nicht mehr wegzudenken. Seitdem viele Mitarbeiter im Homeoffice sind, finden viele Meetings schnell und unkompliziert per Meeting-Link statt.

Zeitfenster-Makro

Terminabsprachen kosten Zeit: Sie prüfen Ihren Kalender, versenden Terminvorschläge per E-Mail und hoffen, dass der Empfänger zu einem der angegebenen Termine Zeit hat.

Das Zeitfenster-Makro beschleunigt die Terminkoordination und ist ein echter Geheimtipp. Die meisten Kunden kennen diese praktische Funktion noch nicht, die bereits im Oktober 2019 gelauncht wurde. Hinter diesem Makro verbirgt sich ein responsives Web-Formular, in dem der Empfänger eigenständig seine Verfügbarkeit angibt. Statt mehrfach hin und her zu schreiben, bis ein gemeinsamer Termin gefunden wurde, lassen Sie den Kunden die Terminvorschläge machen – übersichtlich und online.

Funktionsweise:

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage speziell für die Terminanfrage oder fügen Sie das Makro _Zeitfenster in eine E-Mail ein (dieses müssen Sie maskieren). Der Empfänger klickt auf den Link und gelangt auf folgendes Formular:

Zeitfenster-Makro

Hier kann er beliebig viele Zeitfenster angeben, an denen er verfügbar ist. Sobald er auf „Zeitfenster übermitteln” klickt, erhalten Sie eine E-Mail mit den Angaben. 

Experten-Info: Das Makro lässt sich mit Parametern spezifizieren, beispielsweise ob die Rückmeldung per E-Mail, Aufgabe oder SMS erfolgt, mit oder ohne Immobilienverknüpfung, usw. eine detaillierte Erläuterung finden Sie in der Makro-Liste.

Bildgröße reduzieren

Je höher die Bildauflösung, desto größer die Bilddatei – und eine große Datei braucht wiederum mehr Speicherplatz. Dieser ist aber nur begrenzt vorhanden, daher ist es sinnvoll, die Dateigröße von Bildern zu reduzieren. Das spart Speicherplatz und Rechenleistung z. B. beim Erstellen von Exposés. Für die Immobilienvermarktung sind hochwertige Bilder in guter Qualität jedoch unverzichtbar. Wie vereint man also gute Aufnahmen und den sparsamen Umgang mit Speicherplatz?

onOffice bietet hier eine effektive Lösung:

Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter: Allgemein >> Bildformat finden Sie die Option „Bildqualität beim Umrechnen von Bilddateien”. 

Bildgröße reduzieren

Hier definieren Sie, auf wie viel Prozent der ursprünglichen Größe das Bild heruntergerechnet werden soll. Beim Hochladen von Bilddateien werden diese automatisch verkleinert, gleichzeitig wird dabei die Datei komprimiert – allerdings nicht im gleichen Verhältnis. 

Die Komprimierung des Datenvolumens ist überraschend effektiv: Bei einer Angabe von 90 % wird das Bild auf ein Viertel der ursprünglichen Dateigröße reduziert. Das Bild ist von den Abmessungen her also nur 10 % kleiner, vom Datenvolumen werden aber bis zu 75 % eingespart – ohne sichtbaren Qualitätsverlust. Sollten Sie also oft mit hochauflösenden Bildern arbeiten und sich Gedanken um den Speicherverbrauch machen, testen Sie diesen Tipp.

Mit onOffice enterprise effektiv makeln 

Unsere drei Tipps helfen Ihnen, effizienter zu arbeiten und tägliche Abläufe zu vereinfachen, damit Sie mehr Zeit für das Wesentliche haben: die persönliche Beratung und Betreuung Ihrer Kunden. Sie haben die Funktionen noch nicht getestet? Dann probieren Sie sie aus und vereinfachen Sie Ihren Workflow. 

Sie wünschen sich eine individuelle Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe in onOffice enterprise? Unser onOffice Consulting deckt genau dies ab: Erfahrene Project Manager aus dem Customer Success analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Anwendung und entwickeln Optimierungsstrategien. Jetzt mehr erfahren!

Keine doppelten Kosten: Wechseln Sie jetzt zu onOffice

Wir verrechnen die Kosten Ihrer bisherigen Softwarelösung für die Zeit, in der Sie dort noch gebunden sind (bis zu 12 Monate). Somit haben Sie keine Doppelbelastung und können sich voll und ganz auf onOffice enterprise konzentrieren.


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